Hoe start ik met een API voor UBO's?

Steeds meer bedrijven maken gebruik van zogeheten API’s om de juiste informatie tot hun beschikking te hebben. Zo is het ook mogelijk om UBO-checks te doen via een API. 

Maar wat is een UBO check, en waarom die via een API doen? In dit blog leggen wij u dat uit en krijgt u inzicht in een stappenplan om ermee te beginnen.

Er is een duidelijke trend gaande waarbij steeds meer bedrijven gebruik maken van API’s om hun database van correcte data te voorzien, en processen te automatiseren. Uit onderzoek van IBM blijkt dat 50% van alle vormen van B2B-samenwerkingen in 2017 via web-API’s verlopen. Toch blijft het technisch jargon, want wat houdt het nou precies in?

API is een afkorting en staat voor application programming interface. Kort gezegd is een API een interface die twee ‘entiteiten’ of computers met elkaar laat communiceren. Via een API is niet zomaar alle informatie beschikbaar die er in de database zit. Alleen de informatie die beschikbaar wordt gesteld door de partij die de data verstrekt.

De laatste jaren staat de integriteit van bedrijfsvoering steeds hoger op de agenda. Om te voorkomen dat bedrijven zich bezighouden met geld witwassen en financiering van andere criminele activiteiten is de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering terrorisme (Wwft) ingevoerd in 2008. Bedrijven die aan deze wet dienen te voldoen, zijn verplicht om de Ultimate Beneficial Owner (UBO) van een bedrijf vast te stellen. In gewoon Nederlands is de UBO de persoon die aan de touwtjes trekt bij de organisatie. Wanneer u weet wie de belanghebbende van de onderneming is kunt u deze persoon door een UBO-check identificeren.

Wanneer u inzicht heeft in de identiteit van de klant kunt u op basis van objectieve factoren een risico-inschatting maken van uw klant (laag, midden, hoog). Belangrijk hierbij is dat u de aard van de activiteiten van uw klant kent, maar ook bijvoorbeeld de branche waarin uw klant zich bevindt. Zo is er bijvoorbeeld een verhoogd risico wanneer uw klant in een branche opereert waar veel contant geld in omloop is. Dit proces kan veel tijd kosten, maar gelukkig kan dit ook automatisch via een API.

Om het verschil toe te lichten tussen een handmatige UBO-check en via een API gebruiken wij het voorbeeld van een makelaar die zaken gaat doen met een bedrijf dat panden verkoopt. De makelaar heeft een onderzoeksplicht (Wwft) om duidelijk te krijgen welke natuurlijke persoon de belanghebbende (UBO) is bij het bedrijf wie het pand verkoopt.

Zonder gebruik te maken van de API dient de makelaar de volgende acties handmatig uit te voeren bij een UBO check:

• Opzoeken in de KVK of het bedrijf bestaat.

• Opzoeken bij een bedrijfsdataleverancier: Hoe staat het bedrijf er financieel voor, hoe ziet de concernstructuur eruit?

• Vervolgens dient hij zelf te bepalen wie de UBO is.

• Vervolgens gaat de makelaar onderzoek doen naar deze persoon. Staat deze persoon op PEP-lijsten, sanctielijsten, fraudelijsten of is deze negatief in de media geweest? Hiervoor moet hij gebruik maken van verschillende bronnen.

• Dit alles slaat de makelaar op in een dossier op de computer. Handmatig dient hij met regelmaat dezelfde stappen te doorlopen om in de gaten te houden of de situatie van zijn klant wijzigt.

Een tijdrovende klus. Tijd die de makelaar liever had gestoken in de aankoop of verkoop van nieuwe panden.

Dezelfde makelaar werkt nu met een API voor UBO’s:

Stap 1: Opzoeken bedrijf via een zoekopdracht in de UBO API.
In ons voorbeeld geldt dat de makelaar nu in hun systeem de naam van het bedrijf intypt. Direct komen de bedrijfsgegevens in beeld. De UBO van het bedrijf verschijnt, maar ook de concernstructuur van het bedrijf met wie de makelaar gaat samenwerken.

Stap 2: Automatische check op sanctielijsten of andere activiteiten
De makelaar valt onder de Wwft en is dus verplicht om verder onderzoek te doen naar de UBO. Wanneer de UBO in beeld verschijnt kan de makelaar met één klik checken of de UBO op sanctielijsten, PEP-lijsten of fraudelijsten staat of negatieve publiciteit heeft gehad.

Stap 3: Monitoring instellen
De makelaar geeft aan dat hij dit wil blijven monitoren voor de betreffende UBO. Zo voldoet hij direct aan de wetgeving en krijgt hij automatisch meldingen als er wijzigingen plaats vinden

Stap 4: Vastleggen in Audittrail.
Al deze informatie en dit proces dient de makelaar vast te leggen in een zogenoemde auditrail. Ook dit stelt de makelaar in, waardoor alle gegevens die hij opvraagt automatisch in zijn onlineomgeving worden opgeslagen.