“Hou de toekomst in de gaten, vergelijk deze met het verleden, om zeker mee te zijn met het heden”
Elk bedrijf zou hun zakenrelaties moeten monitoren of bewaken en zeker in tijden van onrust of crisis. Potentiële klanten, debiteuren, leveranciers, concurrenten, partners - alle informatie die ingewonnen kan worden, kan van vitaal belang zijn voor het succes van uw organisatie.
Creditsafe geeft een antwoord op wat bedrijfsmonitoring precies inhoudt en waarom het zo belangrijk is voor de dagelijkse operaties van uw organisatie.
Wat is monitoring?
Binnen de handelsinformatiesector is de monitoringservice een handige ‘tool’ om uw zakenrelaties in bewaking onder te brengen, om zo op de hoogte gebracht te worden van eventuele veranderingen binnen een bedrijf. M.a.w. evoluties die zich hebben voorgedaan binnen de (financiële) bedrijfsgegevens.
Zo kan u bvb. bij Creditsafe deze tool verder onderverdelen in verschillende portfolio’s (zowel nationaal als internationaal), waar u de mogelijkheid heeft om verschillende parameters in te stellen. Aan de hand van deze parameters krijgt u (per email) de nodige notificaties wanneer er iets zou veranderen bij een zakenrelatie, binnen die specifieke portfolio.
Zo wordt u dus automatisch verwittigd bij een wijziging die aansluit bij één van uw voorkeursinstellingen. Indien u de aanpassing in zijn totaliteit wenst te bekijken, dient u gewoon het bedrijfsrapport zelf even te openen om een volledig onderzoek uit te voeren.
Het grote voordeel van een monitoringsysteem is de informatie die u verkrijgt.
Elke wijziging waar u enorm veel belang aan kan hechten, wordt dan ook onmiddellijk gedeeld met u. Zo staat u niet voor negatieve verrassingen en kan u bijsturen of schakelen waar en indien nodig. Van de prospectiefase tot het dagelijks debiteurenbeheer en incasso; van de supply chain tot de eigenlijke verkoop - monitoring helpt de processen binnen uw organisatie te verbeteren en te optimaliseren.
Kent u de 4 pijlers van de monitoring die bijdragen aan het succes van uw onderneming?
De minimalisering van uw wanbetalingen
De grote boosdoender van faillissementen is het sneeuwbaleffect van de wanbetaler. 9 op de 10 bedrijven blijven kampen met achterstallige betalingen.
Facturen die blijven openstaan en waar de betalingstermijnen gewoon blijven opschuiven. Jammer genoeg wordt er heel veel energie verspeeld aan het terugvorderen van de openstaande debiteuren, waardoor bedrijven in moeilijkheden komen. Hierdoor komen de schuldeisers zelf in geldnood om, op hun beurt, hun leveranciers terug te betalen.
Dit noemen we het sneeuwbaleffect van de wanbetaler.
We merken op dat de meeste wanbetalers zich in het vast cliënteel bevinden. 3 op de 5 faillissementen zijn het gevolg van afschrijvingen en onbetaalde facturen, waardoor er onvoldoende liquide middelen zijn - En toch horen we nog steeds vele bedrijven zeggen: “Wij kennen onze klanten, wij hoeven ons niet te informeren.”.
Niets is minder waar. Doe onderzoek en blijf geïnformeerd, is de boodschap.
Waarom helpt de monitoring bij wanbetalingen en afschrijvingen?
U optimaliseert uw credit management of debiteurenstrategie.
Op basis van de monitoringresultaten kan u de betalingsafspraken strikter en gestructureerder vastleggen. Als de kredietscore van uw debiteuren risicovol blijkt, kan u de voorwaarden verstrengen. Is de score in een positieve trend, kan u uw strenge betalingsvoorwaarden eventueel versoepelen.
Niets houdt u trouwens ook tegen om de nodige betalingsherinneringen te sturen op basis van de berichtgevingen of zelfs onmiddellijk omschakelen naar incasso. Met de monitoring kan u zelfs eenvoudig het betalingsgedrag beoordelen en analyseren.
Door uw (toekomstige) klanten in het oog te houden, houdt u eigenlijk uw eigen werkkapitaal in het oog. Dit voorkomt juist dat u met liquiditeitsproblemen komt te zitten, waardoor u de kans ook minimaliseert dat u ‘aangepakt’ wordt door uw leveranciers.
