De cruciale rol van de CFO in tijden van COVID-19 voor uw bedrijf

De CFO als kapitein op het onrustige ondernemingswater van COVID-19.

Waarom de CFO de sleutel tot succes in handen heeft tijdens een crisisperiode.

5 Min

De CFO (of de finance manager) dient in tijden van crisis, zoals we deze nu ondervinden met COVID-19, de rots in de branding te zijn. Zij zijn de kritische scheidsrechters die uitdagende beslissingen dienen te nemen of dienen aan te leveren. Naast het nemen van moeilijke beslissingen dienen zij ook de verkenners of de scouts te zijn van de (nabije) toekomst.

Dergelijke beslissingen kunnen niet worden genomen als er geen cohesie aanwezig is in de raden van bestuur. Transparantie, evenwichtige dialogen, doordachte bevindingen en gestructureerde processen zijn een noodzaak voor de strategische beslissingen. Deze dynamiek dient eigenlijk altijd aanwezig te zijn, zowel in goede tijden, alsook zeker in onzekere tijden zoals nu.

Daarom lichten wij graag toe wat er wordt verwacht van de CFO van vandaag en morgen in COVID-19 tijden, waarom dit essentieel is en hoe zij een rots in de branding dienen te zijn.

Chapter 1

3 belangrijke functies van de raad van bestuur tijdens COVID-19.

Respect

De medewerkers van de organisatie dienen fatsoenlijk behandeld te worden en de nodige voorzorgsmaatregelen dienen aanwezig te zijn.

Insights

Inzicht krijgen in de richting van het bedrijf en de trends op de markt, met de nodige transparantie.

Anticipate

Anticiperen en voorbereidingen treffen met het oog op herstel.

De CFO of de finance manager zijn de enige personen die de raden van bestuur kunnen activeren om rekening te houden met alle korte- en langetermijngevolgen van de voorgestelde strategiebeslissingen.
De CFO en de finance afdeling spelen daarom een cruciale rol. De sleutel voor deze gebieden ligt in het hebben van hoogwaardige data. Zij zijn de eerste in lijn om over de brug te komen met relevante, actuele cijfers en feiten. De CFO of de finance manager zijn de enige personen die de raden van bestuur kunnen activeren om rekening te houden met alle korte- en langetermijngevolgen van de voorgestelde strategiebeslissingen.
 
Natuurlijk is het een uitdagend gegeven om data te verkrijgen van de markt in onzekere tijden. In volle crisis is het bijgevolg een goede zaak om dan ook gebruik te maken van historische data. Vorige jaarcijfers, prestaties, kredietanalyses en -scores, de maatregelen die vroeger werden gebruikt in tijden van crisis en welke lessen werden toen getrokken (zoals tijdens de financiële crisis van 2008). 
 
Daarom dient de CFO vandaag toegang te hebben tot goede, kwalitatieve informatiestromen en dient hij of zij ‘on top of their game’ te zijn.

Waarom is dit belangrijk?

Het bestuur moet meten/weten wat er met de ‘topline’ gebeurd, welke maatregelen er op korte en lange termijn kunnen genomen worden om geld bij te houden of vast te houden, hoe veerkrachtig de onderneming is, welke acties er dienen genomen te worden op het financële beheer en de betalingstrategie, alsook wat er dient te gebeuren bij een ‘worst case’ scenario. 

Chapter 1

De CFO van vandaag is de kapitein die het schip door onrustige waters moet sturen.

Een belangrijk verschil bij de CFO vandaag, in vergelijking met bijvoorbeeld hun rol tijdens de financiële crisis in 2008, is het feit dat zij het reactievermogen op korte termijn alsook het eventuele herstel dienen te managen.

De CFO van vandaag is dynamischer en flexibel. Hij of zij dient de liquiditeit veilig te stellen, de cashflow onder control te houden, winst- en verliesposten te beoordelen, de betalingsvoorwaarden te beschermen, de financiële situatie van klanten en leveranciers te monitoren, het functioneren van de supply chain te waarborgen, kostenbesparingsprogramma’s te initiëren en dient vandaag meer en meer rekening te houden met compliance procedures.

Maar het verhaal stopt hier niet. De CFO van vandaag dient ook, zoals ze zeggen in voetbaltermen, een scout te zijn voor belangrijke trends die sneller toenemen als gevolg van COVID-19 zoals digitalisering, data automatisatie, datagedreven beslissingsmodellen, marktevoluties, regeringsbeslissingen en veranderingen in consumentengedrag. 

