Use Case: Ottimizzare i Processi Aziendali con Check and Decide

In un contesto complesso come quello della mediazione creditizia e dei servizi assicurativi, un’azienda italiana con una rete di agenti diffusi in diverse regioni si è trovata ad affrontare un ostacolo rilevante nella gestione delle pratiche: l’elevata variabilità e complessità dell’analisi dei KPI necessari per indirizzare correttamente il cliente verso un istituto di credito. Ogni agente, prima di inoltrare una pratica, era tenuto a raccogliere documentazione, caricarla su un portale o inviarla internamente, per poi attendere l’analisi centralizzata da parte di un analista o di un decision maker.

Il processo prevedeva la valutazione di diversi indicatori, spesso il risultato di operazioni complesse: analisi di bilancio, score di affidabilità, verifica di negatività finanziarie e valutazione della storicità dell’azienda cliente. Una procedura articolata che, oltre a richiedere tempo, risultava fortemente esposta al rischio di errore umano, soprattutto in presenza di dati incompleti o documentazione non conforme.

Il problema principale emerso nel tempo era la difficoltà nel garantire coerenza e qualità ai KPI calcolati. L’analisi veniva effettuata manualmente per ciascuna pratica e richiedeva un’attività di interpretazione che variava da un analista all’altro. I risultati, spesso, non erano pienamente allineati ai requisiti richiesti dagli istituti di credito partner, e questo comportava scarti in fase di valutazione, perdite di tempo prezioso e, in alcuni casi, un deterioramento dell’immagine dell’azienda agli occhi degli istituti stessi.

Anche gli agenti sul territorio vivevano un senso di frustrazione crescente: erano costretti a raccogliere numerosi documenti, attendere i tempi tecnici della sede centrale e comunicare al cliente previsioni non sempre affidabili. La mancanza di un pre-check veloce ed efficace rendeva difficile distinguere subito tra clienti realmente solvibili e quelli più in difficoltà. Di conseguenza, si investivano risorse anche su prospects non qualificati, con ricadute negative sulla produttività e sulla reputazione.

Per risolvere questo blocco operativo, l’azienda ha deciso di affidarsi a Check & Decide, la piattaforma di automazione decisionale firmata Creditsafe. L’obiettivo era ambizioso: automatizzare il calcolo dei KPI sulla base di regole personalizzate, ridurre al minimo il margine di errore umano e restituire agli agenti maggiore autonomia nel processo di pre-valutazione.

L’implementazione è avvenuta in modo graduale ma fluido, grazie alla compatibilità della piattaforma con il gestionale CRM già utilizzato da tutta la rete commerciale. I requisiti dei principali istituti partner sono stati mappati e tradotti in regole decisionali all’interno di Check & Decide, permettendo al sistema di calcolare automaticamente i KPI rilevanti per ciascuna pratica, in base al profilo del cliente e ai parametri di rischio.

Non solo: Solo le pratiche borderline o complesse vengono oggi sottoposte all’attenzione di un esperto per una valutazione finale, mentre la maggior parte dei casi segue un flusso decisionale autonomo e rapido.

L’introduzione di Check & Decide ha trasformato radicalmente il modo in cui l’azienda gestisce le pratiche. Oggi, il tempo medio per il pre-check si è ridotto del 60%, con una percentuale di approvazioni finali aumentata del 40% rispetto al periodo precedente. Questo significa che le pratiche trasmesse agli istituti risultano molto più coerenti con i requisiti richiesti, migliorando la reputazione dell’azienda agli occhi dei partner bancari e assicurativi.

Gli analisti, sgravati dal compito di analizzare ogni singola richiesta, possono ora dedicarsi esclusivamente ai casi critici o ai clienti ad alto potenziale. Questo ha permesso una gestione più efficace del tempo e delle risorse, aumentando la qualità del lavoro e la capacità di risposta. Ma il cambiamento più evidente si è registrato sul campo: gli agenti sono diventati completamente autonomi nel fornire una valutazione preliminare, potendo orientare il cliente già al primo appuntamento, con maggiore consapevolezza e affidabilità.

Grazie alla chiarezza dei risultati forniti dal sistema, oggi gli agenti riescono a concentrare il loro tempo solo sui clienti realmente in target, evitando perdite di tempo su richieste destinate al rifiuto. Questo ha generato un miglioramento significativo nella qualità del portafoglio clienti, nella gestione dei contatti e nella velocità con cui si passa da una lead a una pratica realmente approvata.

Il caso di questa azienda dimostra come una piattaforma come Check & Decide non sia solo uno strumento di automazione, ma un acceleratore strategico. Ha permesso di uniformare le decisioni, rafforzare la governance del credito e valorizzare sia il lavoro degli agenti sul campo, sia il ruolo degli analisti in sede.

La digitalizzazione del processo di valutazione ha migliorato la qualità del servizio offerto ai clienti finali, ridotto i margini di errore e aumentato la percentuale di successo delle pratiche inoltrate. In un settore in cui la reputazione si costruisce sul rispetto delle tempistiche e sulla precisione delle analisi, questi risultati hanno rappresentato un vantaggio competitivo decisivo.