Der Schutz personenbezogener Daten ist uns wichtig. Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Kunden, Lieferanten sowie deren Ansprechpartner darüber, wie wir personenbezogene Daten im Rahmen der Anbahnung, Durchführung und Beendigung von Geschäftsbeziehungen verarbeiten und welche Rechte ihnen nach der DSGVO zustehen.
1. Kontaktdaten des Verantwortlichen
Creditsafe Österreich GmbH („Creditsafe“, „wir“, „uns“)
Jasomirgottstraße 6/2
1010 Wien
E-Mail: [email protected]
Telefon: +431 928 072 800
2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
PROLIANCE GmbH
Leopoldstr. 21
80802 München
www.datenschutzexperte.de
(Bei Kontaktaufnahme mit dem Datenschutzbeauftragten geben Sie bitte an, dass Sie sich auf Creditsafe Österreich beziehen)
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
a) Geschäftsbeziehung und Vertragsdurchführung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies für die Anbahnung, Durchführung und Abwicklung von Vertragsbeziehungen erforderlich ist. Dies umfasst insbesondere:
· Anbahnung von Verträgen: Bearbeitung von Anfragen, Angebotserstellung, Terminkoordination
· Durchführung von Verträgen: Verwaltung von Vertragsstammdaten, Abrechnung, Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung,
· Kommunikation im Rahmen der Vertragsbeziehung: Nutzung Ihrer Kontaktdaten für Rückfragen und Abstimmungen im laufenden Vertragsverhältnis, Bearbeitung von Support-Anfragen
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen).
b) Bonitätsprüfung
Vor Abschluss eines Vertrages führen wir eine Bonitätsprüfung des Unternehmens durch. Hierzu nutzen wir Daten aus unserer eigenen Unternehmensdatenbank. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Vermeidung von Zahlungsausfällen, der Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Vertragsdurchführung sowie dem Schutz unseres Unternehmens vor wirtschaftlichen Schäden. Die Verarbeitung betrifft ausschließlich unternehmensbezogene bzw. geschäftlich veranlasste personenbezogene Daten. Aufgrund des geschäftlichen Kontextes und der im Wirtschaftsverkehr allgemein üblichen Praxis von Bonitätsprüfungen vor Vertragsabschlüssen überwiegen keine schutzwürdigen Interessen der betroffenen Personen.
c) Zahlungserfahrungen und DBT-Wert
Wir speichern Zahlungserfahrungen (z. B. pünktlich, verspätet oder nicht bezahlt) in unserer internen Kundendatenbank. Diese fließen in unseren unternehmensbezogenen Zahlungserfahrungspool ein und werden zur Bildung eines „Days Beyond Terms“-Wertes (DBT-Wert) verarbeitet, der Bestandteil unserer Firmenauskünfte ist. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Bewertung von Zahlungsausfallrisiken sowie der Bereitstellung bonitätsrelevanter Informationen zur Unterstützung wirtschaftlicher Entscheidungen im Geschäftsverkehr. Überwiegende schutzwürdige Interessen der betroffenen Personen stehen dem nicht entgegen, da ausschließlich geschäftsbezogene Informationen verarbeitet werden.
d) Cloud-Kommunikation und Gesprächsprotokolle
Für die Durchführung geschäftlicher Telefonate und Videokonferenzen nutzen wir die Dienste 8x8 und Microsoft Teams. Dabei werden im Rahmen der technischen Bereitstellung der Kommunikation insbesondere Verbindungs- und Nutzungsdaten (z. B. Kontaktdaten, Zeitstempel, Dauer der Verbindung, IP-Adresse) verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten, sicheren und nachvollziehbaren Durchführung geschäftlicher Kommunikation.
