Die Geschichte der Wirtschaftsauskunfteien reicht bis ins 19. Jahrhundert zurück. Informationen zu Bonität und Zahlungsverhalten von Geschäftspartnern und Kunden waren demnach schon immer spannend, sind in der global vernetzten Wirtschaft jedoch relevanter denn je. Wirtschaftsauskünfte sind für ein effizientes Risikomanagement unabdingbar und dennoch herrschen noch immer viele Unsicherheiten zu diesem jahrhundertealten Handwerk. Wo kommen die Daten her? Für wen sind sie überhaupt relevant und wie finden Unternehmen die passende Auskunftei? In den Gesprächen mit unseren Kunden begegnen uns täglich zahlreiche Fragen. Daher: Die Hintergründe, zentrale Unsicherheiten und Antworten zu Wirtschaftsauskünften hier im Überblick.
Was genau tun Wirtschaftsauskunfteien und woher kommen die Daten?
Wirtschaftsauskunfteien sind Unternehmen, die wirtschaftsrelevante Daten sowohl über Privatpersonen als auch Firmen aus zahlreichen Quellen recherchieren, zusammenstellen und Unternehmen sorgfältig aufbereitet zur Verfügung stellen. Neben finanziellen Daten, gehören auch allgemeine Informationen zu Firmen und ihren Geschäftsführern zu den abfragbaren Wirtschaftsauskünften. Ein häufiger Irrglaube ist, dass Wirtschaftsauskunfteien die Informationen über Personen und Unternehmen beeinflussen können. Das ist nicht der Fall. Der Service einer professionellen Wirtschaftsauskunftei liegt vielmehr darin, alle verfügbaren Daten zu recherchieren und so aufzubereiten, dass Unternehmen daraus den maximalen Nutzen für ihre geschäftlichen Beziehungen ziehen können. Hierfür greifen sie auf öffentlich verfügbare Quellen wie das Handelsregister, den Bundesanzeiger, veröffentlichte Bilanzen, Branchenverzeichnisse, Daten aus Inkassobüros oder Telefonbüchern und Websites zurück. Die Arbeit der Auskunfteien liegt vor allem darin, durch gewissenhafte Recherche möglichst detaillierte und relevante Daten ausfindig zu machen und diese übersichtlich und in Echtzeit zu präsentieren. Das spart Firmen im stressigen Alltag viel Zeit und sorgt für aktive Risikominimierung bei Geschäftsbeziehungen.
Für wen sind Wirtschaftsauskünfte relevant?
Ein Rundum-Blick auf Geschäftspartner, Dienstleister und Kunden ist für jedes Unternehmen - unabhängig von Größe und Branche - relevant, um sich vor Zahlungsausfällen und negativen Geschäftsbeziehungen zu schützen. Gerade kleine Unternehmen gehen häufig davon aus, dass sich Wirtschaftsauskünfte erst ab einer bestimmten Unternehmensgröße lohnen. Dabei ist es gerade für KMUs entscheidend, die wirtschaftliche Lage ihrer Geschäftspartner im Auge zu behalten. Können große Unternehmen Forderungsausfälle bis zu einem bestimmten Grad verkraften und planen diese mitunter sogar ein, können sie für kleinere Firmen schnell zur Existenzbedrohung werden.
Wann sind Wirtschaftsauskünfte besonders wichtig?
Wann Unternehmen Wirtschaftsauskünfte einholen, hängt vor allem von dem Grund der Abfrage ab. Fast 90 Prozent unserer Kunden informieren sich über neue Geschäftspartner, 72 Prozent auch vor neuen Geschäftsabschlüssen. So können sie informierte Entscheidungen darüber treffen, ob sich eine Beziehung mit potenziellen Partnern lohnt und ohne finanzielle Risiken möglich ist. Durch die Überprüfung des Geschäftsführers beispielsweise können sich darüber hinaus auch für den Vertrieb neue Anknüpfungspunkte ergeben. Ist der GF auch in anderen Unternehmen bestellt, könnten sich hier weitere potenzielle Partnerschaften ergeben. Zudem ist ein konstantes Monitoring aller Geschäftsbeziehungen ratsam. Da sich die finanzielle Lage des Gegenübers jederzeit ändern kann, überprüfen auch 81 Prozent unserer Kunden langjährige Partner und Kunden.
