Use Case: Come un’Azienda del Commercio di Ricambi ha Rivoluzionato la sua Gestione del Credito

In un mercato sempre più competitivo e guidato dalla rapidità nelle decisioni, un’azienda italiana attiva nel commercio all’ingrosso di ricambi si è trovata a fare i conti con un problema strutturale: un processo di approvazione degli ordini lento, centralizzato e difficilmente scalabile. L’organizzazione contava su una rete di oltre quindici commerciali dislocati sul territorio nazionale, ognuno dei quali gestiva autonomamente un portafoglio clienti. La routine quotidiana prevedeva una mole elevata di richieste – tra i 70 e i 90 ordini al giorno – che dovevano essere approvati internamente prima di essere evasi.

La procedura era sempre la stessa: il commerciale inseriva la richiesta all’interno del gestionale, dopodiché questa veniva automaticamente segnalata al responsabile commerciale o all’amministrazione per la valutazione. Il responsabile, per determinare l’approvazione, si affidava a strumenti di business intelligence esterni, consultava report di affidabilità e incrociava dati finanziari storici. Si trattava di un’attività che, pur garantendo una certa sicurezza, richiedeva tempo e attenzione, rallentando inevitabilmente l’intero flusso e rendendo, soprattutto, la credit policy aziendale poco chiara ed efficace.

Anche se l’intera forza vendita operava in un ambiente tecnologicamente coordinato – con un CRM unificato e canali di comunicazione condivisi – questo non bastava a superare l’ostacolo principale: la dipendenza da un singolo punto decisionale, il classico esempio di un “collo di bottiglia”. Ogni ritardo nella risposta non solo comprometteva la tempestività nell’evasione dell’ordine, ma aumentava anche il rischio di perdere opportunità commerciali, soprattutto in un settore dove la concorrenza si gioca spesso sull’efficienza operativa.

Col tempo, la pressione è diventata evidente. Le lamentele da parte dei commerciali si moltiplicavano: i tempi di risposta variavano da poche ore a intere giornate, a seconda della disponibilità del responsabile o della complessità del cliente da analizzare. Alcuni commerciali, pur di non perdere la vendita, iniziarono a forzare l’inserimento di ordini con rischi potenzialmente elevati, affidandosi a valutazioni personali o facendo leva su rapporti di lunga data con i clienti. Questo, però, metteva l’azienda in una posizione vulnerabile, priva di criteri uniformi per gestire il rischio di credito.

La credit policy, pur esistendo a livello teorico, non era formalizzata in modo operativo. Non esistevano regole chiare per definire soglie di rischio, limiti di esposizione o linee guida per segmenti di clientela. Ogni decisione diventava quindi un caso a sé stante, gestito secondo sensibilità ed esperienza individuale. L’assenza di automazione aggravava il problema: più aumentavano gli ordini, più aumentava il carico di lavoro e il rischio di errore umano.

L’ufficio amministrativo, coinvolto in una parte dei controlli, finiva per essere un ulteriore punto di rallentamento. Impiegava tempo a recuperare i dati, validare i limiti di credito, contattare altri reparti. Tutto questo rendeva l’organizzazione reattiva ma non proattiva, sempre in rincorsa e mai in pieno controllo del flusso decisionale.

La necessità di un cambiamento era evidente. L’azienda ha quindi scelto di implementare Check & Decide, la piattaforma di automazione delle decisioni creditizie sviluppata da Creditsafe. La scelta è ricaduta su questa soluzione per la sua capacità di integrarsi in modo fluido con i sistemi gestionali già in uso e per la possibilità di definire regole personalizzate, modellate esattamente sulle esigenze operative dell’organizzazione partendo dalla qualità della Business Information di Creditsafe.

Il primo passo è stato quello di tradurre la credit policy in una serie di regole operative: soglie di affidabilità, limiti di esposizione per cluster di clienti, gestione degli insoluti, score minimo accettabile e così via. Invece di essere concetti astratti, questi parametri sono diventati istruzioni attive all’interno della piattaforma, capaci di generare in tempo reale un output decisionale generalizzato: “approva”, “rifiuta” o “sottoponi a revisione manuale”.

La piattaforma incrocia i dati del cliente con informazioni aggiornate in tempo reale – tra cui dati finanziari, storico pagamenti, valutazioni di rischio – e restituisce una decisione basata su regole oggettive. I casi problematici, che rappresentano una percentuale contenuta, vengono invece messi in evidenza per una valutazione manuale più approfondita.

L’impatto sul processo è stato radicale. Più del 73% degli ordini viene ora approvato automaticamente entro 30 secondi, senza alcuna necessità di intervento umano ed in modo automatico. Il carico di richieste al responsabile commerciale si è ridotto del 65%, liberandolo da compiti ripetitivi e consentendogli di dedicare tempo all’analisi strategica e alla gestione dei clienti ad alto rischio o potenziale.

Il tempo medio di evasione degli ordini si è ridotto del 35%, generando un effetto positivo sull’intera catena del valore: dai tempi di consegna, alla soddisfazione del cliente finale, fino al miglioramento del flusso di cassa. I commerciali, oggi, possono focalizzarsi sulla relazione commerciale, sulla consulenza e sull’up-selling, senza più essere rallentati da un sistema di approvazione percepito come un ostacolo.

Anche il clima interno è migliorato. La trasparenza introdotta dalla piattaforma ha ridotto le incomprensioni tra team e responsabilità: tutti lavorano con le stesse regole, visibili e condivise. L’automazione non ha sostituito il giudizio umano, ma lo ha reso più mirato, efficiente e meno soggetto a pressioni contingenti.

Il successo dell’iniziativa non è stato solo tecnologico. Ha rappresentato un’evoluzione culturale. L’azienda ha compreso il valore strategico dell’automazione intelligente non come un semplice strumento di accelerazione, ma come leva per standardizzare processi, rafforzare la governance del credito e costruire una maggiore fiducia interna.

Check & Decide non ha semplicemente velocizzato una procedura, ma ha aiutato l’azienda a definire regole, responsabilità e soglie di rischio in modo più chiaro. Oggi la gestione del credito non è più un freno, ma un acceleratore commerciale, capace di coniugare efficienza operativa e presidio del rischio.