De stimulatie van de commerciële opportuniteiten en groei van de organisatie
Gebruik uw huidig cliënteel om uw omzet te doen groeien.
De monitoring van uw debiteuren (klanten) kan voor een betere samenwerking zorgen tussen sales en finance. Het gebeurt wel eens dat de verkopers een nieuwe klant aantrekken die door finance kan geweigerd worden.
Versterk het verkoopteam door wekelijkse uitsplitsingen te communiceren over belangrijke prestatie indicatoren zoals dubieuze debiteuren, verwachte provisies, betalingstermijnen, percentage terugvorderingen t.o.v. de verkoopswaardes, uitstaande schulden, industriegemiddelden op betalingstermijnen, etc.
Plan regelmatige sessies tussen beide departementen over elkaars pijnpunten en gezamelijke oplossingen. De commissie van de verkopers kan slechts worden gerespecteerd wanneer er contant geld aanwezig is. Daarom is het belangrijk dat beide afdelingen de betalingstermijnen kennen en respecteren.
Analyseer het type klant en communiceer dit naar de sales:
- In welke regio zitten de klanten?
- Informeer naar de internationale normen
- Analyseer de groepsstructuur
- Segmenteer de vooruitzichten naar geografische locatie, industrie-codes en kredietscores
Door dergelijke inzichten te delen, kan er intelligent gehandeld worden, behoudt finance de controle over het debiteurenbeheer en kan de sales de winstmarges laten toenemen.
Het monitoren van uw supply chain ondersteunt de continuïteit van uw organisatie
Een aspect dat vaak over het hoofd gezien wordt: het monitoren van uw leveranciers. Of u nu met één, tien of honderden leveranciers werkt, goede leveranciers zijn van cruciaal belang om de continuïteit van uw organisatie draaiende te houden.
Waarom u uw leveranciers dient te monitoren, tonen we aan met het volgende voorbeeld:
Laten we aannemen dat u de verantwoordelijke bent voor de aankoopdienst van een toeleverancier in de bouwsector. Uw leveranciers zijn verantwoordelijk voor het aanleveren van grondstoffen die nodig zijn voor het vervaardigen van bepaalde producten. Producten die uw organisatie aanlevert aan aannemers en andere bouwbedrijven.
Één van uw leveranciers, die verantwoordelijk is voor het aanleveren van een cruciaal onderdeel, valt weg omdat de leverancier in financiële problemen zit. Jammer genoeg werd u hiervan niet tijdig verwittigd (a.d.h.v. een monitoringsysteem), waardoor uw organisatie in productieproblemen terechtkomt. Dit heeft verstrekkende gevolgen:
- Naast organisatorische en productieproblemen, komt uw bedrijf ook in financiële moeilijkheden. De broodnodige inkomsten verdwijnen, want er kan niet meer geleverd worden en er ontstaat een liquiditeitsprobleem.
- Ook uw eindklanten dienen een andere oplossing te zoeken, om zelf niet in de problemen te komen. M.a.w. zij zoeken de concurrentie op.
- Een concurrent van uw organisatie springt proactief op de kar met een ludieke actie, waarmee hij uw klanten warm maakt (De concurrent had namelijk de leverancier in opvolging geplaatst en een berichtgeving verkregen).
- Een dringende reactie is nodig van uw organisatie om geen verder verlies te lijden. Zo dient u haastig op zoek te gaan naar een alternatieve leverancier en niet elk bedrijf werkt op dezelfde manier: andere vormen van transport, het gebruik van goedkoper materiaal, andere prijzenstructuur, duurdere toeleveringen, etc.
- Tot slot leidt de organisatie ook reputatieschade. “Is dit bedrijf wel nog betrouwbaar?” ; “Verkeren zij in geldnood?” ; “Waarom hebben zij geen onmiddellijke oplossingen om dergelijke problemen op te vangen?”.
Toegegeven - het bovenstaande voorbeeld is misschien heel negatief voorgesteld en toch kan het harde realiteit zijn.
Het kan jaren duren om iets goed op te bouwen, slecht nieuws kan die reputatie in 5 minuten verwoesten. Het kan lang duren vooraleer we een klant winnen, maar een klant verliezen...
It takes 20 years to build a reputation and five minutes to ruin it. If you think about that, you'll do things differently.
Warren Buffett - Amerikaans zakenman
Draai het nu ook even om en neem het voorbeeld opnieuw door met het gedacht dat u wel degelijk uw leveranciers in opvolging of bewaking had gebracht. Het is daarom zelfs aangeraden om uw alternatieve of secundaire leveranciers ook in monitoring te plaatsen, met het oog op de toekomst.
