Compliance ou conformité - Qui est l'UBO et qu'est-ce que le registre UBO ?

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Qui sont les puissants détenteurs d'entreprises, d'associations et de fondations ?

Remontons le temps.

En octobre 2018, le registre UBO a été créé en Belgique afin d'identifier facilement les bénéficiaires effectifs de chaque type de société ou d'association.

Il s'agit d'une exigence obligatoire de l'Europe afin de faciliter la détection (du financement) du terrorisme et la lutte contre le blanchiment de l’argent.

Si vous n'êtes pas inscrit avant fin septembre, vous risquez une amende de 250€ à 50.000€.

Qui est l'UBO et qu'est-ce que le registre UBO ?

C'est pourquoi nous vous informons sur l'UBO,

ce que vous devez faire en matière d'enregistrement et

comment vous pouvez protéger votre entreprise contre la fraude, le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.

Chapter 1

Qu'est-ce que l'UBO ?

UBO signifie « Ultimate Beneficial Owner » ou le(s) bénéficiaire(s) effectif(s) de sociétés, associations et fondations. En d'autres termes, les parties prenantes réelles.

La détermination du l'UBO dépend du type de société ou d'association.

Un UBO direct et indirect 

Dans le cas d'un UBO direct d'une société, les UBO sont les personnes physiques qui détiennent plus de 25 % du capital et/ou des fonds de l’institution.

Un UBO indirect détient une participation de plus de 50 % dans une société qui, à son tour, détient plus de 25 % des actions ou des droits de vote de l'agent déclarant. Cette personne est donc, indirectement, par l'intermédiaire d'une ou de plusieurs entités juridiques, le propriétaire de l'agent déclarant ou exerce un contrôle sur celui-ci.

Pour déterminer l'UBO indirect, il y a deux possibilités.

D'une part, nous pouvons le déterminer selon le principe de la « valeur pondérée ». Un exemple -
Vous détenez 75 % des actions de la société A. La société A détient à son tour 35 % des actions de la société B. Selon la valeur pondérée, vous avez alors une participation de 26 % dans la société B (formule : 75 % x 35 % = 26 %). Vous êtes indirectement l'UBO de la société B, puisque vous détenez plus de 50 % de la société A.

D'autre part, nous pouvons également vérifier les participations majoritaires. Par exemple, si vous avez plus de 50 % d'intérêt dans la société A, qui à son tour a plus de 25 % d'intérêt dans la société B, vous serez considéré comme l'UBO de la société B.

UBO

Enregistrement séparé ou groupé

Dans le cas d'un enregistrement séparé, l'UBO répond aux exigences de la définition d'un UBO, comme indiqué précédemment, de manière indépendante.

Dans le cas d'un enregistrement groupé, des accords ont été conclus concernant le contrôle de la société par plusieurs personnes.

Ceci peut, par exemple, être inclus dans un pacte d'actionnaires dans lequel des personnes physiques ont conclu un accord sur l'exercice des droits de vote.

De cette façon, aucune décision ne peut être prise sans le consentement de ces actionnaires. Un bon exemple est celui d'un couple marié qui, ensemble, sont propriétaires d'une entreprise.

Des règles différentes s'appliquent dans le cas d'une association ou d'une fondation à but non lucratif.

Les UBO sont les personnes qui sont membres du conseil d'administration ou les personnes qui s'occupent de la gestion quotidienne. (= contrôle). Les fondateurs d'une association sont également considérés comme les UBO de cette organisation. 

Étant donné que ces associations sont " gérées " par différentes personnes physiques, la liste UBO peut parfois compter jusqu'à 20 personnes par entité.

Finalement

Si aucun UBO ne peut être établi, les bénéficiaires finaux sont les personnes qui appartiennent au personnel d'encadrement.

Chapter 1

Avez-vous besoin de vous inscrire ?

Toutes les sociétés, organisations à but non lucratif, fonds fiduciaires, fondations et autres personnes morales doivent s'enregistrer en Belgique. L'UBO doit répondre aux conditions mentionnées ci-dessus.

L'enregistrement doit être effectué par le représentant légal.
Par représentants légaux, nous entendons les administrateurs ou gérants des sociétés ou les responsables des organisations à but non lucratif et des fondations. 

L'enregistrement peut également être confié à un mandat interne ou externe.

Par exemple, nous pouvons placer le service juridique sous mandat interne. Les collègues juristes peuvent être responsables de l'enregistrement de l'UBO de leur société. 

Vous pouvez également confier cette mission à un cabinet d'avocats ou à un cabinet comptable, par exemple. Dans ce cas, on parle d'un mandat externe

Chapter 1

Quelles données doivent être enregistrées ?

Cela dépend du type d'entité.

Les données suivantes doivent toujours être conservées :

  • Nom
  • Date de naissance
  • Nationalité 
  • Adresse

Une fois enregistré, tout changement doit être signalé dans un délai d'un mois. Une validation annuelle des données auprès de chaque entité est également demandée.

Chapter 1

Comment puis-je protéger mon entreprise contre la fraude, le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme ?

Comme nous l'avons mentionné au début de cet article, l'enregistrement lui-même est un élément important de la lutte contre la fraude, le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme. 

Cependant, l'enregistrement seul ne suffit pas. 

Il est fortement recommandé que vous et votre organisation soyez protégés contre ces influences. Ce processus est ce que nous appelons la  « conformité ou compliance » et vous devriez considérer la compliance comme faisant partie de votre « gestion des risques ».

Risk Management

Ou la gestion des risques commence par la connaissance et la compréhension des risques auxquels une organisation est confrontée.

Les risques potentiels peuvent être réduits au minimum en les identifiant à un stade précoce.

Si quelque chose se passe mal, vous devriez avoir un plan d'action prêt.

Si vous travaillez avec des personnes ou des entreprises frauduleuses, cela aura un impact négatif sur vous et votre entreprise. Surtout si vous n'avez pas fait d'enquête préliminaire sur eux.

Par conséquent, prenez les mesures nécessaires pour pouvoir démontrer que vous avez recueilli toutes les informations nécessaires pour évaluer le risque.

Comment ?

En effectuant un contrôle de compliance, vous vérifiez et évaluez à l'avance vos partenaires commerciaux potentiels afin de décider avec prudence s'il convient de faire affaire avec votre relation commerciale (potentielle) ou non. 

Si vous faites affaire avec de telles entreprises et personnes, vous risquez de ne pas être payé pour vos services et de nuire à votre image et à celle de votre entreprise, ce qui pourrait vous faire perdre des clients.

Vous devez prouver que vous avez fait tous les efforts possibles pour vous assurer de ne pas faire affaire avec des entreprises ou des individus impliqués dans le blanchiment d'argent, le financement du terrorisme ou la fraude.