e) Aufzeichnung von Gesprächen
Es ist inzwischen gängige Praxis, Telefongespräche und Online-Meetings (einschließlich MS Teams und Zoom) aufzuzeichnen, insbesondere vor dem Hintergrund der zunehmenden Remote-Arbeit. Telefongespräche und Online-Meetings (z. B. MS Teams, Zoom) werden nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung aller Beteiligten aufgezeichnet. Ohne Einwilligung erfolgt keine Aufzeichnung. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; in diesem Fall wird die Aufzeichnung beendet und gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Aufzeichnungen dienen folgenden Zwecken:
· Verbesserung der Qualität des Kundenservice
· Unterstützung von Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen
· Dokumentation vertraglicher Absprachen
· Untersuchung und Bearbeitung von Beschwerden
· Aufdeckung, Untersuchung und Verhinderung von Straftaten, insbesondere Betrug
Aufzeichnungen von Anrufen und Meetings werden für einen Zeitraum von 6 Monaten gespeichert. Darüber hinaus setzt Creditsafe automatisierte Tools, einschließlich KI, zur Analyse aufgezeichneter Gespräche ein, um diese Zwecke zu unterstützen. Die Ergebnisse werden von unseren Mitarbeitern überprüft; Entscheidungen erfolgen nicht ausschließlich auf Grundlage automatisierter Verarbeitung im Sinne des Art. 22 DSGVO. Die Weiterverarbeitung dient den folgenden Zwecken:
· Erstellung von Transkripten und Zusammenfassungen des Gesprächs, die im CRM-System des Kunden gespeichert und gegebenenfalls dem Kunden zur Verfügung gestellt werden
· Unterstützung von Coaching- und Qualitätssicherungsmaßnahmen für Vertriebsmitarbeiter und Führungskräfte zur Verbesserung von Service und Leistung
· Identifikation von Vertriebschancen sowie Unterstützung bei Forecasting und Pipeline-Management auf Grundlage der im Gespräch gewonnenen Informationen
· Ableitung von Maßnahmen zur Steigerung der Kundenzufriedenheit und Verbesserung der Servicequalität über die gesamte Kundenbeziehung hinweg
f) Technische Weiterentwicklung unserer Dienstleistungen
Soweit personenbezogene Daten zur Verbesserung unserer Systeme (z. B. Nutzeroberfläche, Suchmasken oder andere Funktionalitäten) verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Weiterentwicklung unserer Produkte, in der Erhöhung der Benutzerfreundlichkeit sowie in einer effizienten Nutzung unserer Dienstleistungen.
g) Interne Controlling-Maßnahmen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auch zu internen Controlling- und Berichtszwecken. Hierzu setzen wir insbesondere die Systeme Microsoft Dynamics 365 (CRM) sowie Microsoft Power BI ein. Die Verarbeitung dient der betriebswirtschaftlichen Effizienzsteigerung, der Erstellung interner Reports, der Qualitätssicherung unserer Dienstleistungen sowie der Einhaltung gesetzlicher und interner Vorgaben.
h) Direktwerbung
Wir nutzen Ihre Kontaktdaten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Direktwerbung im Rahmen unserer bestehenden Geschäftsbeziehung. Dies umfasst insbesondere die Information über ähnliche Produkte oder Dienstleistungen, Kundenzufriedenheitsumfragen oder den Versand von Grußkarten. Sie haben jederzeit das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu Zwecken der Direktwerbung zu widersprechen. In jeder E-Mail ist ein Abmeldelink enthalten.
4. Kategorien der Daten
Im Rahmen der Geschäftsbeziehung und der beschriebenen Verarbeitungsvorgänge verarbeiten wir insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:
· Stammdaten: Name, Unternehmen, Funktion, Anschrift, Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer)
· Vertrags- und Abrechnungsdaten: Vertragsstammdaten, Rechnungs- und Zahlungsinformationen, Bankverbindungen
· Kommunikationsdaten: Schriftverkehr per E-Mail, Gesprächsnotizen, Support-Anfragen
· Telefonie- und Gesprächsdaten (8x8 / Gong): Telefonnummern, Datum, Uhrzeit, Dauer von Gesprächen, ggf. Gesprächsaufzeichnungen und Transkripte
· Bonitäts- und Zahlungsinformationen: Daten aus Bonitätsprüfungen, interne Zahlungserfahrungen (z. B. offene oder pünktlich beglichene Forderungen)
· Inkassodaten: Forderungshöhe, Mahndaten, relevante Vertragsinformationen (nur im Inkassofall)
· System- und Nutzungsdaten: Nutzungsreports und Systemprotokolle, Support-Anfragen und -Tickets, Rechercheaufträge und Suchanfragen innerhalb der Systeme, Informationen zur Produktnutzung („Usage Data“)
5. Herkunft der Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir auf folgenden Wegen erhalten:
· Direkterhebung bei Ihnen
o Im Rahmen von Anfragen, Angeboten, Vertragsabschlüssen oder laufender Kommunikation (z. B. Kontaktdaten, Vertragsdaten, Support-Anfragen, Rechercheaufträge, Suchanfragen, Nutzung unserer Produkte und Dienstleistungen).