Belangrijke elementen die u dient te monitoren:
Uw concurrentie monitoren is een belangrijke schakel van de bedrijfsstrategie
Hoe u het nu draait of keert, uw concurrenten bewaken is een belangrijk aspect van de strategische planning van een bedrijf. Zij die dit niet doen, durven op de feiten achterlopen. Wenst u dan bvb. niet te weten hoe zij ‘draaien’? En hoe snel u op de bal wil (in)spelen mochten er nieuwe opportuniteiten zich voordoen?
Verstrek en verzamel de nodige informatie die in de nabije toekomst concurrentievoordelen kunnen opleveren.
- Adreswijzigingen: een concurrent wijzigt van adres – neem even de tijd om de regio onder de loep te nemen.
- Nieuwe bestuurders: Ga na wie die personen zijn, hebben zij reeds falingen gekend? Komen deze personen voor op een sanctielijst?
- Nieuwe jaarrekeningen geven u een goed beeld van de behaalde resultaten.
- Een verandering van kredietscore (en zijn trend) geeft u een goede indicatie van hoe goed het bedrijf draait en in welke richting deze verder gaat. Trouwens, met ons scoremodel slagen we er in om 81% van de faillissementen te voorspellen 12 maanden voordat het bedrijf insolvent wordt in België en 70% als het om internationale ondernemingen gaat. Bij een nakend faillissement kan je stillaan beginnen denken aan nieuwe klanten...
- Eventuele overnames: een wederkerende topic in de actualiteit: hoe het ene bedrijf het andere overneemt. Een pure strategische zet om meer omzet en bereik te genereren.
- Stijging of daling van het aantal werknemers, kan u uitwerken in een marketingcommunicatie-voordeel.
Naast een monitoringservice kunnen nog andere bronnen u ondersteunen in het verzamelen van de nodige informatie over uw concurrenten. Hierbij kan u denken aan persresultaten, websites, blogs, social media kanalen, niewsbrieven, magazines, presentaties, white papers, promoties, etc.
De concurrentie is zoals een legpuzzel
Elk afzonderlijk gegeven heeft weinig waarde. De sleutel is om zoveel mogelijk informatie te verzamelen en samen te voegen tot een totaalbeeld van de concurrentie en daar helpt de monitoring bij.
Ieder voor zich moet wel uiteraard uitmaken hoeveel men wenst te investeren in het verkrijgen van de informatie met de middelen die we ter beschikking hebben. Ongeacht de nodige inspanningen die we leveren om de concurrentie te begrijpen, de ontwikkeling naar een beter begrip naar onze concurrenten toe helpt u om meer ‘business’ te draaien en zelfs bestaande klanten sterker te behouden. Net als in vele andere sectoren, als het gaat over de concurrentie in de gaten houden: “knowledge is power”!
Bedrijfsmonitoring ondersteunt uw risk management op alle vlakken
Zoals de definitie omschrijft: het risicobeheer of 'risk management' is een continu proces dat ten aanzien van de doelstelling risico's identificeert, beoordeelt en vervolgstappen definieert.
De risico's kan u perfect identificeren met behulp van een bedrijfsmonitoringoplossing. De alerts die u verkrijgt, zijn opgesteld op basis van uw voorkeuren en instellingen. De berichtgevingen kan u gebruiken om de risico's (of zelfs opportuniteiten) verder te analyseren. Met de informatie die u ontleed heeft, kan u weloverwogen beslissingen nemen.
Dankzij de Creditsafe (internationale) monitoringservice zal u nooit de essentiële veranderingen missen van de bedrijven waarmee u zaken doet. Onze bewakingservice is zeer flexibel, zodat u zelf kunt beslissen van welke wijzigingen u graag verwittigd wordt.
Bewaak elk bedrijf dat uw organisatie kan beïnvloeden. Wordt automatisch verwittigd wanneer er iets gebeurt bij uw nationale en internationale zakenrelaties. Voeg uw klanten, leveranciers, prospecten en concurrenten toe uit meer dan 15 landen wereldwijd en verdeel ze onder in een onbeperkt aantal portfolio's. U kiest de criteria, bepaalt de frequentie, bekijkt de geschiedenis van de gebeurtenis en analyseert de risicoklasse per portefeuille.
Blijf dus op de hoogte van de veranderingen waaraan u en uw organisatie belang aan hechten.