Case Study - Inkoop & Monitoring Utrecht West

Ontdek hoe Inkoop & Monitoring Utrecht West verbeterd inzicht kreeg in de kwaliteit, organisatiestructuur en betrouwbaarheid van 170 zorgaanbieders in de regio.

Sinds de inkoop van zorg in 2015 van de landelijke overheid is overgeheveld naar gemeenten, trekken gemeenten samen op om die inkoop zo goed mogelijk te laten verlopen. Het gaat daarbij om de zorg vanuit de Jeugdzorg en de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), waaronder bijvoorbeeld de thuiszorg. 

Onderdeel van de inkoop van zorg is het monitoren van de kwaliteit en betrouwbaarheid van zorgaanbieders in de regio. Ingekochte zorg moet immers aan diverse eisen voldoen om cliënten in de regio kwalitatief hoogwaardige zorg te kunnen bieden. Gemeenten werken daarvoor in veel gevallen samen in clusters van enkele gemeenten. Inkoop & Monitoring (I&M) Utrecht West is zo’n samenwerking. Binnen I&M Utrecht West zijn tien medewerkers verantwoordelijk voor de inkoop, controle en het contact met zorgaanbieders binnen de regio, van kleine eenmanspartijen tot miljoenenbedrijven die landelijk zorg leveren.

Situatie

Het aantal zorgaanbieders stijgt sinds 2015 fors, evenals het aantal cliënten dat van zorg gebruikmaakt. Er zijn in die periode bijvoorbeeld 6.000 nieuwe zorgaanbieders bijgekomen. Binnen de samenwerkende gemeenten Utrecht West zijn op dit moment zo’n 170 zorgaanbieders actief. Met tien man personeel voor alle inkoop, controle en monitoring is het lang niet altijd eenvoudig om grip te houden op elke individuele zorgaanbieder en de kwaliteit die daar wordt geleverd.

Helaas hebben niet alle zorgaanbieders de intrinsieke motivatie om cliënten zo snel en goed mogelijk te helpen. Zorg is voor een klein deel van de partijen ook vooral een verdienmodel. Het is de taak van I&M Utrecht West om die partijen tijdig te identificeren en het gesprek met hen aan te gaan. Zorg wordt immers ingekocht met belastinggeld, en het is in ieders belang dat dat op de juiste manier wordt uitgegeven: aan kwalitatief goede zorg.

Oplossing

I&M Utrecht West heeft als één van de eerste clusters van samenwerkende gemeenten in Nederland besloten om de data van GraydonCreditsafe te gebruiken om verbeterd inzicht te krijgen in de kwaliteit, organisatiestructuur en betrouwbaarheid van 170 zorgaanbieders in de regio. De ingebruikname verliep voorspoedig en binnen een aantal maanden werd er al meer met de data gedaan dan vooraf verwacht. Verwachtingen werden dus overtroffen.

I&M Utrecht West gebruikt de data van GraydonCreditsafe om onregelmatigheden of opvallende zaken te vinden in het portfolio van zorgaanbieders in de regio. Die data hoeft niet meer allemaal handmatig te worden verzameld door medewerkers, maar wordt proactief dagelijks aangeleverd. Daarmee heeft I&M Utrecht West alle informatie die nodig is om het monitoringsproces goed te kunnen uitvoeren centraal op één plek beschikbaar en geborgd.

Resultaten

Dat heeft het monitoringsproces door I&M Utrecht West veel efficiënter en sneller gemaakt, maar ook inhoudelijk verbeterd. Er is nu veel meer zicht op de interne structuren binnen zorgaanbieders, waardoor het ook opvalt als er wordt gegoocheld met cijfers of jaarrekeningen. I&M Utrecht West heeft al diverse kritische gesprekken kunnen voeren met een aantal zorgaanbieders. Bijvoorbeeld met een partij die tal van vorderingen open bleek te hebben staan tussen bv’s die uiteindelijk allemaal onder één en dezelfde organisatie vielen. Dat soort informatie roept vragen op, maar was voorheen veel minder eenvoudig traceerbaar.

De medewerkers die verantwoordelijk zijn voor inkoop en monitoring kunnen, dankzij de data van GraydonCreditsafe, hun kostbare uren besteden aan zorgaanbieders waarbij iets opmerkelijks zichtbaar is. Een niet-gemelde bestuurswissel bijvoorbeeld, of een gewijzigd KvK-nummer. Op basis daarvan kan het gesprek worden aangegaan met zo’n zorgaanbieder. Bij die zorgaanbieders gebeurt vervolgens iets bijzonders: ze gaan zich beter gedragen en netjes aan de afspraken houden. Zo heeft de geoptimaliseerde monitoring, ondersteund door de data van GraydonCreditsafe, ook echt meerwaarde richting cliënten en de maatschappij.

De software van GraydonCreditsafe is alsof iemand een ontplofte confettifabriek in één klap voor je op kleur sorteert. We worden nu niet meer overvallen door gebeurtenissen, maar we zien ze aankomen en we weten met wie we zaken doen. Het extra inzicht dat we hebben dankzij de data van GraydonCreditsafe, is echt een eyeopener.

Loran Kuijpers
Contractmanager | Inkoop & Monitoring Utrecht West

Wilt u ook optimaal inzicht in de partijen waarmee u zaken doet?

Ontdek de tools die I&M Utrecht West geholpen hebben om sneller en efficiënter te werken.