De CFO is de aangewezen persoon om de strategiediscussies te ondersteunen

Uiteindelijk is de raad van bestuur de eindverantwoordelijke voor het nemen van de strategische beslissingen, maar de CFO is de aangewezen persoon om de strategiediscussies te ondersteunen en op gang te trekken. De financiële leider kan dienen als een neutrale partij die hen ondersteunt met suggesties, inzichten en analyses.

Chapter 1

Customer (&) Success Management

Finance dient de klantenbehoefte af te wegen tegen de kosten en inkomsten. Als tijdens een crisisperiode de prioriteiten van de klanten wijzigen, is dit een sterk signaal om de operationele strategie te gaan bijsturen. Dit helpt de CFO om de efficiëntie te evalueren van de organisatie.

Inefficiëntie heeft 2 grote oorzaken:

Ouderwetse ICT systemen waardoor de data die ingevoerd wordt verloren gaat, te slordig is of niet gebruikt kan worden.

Het in stand houden van procedures doorheen de gehele organisatie die te lang duren en teveel (manuele) energie verspillen.

Men kan dit oplossen door de datastromen te centraliseren, zodat dit tot intelligente inzichten kan leiden. Als men bijvoorbeeld teveel manuele energie verspilt aan de ‘credit check’ van een nieuwe klant, kan men ervoor kiezen om dit gedeelte te automatiseren. Hierdoor bespaart u niet allen veel tijd, maar ook heel wat manuele uren en minimaliseert men de menselijke foutmarge.

De tijd die in de plaats vrijkomt, kan men efficiënt besteden aan de kerntaken van de medewerkers. Dit stimuleert een betere klantenrelatie, de resultaten van de teams gaan omhoog en we zijn alweer een stap dichter bij het behalen van de bedrijfsdoelstellingen.

Door alle data en het klantenbestand te combineren met de inzichten van de medewerkers, verkrijgt men pas een 360° begrip en inzicht van hoe het bedrijf nu en in de toekomst succesvol kan zijn. 

Deze formule vormt de basis van een flexibel en efficiënt bedrijf. Dergelijke bedrijven onarmen verandering en durven datagedreven te werken en -beslissingen te nemen. Alleen op deze manier kunnen we een crisisperiode counteren.

Chapter 1

Durven tegenspreken in volle objectiviteitszin

Een onafhankelijke CFO zal altijd transparant zijn met het bestuur. Een goede CEO zal altijd streven naar een open relatie met de CFO.

Uiteraard is de werkrelatie tussen de CEO en CFO belangrijk. Maar de CFO dient altijd objectief te zijn, ook al kan dit soms leiden tot constructieve conflicten. De CEO durft zich al eens schuldig te maken aan enkel het positieve verhaal te presenteren in de bestuursvergadering, wat soms uitdagend kan zijn voor de CFO om dit te koppelen aan het meer objectievere (financiële) kader.

Dit is nochtans de rol van de CFO. Zij dienen de sterktes, de zwaktes, de opportuniteiten en de bedreigingen op de agenda te zetten, gevormd door objectieve data en dienen dit transparant te delen met de raad van bestuur.

Enkel op deze manier kan men effectief beoordelen wat goed gaat en waar de uitdagingen (gaan) liggen.

De CFO dient altijd objectief te zijn, ook al kan dit soms leiden tot constructieve conflicten.
Chapter 1

De nieuwste rol van de CFO: ‘an agent of digital change management’

Zoals we al deels hebben aangehaald, de rol van de CFO is veel uitgebreider als pakweg 5 jaar terug.

COVID-19 heeft ons aangetoond dat men de (financiële) processen dient te digitaliseren. Tijdens een lockdown worden bedrijven genoodzaakt, zelfs gedwongen, om van thuis te werken. Manuele input, zoals facturen boeken en formulieren scannen, maakt het praktisch onmogelijk om dit van thuis te doen - Automatisatie is ‘key’.

De wereldeconomie zal er niet meer uitzien als voorheen. Kostenefficiëntie is het doel en digitale automatisatie is het spoor dat we dienen te volgen. 

Zo besparen bedrijven tot 70% van hun administratietijd en -kosten door alleen al hun uitgaven- en facturenbeheer te digitaliseren en te automatiseren.

Niet enkel het financiële plaatje dient te kloppen. 

De CFO is medeverantwoordelijk voor het nemen van de juiste beslissingen met behulp van onderbouwde, objectieve data inzichten. Hij of zij is een scheidsrechter geworden in de raad van bestuur als er constructieve gesprekken gaande zijn. Een CFO dient objectief te zijn, transparant om te gaan en durft, zoals reeds gesteld, tegen te spreken als dat nodig moet zijn.

