Een leuker debiteurenbeheer: 5 praktische tips

Onmiddellijk toepasbaar om uw facturen sneller betaald te zien

U kent het wel, je dient een klant op te bellen omdat de factuur nog niet betaald en laattijdig is. Er gaan verschillende scenario’s om in uw hoofd zoals: “Hebben ze wel voldoende liquide middelen?” en “Welk excuus ga ik nu te horen krijgen?” of “Hoe gaan ze reageren als ik dit mededeel? Boos? Geërgerd?”.

Als je denkt aan debiteurenbeheer en incasso, gaat het onmiddellijk gepaard met iets negatiefs. Dit omdat je de mensen dient te herinneren aan betalen - en laat ons eerlijk zijn - betalen is het laatste op onze ‘want-to-do’-lijstje . Daarom volgende 5 tips om uw debiteurenbeheer luchtig, fun en professioneel te houden.

1. Kijk eerst in de spiegel

Vooraleer je de klant gaat contacteren, controleer eerst of je de factuur wel degelijk hebt opgestuurd via het gewenste kanaal, onderzoek of er geen “speciale” betalingsvoorwaarden zijn en ga na of je de juiste facturatiegegevens hebt gebruikt (hier kan een leverancier van handelsinformatie u zeker helpen omdat we over de correcte bedrijfsgegevens beschikken).

Eens je alles hebt nagegaan of jij alles correct hebt behandeld, dan pas dien je de klant te gaan contacteren. 

2. Vriendelijkheid in woorden schept vertrouwen

Simpel, en toch dé norm!

Of het nu telefonisch of per e-mail is, de contacopname met jouw debiteur dient vriendelijk te gebeuren. Wees ook niet té formeel, want dat maakt het hele gebeuren saai, eentonig en verlies je de aandacht van de klant. Geef gewoon aan dat je denkt dat de factuur nog niet betaald is en je je afvraagt hoe dit komt. In de meeste gevallen is de klant zich van geen kwaad bewust.

Nadat je hem of haar hebt gecontacteerd op een vriendelijke (menselijke) manier, dan volgt de betaling meestal. Bij vriendelijkheid hoort trouwens interesse. Nadat je gevraagd hebt wanneer de betaling volgt, vraag tevens hoe het gaat met hun bedrijf bijvoorbeeld. Dit wekt goodwill op.

3. Automatiseer herinneringen en stuur deze altijd

Maak het uzelf eenvoudig en dat van uw klanten.

Is de factuur verlopen? Stuur dan onmiddellijk een herinnering, samen met een kopie van de factuur. We zijn allemaal wel eens een factuur vergeten te betalen. Misschien omdat we zelfs de factuur zijn verloren tussen onze stapel papierwerk. Daarom is een afwachtende houding eigenlijk een zonde. Tevens, maak de verstuurde herinnering persoonlijk en luchtig. Dit kan een leuk e-mailtje zijn zoals bijvoorbeeld: “Ai, ligt onze factuur ergens tussen uw paperassen?”.

Debiteurenbeheer: 5 praktische tips

De kans dat dergelijke communicaties gelezen worden (en verwerkt worden), is veel groter dan de standaardherinnering. Zoals reeds vermeld, bij elke herinnering stuur je ook een digitale kopie van de factuur mee. Dan heb je achteraf ook geen problemen met het feit dat de klant de factuur niet kan terugvinden.

Is het toch een erkende wanbetaler? Wacht dan niet te lang met herinneringen sturen. Een efficiënte risicomanagement oplossing, (zoals de 3D Ledger van Creditsafe) zorgt ervoor dat u veel sneller gaat kunnen schakelen in geval van dreigende wanbetalingen en afschrijvingen wegens nakende faillissementen. Ook met de automatisering van uw workflow en bedrijfsprocessen kunnen wij u  ondersteunen.

 

4. Een telefoontje is echt wel noodzakelijk

Veel mensen hebben schrik van de telefoon te gebruiken en toch is het cruciaal.

Een herinnering is mààr een herinnering. Dat geldt ook voor een mailtje. Maar door ook even in te bellen, maak je het gesprek al veel persoonlijker, ben je al korter op de bal, weet je hoe de vork in de steel zit en kan je zelfs gericht (met acties) naar de oplossing toekomen. Bij elk telefoongesprek hou tip 1 in het achterhoofd en wees volledig!

Tot slot, na elk gesprek dien je eigenlijk een kleine opvolgings e-mail van het gesprek te sturen samen met, inderdaad, een kopie van de factuur.

5. Debiteurenbeheer begint eigenlijk al vanaf de prospectiefase

Voorkomen is altijd beter dan genezen én wat velen niet beseffen, is dat uw debiteurenbeheer reeds begint tijdens de prospectiefase. Met behulp van een 'Credit Check' bij elke nieuwe klant, ga je na of er voldoende liquide middelen aanwezig zijn en of het bedrijf kredietwaardig is.

Alvorens zaken te doen met een bedrijf, controleer je best altijd met wie je zaken doet. Een handelsinformatierapport of kredietrapport is een handig hulpmiddel om de kredietwaardigheid en de betalingscapaciteit te beoordelen. Een dergelijk rapport geeft u een risico-indicatie of deze (toekomstige) klant tijdig zal kunnen betalen (of in sommige gevallen zelfs niet). Met behulp van deze analyse kan je ook de betalingstermijn en -voorwaarden communiceren bij de offerte-onderhandeling van de klant.

Zo is de klant ook op de hoogte van wat hij moet doen als hij klant wenst te worden. De klant zal dit trouwens appreciëren omdat u in een vroeg stadium transparant hebt gecommuniceerd.

Wist u trouwens dat Creditsafe 81% van de faillissementen voorspelt, 12 maanden voordat het bedrijf insolvent wordt in België en 70% als het om internationale ondernemingen gaat?

Uiteindelijk is een klant pas écht klant als hij betaald heeft. Tegenover uw levering van uw diensten, staat een betaling. Dat is de normale gang en balans van zaken. Als de klant niet betaalt, dan is de balans weg. Nochtans zij wij steeds op zoek naar een evenwicht, toch? Het is uw geld, waar jij recht op hebt. Dus waarom zou je dan een afwachtende houding aannemen om uw betaling laattijdig te krijgen?

Problemen met openstaande facturen? Ontdek hoe u uw openstaande posten kan minimaliseren!

De kredietwaardigheid van een klant onderzoeken? Krijg uw gratis toegang tot onze kredietrapporten!