Una nuova era per la due diligence

In un’azienda manifatturiera globale, dove ogni ingranaggio della supply chain deve funzionare con precisione, la selezione dei fornitori rappresenta molto più di una semplice fase operativa. È una questione di fiducia, controllo e responsabilità. Ogni materia prima, ogni componente, ogni servizio esterno deve arrivare da partner affidabili, trasparenti e conformi alle normative internazionali.

Eppure, per il team Procurement di una grande realtà industriale (con più di 300 dipendenti e un fatturato di oltre 30 milioni di euro), ora cliente Creditsafe, il processo di onboarding dei fornitori era tutt’altro che semplice.

Quando il cliente si è rivolto a Creditsafe il processo era macchinoso e lungo. Per ogni nuovo potenziale fornitore, il team era costretto a utilizzare due diverse piattaforme: una per i controlli di affidabilità finanziaria (credit check), l’altra per il monitoraggio delle attività sospette legate all’antiriciclaggio (AML). Non esisteva alcun sistema integrato. Ogni verifica veniva effettuata singolarmente, con accessi, login, creazione manuale di profili, esportazione dei report e raccolta dei documenti.

Una volta raccolte queste informazioni, i membri del team completavano un questionario di valutazione del rischio del fornitore per poi salvare tutto su cartelle condivise nel cloud aziendale. Un sistema che, oltre a essere inefficiente, era vulnerabile a errori, dimenticanze e problemi di tracciabilità.

Tutto questo si traduce in tempo perso e frustrazione. In media, ogni valutazione richiede circa 2 ore e mezza. Un tempo considerevole, soprattutto se moltiplicato per decine o centinaia di fornitori ogni mese. Non solo: l’inefficienza del processo espone l’azienda a rischi reali.

Un episodio recente lo ha dimostrato in modo lampante. Solo dopo sei mesi, il team ha scoperto che un fornitore attivo era stato multato per una grave violazione riguardante la sicurezza informatica — un fatto che, se fosse stato noto al momento della valutazione, avrebbe automaticamente escluso l’azienda dalla lista dei fornitori approvati, in base alla policy aziendale. Questo ha scatenato un audit interno e ha evidenziato quanto il sistema attuale non fosse più sostenibile.

Per contrastare il verificarsi in futuro di una situazione analoga l’azienda si è rivolta a Creditsafe, la scelta è ricaduta su KYC Protect comprendendo anche la sua integrazione con Check and Decide.

Di fronte a questa situazione, l’adozione di KYC Protect ha rappresentato un cambio di paradigma. La piattaforma, grazie anche all’integrazione con Check and Decide, offre una soluzione integrata, pensata proprio per semplificare e automatizzare i processi di due diligence, screening e monitoraggio continuo dei fornitori.

KYC Protect e Check and Decide permettono di:

• Verificare l'affidabilità finanziaria delle collaborazioni e analizzare la struttura societaria del fornitore, grazie a dati aggiornati e puntuali.
• Effettuare uno screening completo del fornitore su liste di sanzioni internazionali, notizie negative, provvedimenti delle autorità giudiziarie e altre fonti ufficiali, eseguendo un controllo KYC e AML automatico
• Caricare documenti integrativi, come il questionario di valutazione dei rischi, direttamente sulla piattaforma, evitando l’uso di cartelle sparse e non tracciabili.
• Creare portafogli di monitoraggio nei quali ogni fornitore rimane sotto osservazione, con aggiornamenti in tempo reale su eventuali cambiamenti nel suo profilo di rischio.

In questo modo, l’azienda non si limita a “fotografare” la situazione del fornitore al momento dell’onboarding, ma mantiene una visione dinamica e proattiva nel tempo.

Oltre ai benefici operativi — riduzione dei tempi, maggiore tracciabilità, meno errori — KYC Protect ha un impatto diretto anche sulla competitività dell’azienda. Un processo di onboarding più rapido significa poter coinvolgere nuovi fornitori con maggiore flessibilità, ridurre colli di bottiglia nella produzione e rispondere più velocemente alle esigenze del mercato.

Ma soprattutto, significa poter prendere decisioni informate e tempestive, riducendo i rischi reputazionali, legali e operativi. La fiducia, nel mondo della supply chain, non si improvvisa: si costruisce con strumenti solidi e processi intelligenti.

Con KYC Protect, la due diligence non è più un ostacolo, ma un vantaggio strategico.
Un alleato per ogni Head of Procurement che vuole portare il proprio team oltre l’operatività, verso un nuovo standard di eccellenza e sicurezza.