Vandaag heeft de CFO extra verantwoordelijkheden verkregen voor cyber- en digitale transformaties, automatisatie en andere IT-acties, en dient vandaag ook rekening te houden met de nodige nalevings- of compliance procedures. Mede dankzij COVID-19 is dit zelfs in een hogere versnelling terecht gekomen.

Om te groeien in deze (nieuwe) rollen, dient u enerzijds als CFO objectief te kijken naar de organisatie en anderzijds even een stap terug te nemen: "welke andere functies zou ik nog in het bedrijf kunnen uitoefenen?”; “hoe overlappend zijn deze met mijn huidige taken?”; "welke initiatieven zouden de meeste impact hebben in het bedrijf?” en “hoe kan ik snelle (prestatie)winsten realiseren op deze nieuwe gebieden?".

Als CFO dient men ‘te sponsen’. Absorbeer zoveel mogelijk informatie, lees zoveel mogelijk zakelijke publicaties en train uzelf voortdurend. Stap per stap wordt uw kennis groter en groter.

Chapter 1

Compliance is het nieuwe "buzz-iness" -woord

Aangezien bedrijven steeds meer en sneller kiezen voor digitalisatie en automatisatie vanwege deze pandemie, wijzigt ook het fraudelandschap. Thuiswerk en online zaken doen zijn daarbij de achterliggende factoren, want het creëert de mogelijkheid tot een grotere C-level fraude, phishing en het zaken doen met spookbedrijven (denk maar aan de maskerrel van de Belgische regering in maart 2020).

Van de 1.7 miljoen actieve bedrijven in België heeft ongeveer 20% het potentieel om een spookbedrijf te kunnen zijn, omgerekend zijn er dat ongeveer een 340.000 ondernemingen. Waakzaamheid is dus geboden, want 60% van alle fraude gebeurt via dergelijke constructies.

Bestaande controles op gebied van compliance komen hierdoor dus in het gedrang en zijn ze misschien zelfs niet meer relevant of operationeel.

Compliance is een must voor de cfo: hij of zij moet een 360° beeld kunnen schetsen van het gehele risicoprofiel en dient daarom toegang te hebben tot alle mogelijke data elementen.

Waarom speelt de CFO hier een (niewe) rol in?

Omdat, zoals eerder aangetoond in deze bijdrage, de CFO een 360° beeld moet kunnen schetsen van het gehele risicoprofiel. Hij of zij dient toegang hebben tot alle mogelijke data elementen.

Een ‘compliance’ onderzoek is een belangrijk onderdeel van het risicobeheer want, naast de controle van de (financiële) bedrijfsinformatie, doet men een bijkomend onderzoek naar de betrouwbaarheid van de zakenrelaties.

Wanneer men zaken doet met een frauduleuze organisatie of persoon zal dit het imago van de organisatie schaden alsook haar bestuur, met een zeer reële kans dat u klanten verliest. Tevens kan het leiden tot een niet-betaling van de geleverde goederen en diensten, waardoor de financiële stabiliteit van de eigen onderneming ook in het gedrang komt.

Welke acties dient de CFO te nemen?

Bewustwording

Maak van compliance een dagdagelijks begrip zodat dit een bewuste gewaarwording wordt bij zowel de raad van bestuur, alsook bij alle andere werknemers.

Analyseer

Herbekijk het frauderisicolandschap. Blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen, regelgevingen en herevalueer de bestaande controles.

Maatregelen treffen

Voer impactanalyses uit en installeer de vereiste preventieve en detectieve nalevingsmaatregelen.

Uitmuntendheid in crisismanagement

Behou de focus op het opbouwen van vertrouwen via elk mogelijk communicatiekanaal door het tonen van uitmuntendheid in crisismanagement.

Automatisatie

Maak gebruik van automatisatie door controles te automatiseren, samen met het gehele financiële bedrijfsprofiel. Dit stroomlijnt de nodige bedrijfsprocessen voor de CFO.

Afsluiten doen we met een quote die de essentie samenvat van de CFO van morgen en waarom de CFO (maar ook de finance manager en de finance afdeling) de sleutel tot succes in handen heeft tijdens een crisisperiode.

As a leader in a company, the modern CFO needs to propel a culture of security. No longer is our job just about revenue, costs and budgets. There is a strong emphasis on managing risk, driving performance and ensuring the integrity and accuracy of company information.


Sankar Narayan, former CFO (now COO) of Xero

Wenst u graag meer informatie over de geautomatiseerde data oplossingen van Creditsafe?

Neem dan gerust contact met ons op zodat wij u de nodige informatie kunnen toesturen, alsook een vrijblijvende toegang openzetten.

Was deze bijdrage nuttig?

Deel ze dan gerust met uw netwerk - Sharing is Caring!