· Interne Systeme und Prozesse
o Daten, die während der Nutzung unserer Produkte und Dienstleistungen entstehen (z. B. Nutzungsreports, Systemprotokolle, Produkt-Usage-Daten).
o Daten aus unserem CRM-System
· Konzerninterne Datenquellen
o Zugriff auf Daten aus der Creditsafe-Gruppe, z. B. Wirtschaftsinformationen und Zahlungserfahrungen mit Ihrem Unternehmen.
o Eigene Wirtschaftsdatenbank - Informationen, die in unserer konzernweiten Datenbank für Wirtschaftsinformationen gespeichert sind
· Öffentlich zugängliche Quellen
6. Empfänger der Daten
Innerhalb der Creditsafe Österreich GmbH erhalten ausschließlich jene Stellen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung ihrer vertraglichen, gesetzlichen oder aufsichtsrechtlichen Aufgaben beziehungsweise zur Wahrung berechtigter Interessen benötigen. Im Rahmen konzerninterner Verwaltungs- und Unterstützungsleistungen verarbeitet auch die Creditsafe Deutschland GmbH personenbezogene Daten im erforderlichen Umfang. Die Creditsafe Deutschland GmbH unterstützt die Creditsafe Österreich GmbH insbesondere in den Bereichen Verwaltung, Kundenservice, Vertragsmanagement, Buchhaltung sowie sonstigen administrativen Tätigkeiten. Darüber hinaus sind die im CRM-System von Creditsafe gespeicherten Daten, insbesondere Vertragsstammdaten und Kontaktdaten, für die mit Creditsafe verbundenen Unternehmen zugänglich, soweit dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.
Ihre personenbezogenen Daten können zudem von sorgfältig ausgewählten Dienstleistern verarbeitet werden, die als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO tätig werden. Hierzu zählen insbesondere Anbieter von IT-Dienstleistungen und Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union und des Vereinigten Königreichs, Anbieter von CRM- und Business-Intelligence-Systemen, Anbieter von Kommunikationssystemen sowie Versanddienstleister und Internet-Service-Provider. In diesen Fällen stellen wir durch entsprechende vertragliche Vereinbarungen sicher, dass die Verarbeitung ausschließlich nach unseren Weisungen und im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Vorgaben erfolgt.
Eine Weitergabe personenbezogener Daten an sonstige Empfänger erfolgt nur, soweit dies gesetzlich zulässig oder erforderlich ist, Sie hierin eingewilligt haben oder dies zur Durchführung eines Vertragsverhältnisses notwendig ist. Empfänger können insbesondere Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und sonstige berufliche Berater, betroffene Personen im Rahmen der Ausübung ihrer Rechte nach Art. 15 DSGVO sowie Gerichte, Behörden und sonstige öffentliche Stellen, beispielsweise Finanzbehörden, Strafverfolgungsbehörden oder Aufsichtsbehörden, sein, soweit hierfür eine gesetzliche Verpflichtung oder Befugnis besteht.
7. Übermittlung in ein Drittland
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR erfolgt nur, wenn hierfür eine rechtliche Grundlage besteht. Das ist insbesondere der Fall, wenn die Übermittlung zur Erfüllung vertraglicher Pflichten erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht, Sie eingewilligt haben oder die Verarbeitung im Rahmen einer Auftragsverarbeitung erfolgt. Wir stellen sicher, dass für jede Drittlandübermittlung geeignete Garantien im Sinne der DSGVO bestehen, um ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen. Folgende Übermittlungen in Drittländer finden statt:
· Creditsafe-Unternehmensgruppe: Bestimmte Daten (z. B. Vertragsstammdaten, Kontaktdaten) sind für verbundene Unternehmen innerhalb der Creditsafe-Gruppe auch in Ländern außerhalb der EU/ des EWR (z. B. USA, Kanada, Großbritannien, Japan) zugänglich. Für Großbritannien und Japan bestehen Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission nach Art. 45 DSGVO. Für Übermittlungen in andere Drittländer stellt Creditsafe ein angemessenes Datenschutzniveau insbesondere durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO sicher. Ergänzend führen wir – soweit erforderlich – eine Bewertung der jeweiligen Datenübermittlung durch (sogenanntes Transfer Impact Assessment).
