Aanmaning nog steeds saai en voorspelbaar

Ooit is er iemand geweest die er mee begonnen is: een brief sturen naar een klant die niet betaalt. Sinds die eerste brief is de wereld om ons heen in snel tempo veranderd, maar de inhoud van de aanmaning is al jaren hetzelfde. We versturen aanmaningen tegenwoordig misschien wel per mail, maar de inhoud van de aanmaning laat vaak te wensen over. In dit blog tips om de effectiviteit van uw aanmaningen te verhogen.

Chapter 1

Wat is het doel van uw aanmaning

Wat wilt u met uw aanmaning bereiken? Er zijn een aantal doelen. U wilt de klant:

Informeren
U presenteert de feiten. De hoogte van het bedrag, de datum van de factuur en eventueel de consequenties van non-betaling.
Beheren
De relatie escaleert naarmate de klant later of helemaal niet gaat betalen maar uw insteek is in beginsel altijd om de relatie te behouden.
Aanzetten tot actie
De rekening betalen en liefst zo snel mogelijk. Daarnaast wilt u de klant aanzetten om de facturen in de toekomst netjes op tijd te betalen.

Chapter 1

De standaardteksten van een aanmaning

Om bovenstaande doelen te bereiken, zijn er standaardteksten bedacht die we vaak tegenkomen:

''Volgens onze administratie is onderstaande factuur nog niet betaald''
Informatief stukje tekst. De toevoeging ‘volgens onze administratie’ is onnodig. U weet toch zeker dat het zo is?
Tip: wees stellig en feitelijk in uw teksten.
''Helaas hebben we geen betaling mogen ontvangen''
Ook hier informeren we de klant. In dit geval over onze teleurstelling. Het is inderdaad jammer dat het niet mag, maar van wie mag dat eigenlijk niet?
Tip: het is prima om in uw brief te schrijven wat u van de situatie vindt, maar wees niet te nederig.
''Wellicht is het aan uw aandacht ontsnapt''
Hier doen we een aanname. Het is natuurlijk ook niet zo heel erg belangrijk om de rekening te betalen; we snappen ook wel dat de klant betere dingen te doen heeft.
Tip: maak het tijdig betalen van de rekening niet onbelangrijk.
''Ondanks eerdere brieven hebben wij uw betaling nog niet mogen ontvangen''
Conclusie: tot nu toe zijn we weinig effectief bezig zijn geweest.
Tip: denk bij elke zin in uw brief na of het uw boodschap voldoende ondersteunt.
''Mocht dit schrijven uw betaling hebben gekruist dan kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen''
Een stukje relatiebeheer, maar gedreven uit pure angst. Stel dat de klant stiekem toch betaald heeft tussen ons controlemoment (na vervaldatum) en het versturen van de brief. De tekst heeft geen toegevoegde waarde, behalve de kracht (voor zover aanwezig) eruit te halen.
Tip: gebruik deze zin niet meer.

Chapter 1

Aanzetten tot actie?

We hebben de klant geïnformeerd en beheerd, maar hebben we hem met bovenstaande zinnen aangezet tot het nemen van actie? Naar mijn mening veel te weinig. Mijn tip is om te bepalen welke doelen u heeft met uw aanmaningen. Kijk vervolgens of de teksten dit doel wel ondersteunen en wees creatief met uw teksten.

Whitepapers

De laatste best practices in credit, risk en data management.

Voorkom wanbetaling

12 maatregelen om wanbetaling tegen te gaan

Download whitepaper

Kunt u klantgedrag voorspellen?

Tips die u in staat stellen om klantgedrag te voorspellen

Download whitepaper

Gerelateerde blogartikelen

De laatste trends in credit, risk en data management.