Dans un monde où la criminalité financière devient de plus en plus sophistiquée, il est évident que les règles relatives à la connaissance du client (KYC) et à la lutte contre le blanchiment d'argent (AML) deviennent de plus en plus strictes. Cependant, les lois et réglementations deviennent de plus en plus complexes. Les nouvelles directives telles que l'AMLD6 et l'AMLA européenne imposent des exigences plus strictes et des attentes plus élevées. Les services de conformité croulent sous la pression croissante pour rester à jour et éviter des amendes élevées.
Cependant, nous constatons que, dans la pratique, les processus de conformité sont encore souvent inefficaces, manuels et lents. Cela génère de la frustration chez les employés et entraîne des risques et des coûts considérables pour l'entreprise. Ce qui était autrefois une obligation administrative est aujourd'hui devenu un défi stratégique pour toute organisation soumise à une surveillance. Mais ce défi s'accompagne également d'opportunités.
Le paradoxe de la conformité : plus de règles, moins de moyens
Les services chargés de la conformité se trouvent dans une situation délicate.
D'une part, ils sont confrontés à une explosion réglementaire : AMLD6, création de l'AMLA, vérifications PEP (Personnalités Exposées Politiquement) plus strictes et champ d'application élargi qui englobe désormais des secteurs tels que la cryptographie et l'immobilier. Chaque nouvelle règle implique davantage de paperasserie, davantage de contrôles et davantage de complexité.
D'autre part, les moyens restent limités. Recruter du personnel supplémentaire coûte cher et s'avère souvent difficile dans un marché du travail tendu.
Conséquence ? Les responsables de la conformité croulent sous les tâches répétitives : collecter des documents par e-mail, analyser manuellement les structures de propriété, établir des profils de risque dans des fichiers Excel. Il s'agit là d'une réalité inefficace qui n'est pas viable à long terme.
Le labyrinthe des données : fragmenté et peu fiable
La fragmentation des données constitue un défi supplémentaire.
Les données sont dispersées entre différents systèmes et juridictions, souvent dans des formats variés et de qualité variable. Les registres UBO sont organisés localement, parfois inaccessibles et rarement à jour. Il est donc fastidieux et risqué de se constituer une image complète et fiable du client.
En outre, les entreprises ne se facilitent pas la tâche avec des structures de propriété complexes. Ces structures dites UBO (Ultimate Beneficial Owner) sont souvent réparties dans plusieurs pays, ce qui rend l'identification et la vérification des personnes concernées complexes et très chronophages. Et c'est là que le bât blesse. À une époque où la rapidité et la précision sont cruciales, les organisations perdent un temps précieux à rechercher des informations manquantes ou incomplètes. Cela entraîne des retards dans les processus tels que l'intégration des clients et les examens périodiques, ce qui augmente à nouveau la pression sur les équipes chargées de la conformité.
Des processus manuels : chronophages et risqués
Cela a déjà été mentionné plus haut dans cet article. Il est frappant de constater que de nombreux services de conformité continuent de s'appuyer sur des processus manuels obsolètes. Les documents sont demandés par e-mail, souvent à plusieurs reprises, car les données sont manquantes ou incomplètes. Ou simplement parce que la partie adverse ne répond pas. Chaque échange d'e-mails ralentit le processus et augmente le risque d'erreurs. De plus, l'évaluation des risques se fait encore régulièrement à l'aide de tableurs. Sans directives fixes ni normes claires, cela conduit au chaos, à l'incohérence et à l'incertitude. Tout cela contribue à une charge de travail élevée et à des coûts inutilement élevés.
De nouvelles règles offrent des opportunités
Ces défis s'accompagnent toutefois d'opportunités. Avec l'introduction de l'AMLD6 et de l'AMLA, l'accent est mis, par exemple, sur une coopération renforcée et le partage d'informations entre les institutions financières et les autorités de surveillance. L'AMLA introduit même une surveillance européenne centralisée, ce qui peut apporter plus de clarté et d'uniformité. Il s'agit là de changements importants qui, s'ils sont bien exploités, peuvent constituer un grand pas en avant dans la lutte contre la criminalité financière. La conformité n'est alors plus une charge, mais un avantage stratégique. Cela nécessite toutefois un changement fondamental d'approche.
La solution : automatiser ou rester à la traîne
La seule façon durable de relever les défis actuels et futurs en matière de conformité est l'automatisation. Non pas comme une fin en soi, mais comme un levier pour rationaliser les processus, réduire les erreurs et renforcer les connaissances.
En automatisant les tâches et les processus répétitifs, vous permettez aux services chargés de la conformité de perdre moins de temps dans les tâches administratives. Cela leur laisse plus de temps pour se consacrer à ce qui compte vraiment : l'évaluation des risques, l'analyse stratégique, les décisions critiques et l'orientation client.
- Les systèmes automatiques collectent et enrichissent les documents et les données provenant de différentes sources en temps réel, garantissant ainsi la disponibilité permanente d'informations fiables et actualisées.
- Grâce à l'application d'une notation automatique des risques, chaque client est évalué de manière cohérente sur la base de règles prédéfinies. Cela réduit non seulement le risque d'erreurs, mais accélère également considérablement le processus décisionnel.
- De plus, l'automatisation garantit une piste d'audit numérique, ce qui permet de contrôler à tout moment l'intégralité des processus de conformité. Il s'agit là d'une valeur ajoutée indéniable lors des contrôles et audits effectués par les autorités de surveillance.
- Un système centralisé de gestion des dossiers renforce également la collaboration au sein des équipes chargées de la conformité et avec les autres services, ce qui rend le travail plus fluide et plus efficace.
- Enfin, utilisez vos collaborateurs/trices là où ils/elles ont été formé(e)s. Non pas pour effectuer de simples tâches administratives, mais pour évaluer les informations et prendre ensuite des décisions.
Conclusion
Celles et ceux chargé(e)s de la conformité se voient confier de plus en plus de tâches. Une situation qui n'est plus tenable. L'automatisation n'est donc plus une option, mais une nécessité. Compte tenu de la complexité croissante de la réglementation et de la charge de travail toujours plus importante, il est essentiel d'organiser les processus de conformité de manière plus efficace. L'automatisation permet non seulement d'améliorer le respect des règles, mais aussi de réaliser des économies de temps et d'argent considérables pour les entreprises, tout en améliorant l'expérience client.