Wie finden Unternehmen die passende Auskunftei?
Da alle Wirtschaftsauskunfteien in der Regel auf dieselben allgemein zugänglichen Daten zurückgreifen, müssen Unternehmen bei der Auswahl des richtigen Partners auf andere Faktoren achten, die zu den eigenen Bedürfnissen passen sollten. Unterschiede gibt es vor allem bei:
Preismodell: Gerade bei traditionellen Anbietern zahlen Unternehmen in der Regel pro Auskunft einen vorher definierten Preis. Je mehr Abfragen sie tätigen, desto höher werden also die Kosten. Wenn mehrere Abteilungen in einer Firma Zugriff auf das System haben und ein Unternehmen mehrfach abfragen, zahlen sie demnach auch doppelt. Auch eine Staffelung nach Informationsdichte ist möglich, es gibt also nicht immer direkt Vollauskünfte. Hinzu kommt bei manchen Auskunfteien noch ein Mitglieds- oder Vereinsbeitrag, den Unternehmen monatlich einplanen müssen, um den Service nutzen zu können. Es gibt auch Anbieter, die ein anderes Berechnungsmodell zugrunde legen. Hier wird anhand des geschätzten Bedarfs ein individueller Jahresbetrag ermittelt, für den Kunden dann beliebig viele Vollauskünfte einholen können. Das lohnt sich vor allem für kleine Unternehmen, die eine planbare und günstige Kostenstruktur brauchen. Aber auch Firmen, in denen Auskünfte von mehreren Abteilungen eingeholt werden, können hier kräftig sparen, da die Mehrkosten für Doppelabfragen entfallen. Hier lohnt also auf jeden Fall der Vergleich!
Kundenservice: Gerade Unternehmen, die bisher noch keine Wirtschaftsauskünfte genutzt haben, sollten sich einen Partner suchen, der ihnen für Unsicherheiten zur Seite steht und den Ablauf unterschiedlicher Abfragen klären kann. Je nach Präferenz stehen hierfür meist Onlinekanäle oder die klassische Telefonberatung zur Verfügung. Bestenfalls bekommen Firmenkunden auch einen persönlichen Ansprechpartner, der mit ihrer Historie vertraut ist und somit besonders effizient helfen kann.
Aufbereitung der Daten und Nutzeroberfläche: Die Anforderungen an eine Wirtschaftsauskunftei sind mitunter so unterschiedlich wie die Unternehmen selbst. Es lohnt daher durchaus verschiedene Anbieter zu testen, um den richtigen Partner auszuwählen. Was die einzelnen Auskunfteien besonders macht, ist neben Preis und Service vor allem auch die Aufbereitung der Daten. Manche Anbieter erlauben beispielsweise eine kostenlose Erstauskunft. So erhalten Firmen die Möglichkeit, sich die Produkte anzuschauen und auch ein Gefühl für die Präsentationsform zu bekommen.
Leistungsangebot: Zu guter Letzt müssen Unternehmen natürlich auch planen, welche Auskünfte und Services sie in der täglichen Arbeit brauchen. Die Angebotspalette der Wirtschaftsauskunfteien reicht zum Teil sehr weit und umfasst eine Reihe praktischer Leistungen. Geht es nur um Finanz- und Unternehmensdaten, benötigen sie ein Frühwarnsystem oder brauchen Firmen auch Informationen zur Compliance ihrer Partner? Soll zusätzlich ein Inkassoservice bei der Auskunftei beauftragt werden oder sind vielleicht sogar Vertriebs- und Marketinglösungen spannend? Wer diese Fragen für sich beantworten kann, ist der Auswahl des richtigen Partners einen großen Schritt näher.
Fazit: Relevant für jedes Unternehmen, oft unterschätzt
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Relevanz und Arbeitsweise von Wirtschaftsauskunfteien oft unterschätzt wird. Gleichzeitig herrscht in Deutschland ein klassisches Oligopol, d.h. die Anzahl der Anbieter ist überschaubar. Daher ist es besonders wichtig für Unternehmen, sich ausgiebig über das Angebot der einzelnen Auskunfteien zu informieren und den besten Partner für ihre ganz individuellen Bedürfnisse auszuwählen.