· Microsoft: Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Irland, ist unser Vertragspartner. Eine Übermittlung in die USA kann nicht ausgeschlossen werden.
· 8x8: Zur Abwicklung von Geschäftstelefonie nutzen wir die Dienste von 8x8 Inc., Campbell, CA, USA.
· Gong: Für die Transkription und Analyse von Geschäftsgesprächen nutzen wir Gong.io Inc., San Francisco, CA, USA.
· Freshdesk: Zur Bearbeitung und Nachverfolgung von Support-Anfragen nutzen wir das cloudbasierte Ticketsystem Freshdesk des Anbieters Freshworks Inc., San Mateo, Kalifornien, USA. Eine Übermittlung in die USA kann erfolgen.
8. Speicherdauer und Löschung
· Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder wir rechtlich zur Speicherung verpflichtet sind.
· Vertrags- und Abrechnungsdaten: Speicherung für die Dauer der Geschäftsbeziehung. Darüber hinaus bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere nach der Bundesabgabenordnung (BAO) und dem Unternehmensgesetzbuch (UGB), die in der Regel eine Aufbewahrung von sieben Jahren vorsehen. Im Einzelfall können sich längere Aufbewahrungsfristen ergeben.
· Kommunikations- und Gesprächsdaten: Gesprächsaufzeichnungen werden im Falle eines Widerrufs der Einwilligung unverzüglich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder zwingenden Gründe für eine weitere Speicherung bestehen (z. B. zur Rechtsverteidigung). Unabhängig davon werden Aufzeichnungen spätestens nach 6 Monaten automatisch gelöscht, sofern sie bis dahin nicht bereits entfernt wurden. Eine darüberhinausgehende Speicherung von Transkripten oder Gesprächsprotokollen erfolgt nur, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht oder dies im Einzelfall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
· Bonitätsinformationen und Zahlungserfahrungen: Speicherung für die Dauer der Geschäftsbeziehung sowie für einen angemessenen Zeitraum danach (regelmäßig bis zu drei Jahre nach Vertragsende entsprechend den allgemeinen zivilrechtlichen Verjährungsfristen).
· Interne Controlling-Daten (Dynamics, Power BI): Speicherung solange dies für die jeweiligen Auswertungs- und Controllingzwecke erforderlich ist; anschließend erfolgt eine Löschung oder Anonymisierung.
· Sobald der jeweilige Zweck entfällt oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen ablaufen, werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Die Speicherdauer kann sich darüber hinaus nach gesetzlichen Verjährungsfristen richten. Nach österreichischem Recht beträgt die allgemeine Verjährungsfrist regelmäßig drei Jahre; in bestimmten Fällen können jedoch längere Fristen von bis zu dreißig Jahren gelten.
9. Ihre Rechte
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der jeweils zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO, wenn der Betroffene der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt ist. Für Creditsafe ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (www.datenschutz-berlin.de) zuständig. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe. Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt ist, sind Betroffene nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verarbeitung der personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirksam wird. Verarbeitungen, die vor der Erklärung des Widerrufs erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
10. Erforderlichkeit der Bereitstellung der Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Entscheidung über einen Vertragsabschluss, die Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erfolgt freiwillig. Wir können eine Entscheidung im Rahmen vertraglicher Maßnahmen jedoch nur treffen, sofern Sie solche personenbezogenen Daten angeben, die für den Vertragsschluss, die Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen erforderlich sind.
11. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling
Zur Begründung, Erfüllung oder Durchführung der Geschäftsbeziehung sowie für vorvertragliche Maßnahmen nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren bzw. Ihre Einwilligung einholen, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
12. Widerspruchsrecht:
Soweit die Verarbeitung Ihre personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.
Stand: Juni 2026