In een wereld waar financiële criminaliteit steeds geavanceerder wordt, ligt het voor de hand dat de regels rond Know Your Customer (KYC) en Anti-Money Laundering (AML) almaar strenger worden. Wet- en regelgeving worden echter alsmaar complexer. Nieuwe richtlijnen zoals AMLD6 en de Europese AMLA brengen strengere eisen en hogere verwachtingen met zich mee. Compliance-afdelingen kreunen onder de toenemende druk om bij te blijven en hoge boetes te vermijden.
Nochtans merken we dat compliance-processen in de praktijk nog vaak inefficiënt, handmatig en traag verlopen. Het zorgt voor frustratie bij medewerkers en brengt aanzienlijke risico's en kosten voor het bedrijf met zich mee. Wat ooit een administratieve verplichting was, is vandaag uitgegroeid tot een strategische uitdaging voor elke organisatie die onder toezicht staat. Maar met die uitdaging komen ook kansen.
De compliance-paradox: meer regels, minder middelen
Compliance-afdelingen bevinden zich in een spagaat.
Enerzijds worden ze geconfronteerd met een explosie aan regelgeving: AMLD6, de oprichting van AMLA, strengere PEP-verificaties, en een breder toepassingsgebied die nu ook sectoren als crypto en vastgoed omvat. Elke nieuwe regel betekent meer papierwerk, meer controles en meer complexiteit.
Anderzijds blijven de middelen beperkt. Extra personeel aanwerven is duur en vaak niet te vinden in een krappe arbeidsmarkt.
Het gevolg? Compliance officers verdrinken in repetitieve taken: documenten verzamelen via e-mail, eigendomsstructuren manueel analyseren, risicoprofielen opstellen in Excel-bestanden. Het is een inefficiënte realiteit die op termijn niet houdbaar is.
Het datadoolhof: gefragmenteerd en onbetrouwbaar
Een bijkomende uitdaging is de versnippering van data.
Gegevens zijn verspreid over verschillende systemen en jurisdicties, vaak in uiteenlopende formaten en met wisselende kwaliteit. UBO-registers zijn lokaal georganiseerd, soms niet toegankelijk, en zelden up-to-date. Een volledig en betrouwbaar klantbeeld opbouwen, is daardoor een tijdrovende en foutgevoelige klus.
Daarnaast maken bedrijven het zichzelf niet gemakkelijker met complexe eigendomsstructuren. Deze zogenaamde UBO-structuren (Ultimate Beneficial Owner) zijn vaak verspreid over meerdere landen, waardoor het identificeren en verifiëren van betrokken personen ingewikkeld en eveneens erg tijdrovend wordt. En net daar wringt het schoentje. Want in een tijd waarin snelheid en nauwkeurigheid cruciaal zijn, verliezen organisaties kostbare tijd in een zoektocht naar ontbrekende of onvolledige informatie. Het leidt tot vertragingen in processen zoals klantonboarding en periodieke reviews, wat de druk op compliance-teams opnieuw verhoogt.
Manuele processen: tijdrovend en risicovol
Het is hogerop in dit artikel al aangehaald. Het blijft opvallend dat veel compliance-afdelingen nog steeds vertrouwen op ouderwetse, handmatige processen. Documenten worden per e-mail opgevraagd, vaak meerdere keren omdat gegevens ontbreken of onvolledig zijn aangeleverd. Of omdat de tegenpartij gewoon niet antwoordt. Elke e-mailuitwisseling vertraagt het proces en verhoogt de kans op fouten. Bovendien gebeurt risicobeoordeling nog regelmatig via spreadsheets. Zonder vaste richtlijnen en duidelijke standaarden leidt dit tot chaos, inconsistentie en onzekerheid. Dit alles draagt bij aan een hoge werkdruk en onnodig hoge kosten.
Nieuwe regels bieden kansen
Toch gaan met deze uitdagingen ook kansen gepaard. Met de invoering van AMLD6 en AMLA wordt bijvoorbeeld nadruk gelegd op sterkere samenwerking en het delen van informatie tussen financiële instellingen en toezichthouders. AMLA introduceert zelfs gecentraliseerd Europees toezicht, wat kan zorgen voor meer duidelijkheid en uniformiteit. Dit zijn belangrijke veranderingen die, mits goed benut, een flinke stap vooruit kunnen betekenen in de strijd tegen financiële criminaliteit. Compliance is dan niet langer een last, maar een strategisch voordeel. Maar dat vereist een fundamentele shift in aanpak.
De oplossing: automatiseren of achterblijven
De enige duurzame manier om de compliance-uitdagingen van vandaag en morgen aan te pakken, is automatisering. Niet als doel op zich, maar als hefboom om processen te stroomlijnen, fouten te reduceren en inzichten te versterken.
Door repetitieve taken en processen te automatiseren, zorgt u ervoor dat compliance-afdelingen minder tijd verliezen aan administratieve taken. En, dan komt er ruimte vrij voor wat echt telt: risicobeoordeling, strategische analyse, kritische beslissingen en klantgerichtheid.
- Automatische systemen verzamelen en verrijken documenten en gegevens uit verschillende bronnen in realtime, waardoor altijd actuele en betrouwbare informatie beschikbaar is.
- Door automatische risicoscoring toe te passen, wordt elke klant consistent beoordeeld op basis van vooraf ingestelde regels. Dit verlaagt niet alleen de kans op fouten, maar versnelt ook het besluitvormingsproces aanzienlijk.
- Bovendien zorgt automatisering voor een digitaal auditspoor, waardoor compliance-processen altijd volledig controleerbaar zijn. Dit is een absolute meerwaarde bij controles en audits van toezichthouders.
- Een centraal case-managementsysteem versterkt bovendien de samenwerking binnen compliance-teams en met andere afdelingen, waardoor het werk soepeler en efficiënter verloopt.
- Tot slot gebruikt u uw mensen waar ze voor opgeleid zijn. Niet om eenvoudige administratieve taken te verrichten, maar om informatie te evalueren en vervolgens te beslissen.
Conclusie
Compliance-medewerkers krijgen steeds meer taken op hun bord. Een situatie die niet meer houdbaar is. Automatisering is dan ook niet langer een optie, maar een noodzaak. Zeker gezien de toenemende complexiteit van regelgeving en de groeiende werkdruk is het essentieel om compliance-processen efficiënter in te richten. Automatisering zorgt niet alleen voor betere naleving van de regels, maar biedt bedrijven ook aanzienlijke tijd- en kostenbesparingen, terwijl de klantbeleving alleen maar verbetert.