Compliance - Wie is de UBO en wat is het UBO Register?

8 Mins

Wie zijn de drijvende krachten van de ondernemingen, verenigingen en stichtingen?

We keren even terug in de tijd.

In oktober 2018 werd in België het UBO-register opgericht om eenvoudig te kunnen achterhalen wie de uiteindelijke begunstigden zijn van elke soort onderneming of vereniging.

Een verplichte oplegging van Europa om zo eenvoudiger (de financiering van) terroristen op te sporen en witwaspraktijken te kunnen bestrijden.

Wie tegen eind september niet geregistreerd is, riskeert een boete van 250€ tot 50.000€.

Wie is de UBO en wat is het UBO Register?

Daarom infomeren wij u graag over wat en wie een UBO is,

wat u dient te doen betreffende de registratie en

hoe u uw onderneming kan beschermen tegen fraude, witwaspraktijken en de financiering van terrorisme.

Chapter 1

Wat en wie is de UBO?

UBO staat voor ‘Ultimate Beneficial Owner’ of de uiteindelijke begunstigde(n) van ondernemingen, verenigingen en stichtingen.
M.a.w. de eigenlijke belanghebbenden.

De bepaling van de UBO is afhankelijk van het type vennootschap of vereniging.

Rechtstreekse en onrechtstreekse UBO

In het geval van een rechtstreekse UBO van een vennootschap, zijn de UBO’s de natuurlijke personen die meer dan 25% van de stemrechten of meer dan 25% van het vermogen in handen hebben van de vennootschap.

Een onrechtstreekse UBO heeft een belang van meer dan 50% in een vennootschap, die op haar beurt meer dan 25% van de aandelen of stemrechten heeft van de informatieplichtige. Deze persoon is dus (onrechtstreeks) via 1 of meerdere juridische entiteiten eigenaar van, of heeft het zeggenschap over, de informatieplichtige.

Om de onrechtstreekse UBO te kunnen bepalen, zijn er 2 manieren.

Enerzijds kunnen we dit vastellen volgens het principe van de ‘gewogen waarde’. Een voorbeeld -
U heeft 75% van de aandelen in uw bezit van onderneming A. Onderneming A bezit op haar beurt 35% van de aandelen van onderneming B. Volgens de gewogen waarde, heeft u dan een belang van 26% in onderneming B (formule: 75% x 35% = 26%). U bent onrechtstreeks de UBO van onderneming B, aangezien u meer dan 50% bezit bij onderneming A.

Anderzijds kunnen we ook kijken naar de meerderheidsbelangen. Als u bijvoorbeeld meer dan 50% belang heeft in onderneming A, die op haar beurt meer dan 25% belang heeft bij onderneming B, zal u beschouwd worden als de UBO van onderneming B.

UBO

Afzonderlijke of gegroepeerde registratie

Bij een afzonderlijke registratie voldoet de UBO op een onafhankelijke wijze aan de voorwaarden van de definitie van een UBO, zoals eerder vermeld.

Bij een gegroepeerde registratie zijn er afspraken gemaakt over het zeggenschap van de vennootschap met meerdere personen.

Dit kan bijvoorbeeld opgenomen zijn bij een aandeelhoudersovereenkomst, waarbij natuurlijke personen een akkoord hebben afgesloten over de uitoefening van de stemrechten. 

Op deze manier kunnen er geen beleidsbeslissingen genomen worden zonder de instemming van deze aandeelhouders. Een goed voorbeeld hiervan is een getrouwd koppel die samen de eigenaars zijn van een bepaalde onderneming. 

Bij een VZW of stichting gelden er andere regels.

De UBO’s zijn de personen die lid zijn van de raad van bestuur of de personen die het dagelijks bestuur op zich nemen. (= het zeggenschap). Ook de oprichters van een vereniging worden beschouwd als de UBO’s van de organisatie.

Aangezien dergelijke verenigingen meestal ‘bestuurd’ worden door verschillende natuurlijke personen, kan de UBO lijst soms wel oplopen tot zelfs 20 personen per entiteit.

Tot slot

Indien er geen UBO kan worden vastgesteld, zullen de uiteindelijke begunstigden de personen zijn die behoren tot het leidinggevend (kader)personeel of senior high management.

Chapter 1

Dient u zich te registreren?

Alle vennootschappen, VZW’s, trustfunds, stichtingen en andere juridische entiteiten dienen zich te registreren in België. De UBO dient aan de voorwaarden te voldoen, zoals hierboven vermeld.

De registratie dient te gebeuren door de wettelijke vertegenwoordiger. Onder wettelijke vertegenwoordigers verstaan we de bestuurders of de zaakvoerders van de vennootschappen of de beheerders van de VZW’s en stichtingen.

De registratie kan ook worden uitbesteed aan een intern of extern mandaat.

U kan bijvoorbeeld de legal-afdeling plaatsen onder een intern mandaat. De legal collega’s zijn dan verantwoordelijk voor de registratie van de UBO voor hun onderneming.

U kan deze opdracht ook uitbesteden aan een advocaten- of boekhoudkantoor bijvoorbeeld. In dit geval spreken we van een extern mandaat

Chapter 1

Welke gegevens dienen er te worden geregistreerd?

Dit is afhankelijk van het type entiteit.

De volgende gegevens dienen altijd opgeslagen te worden:

  • Naam
  • Geboortedatum
  • Nationaliteit
  • Adres

Eenmaal geregistreerd dient elke wijziging, binnen de maand, worden aangegeven. Ook wordt er een jaarlijkse validatie gevraagd van de gegevens aan elke entiteit.

Chapter 1

Hoe bescherm ik mijn onderneming tegen fraude, witwasprakrijken en financiering van terrorisme?

Zoals reeds vermeld in het begin van dit artikel, is de registratie zelf al een belangrijk onderdeel van de strijd tegen fraude, witwaspraktijken en de financiering van terrorisme.

Maar de registratie alleen is niet voldoende. 

Het is ten stelligste aangeraden om ook u en uw organisatie te beschermen tegen dergelijke invloeden. Dit proces is wat we noemen ‘compliant’ zijn en ‘compliance’ dient u te beschouwen als een onderdeel van uw ‘risk management’. 

Risk Management

Of risico beheer begint met de bewustwording en het begrijpen van de risico's waar een organisatie mee te maken heeft.

Potentiële risico's kunnen worden geminimaliseerd door ze in een vroeg stadium te identificeren.

Als er toch iets misgaat, dient u een actieplan klaar te hebben om het probleem snel aan te pakken. 

Als u in zee gaat met frauduleuze personen of bedrijven, heeft dit nefaste gevolgen voor u en uw onderneming. Zeker als u geen vooronderzoek heeft uitgevoerd naar hen.

Neem daarom de nodige maatregelen, zodat u kan aantonen dat u alle informatie heeft verzameld om het risico te kunnen inschatten (audit trail).

Hoe?

Door het uitvoeren van een ‘compliance check’ gaat u vooraf uw potentiële zakenpartners screenen en beoordelen, zodat u in alle voorzichtigheid kan beslissen om al dan niet zaken te doen met uw (potentiele) zakenrelatie.

Als u toch zaken doet met frauduleuze bedrijven en individuen, bestaat de kans dat u niet betaald wordt voor uw diensten. Hierdoor schaadt u het imago van uzelf en dat van uw onderneming met als gevolg dat u klanten kan verliezen.

U moet kunnen aantonen dat u alles in het werk heeft gesteld om ervoor te zorgen dat u geen zaken doet met bedrijven en/of personen die betrokken zijn bij het witwassen van geld, financiering van terrorisme of fraude.