Foutloze data als hoeksteen van moderne bedrijfsvoering

Het is opvallend dat de CFO’s, creditmanagers en financieel managers zich steeds meer de zorgen beginnen te maken over lang openstaande cashposities. Met andere woorden: facturen die lange tijd onbetaald blijven. In tijden van oplopende rentes worden zulke problemen steeds risicovoller. In de zoektocht naar de oorzaak van dat probleem komen we maar al te vaak bij dezelfde bron uit: foutieve data.

De finance-afdeling is binnen vrijwel elk bedrijf de laatste afdeling in de keten. Als al het werk is gedaan, gaat er een factuur uit of moet er een factuur voldaan worden. Daarna is de transactie afgerond. Maar de finance-afdeling is tegelijkertijd de afdeling die het scherpst let op kloppende bedrijfsgegevens. Zo’n afdeling factureert of betaalt aan de partij zoals zij die in hun kaartenbak hebben zitten. Als daar iets niet klopt – een inactief KvK-nummer bijvoorbeeld, of een achterhaald adres – gaat de betaling natuurlijk niet door. Van financiële transacties wilt u dat ze kloppen. Een factuur waarop een ander adres of KvK-nummer staat dan wat u zelf in uw systemen hebt zitten, klopt u niet zomaar in. Eerst moet de informatie kloppen.

Nu lijkt dit wellicht een klein en relatief eenvoudig probleem. Even een nieuwe factuur opmaken met de kloppende gegevens en we kunnen door. In de basis klopt dat, maar niet-kloppende datasets veroorzaken stilletjes ontzettend veel schade. Bedenk dat elke transactie waarbij dit speelt, handmatig door een financieel manager moet worden behandeld. Dat kost mankracht, tijd en dus geld. Als u samen met uw CFO voorrekent wat nu eigenlijk de kosten zijn van het continu moeten corrigeren van foutieve, achterhaalde data, dan levert dat soms schrikbarende inzichten op. Vooral binnen grotere organisaties komt het corrigeren van foutieve data neer op een dagtaak voor meerdere medewerkers.

Een tweede gevolg hiervan: we werken in Nederland met een maximale betaaltermijn aan het mkb van 30 dagen. Die termijn gaat echter pas lopen nadat er een factuur is afgezonden die alle partijen als correct bestempelen. Als één van de partijen achterhaalde data in zijn datawarehouse heeft zitten, is er de kans dat hij een factuur als incorrect ziet. In de praktijk leveren foutieve en achterhaalde data op die manier enorme vertragingen op in de betaling van facturen. Mkb’ers zijn daar dus de dupe van.

Foutloze data is de hoeksteen van moderne bedrijfsvoering. Het zorgt ervoor dat tal van processen, waaronder facturatie, soepel en first time right verlopen. Maar niet alleen facturatie: ook de afdelingen sales, marketing en legal hebben baat bij een datawarehouse dat van voor tot achter klopt. 

Daarom bieden we bij GraydonCreditsafe oplossingen aan waarbij het zo eenvoudig mogelijk is om onze data te ontsluiten via eigen systemen, zoals CRM’s of facturatiesystemen. Op dagelijkse basis verzamelen, onderhouden en actualiseren wij de bedrijfsgegevens van 360 miljoen bedrijven wereldwijd. Klanten die gebruik maken van die enorme hoeveelheid data, worden met onze oplossingen in staat gesteld om hun eigen datawarehouse schoon te houden. 

Dat werkt in de basis heel eenvoudig: elke dag worden de bedrijfseigen gegevens vergeleken met de gegevens zoals die bij GraydonCreditsafe bekend zijn. Zijn er verschillen, zoals een vestigingsadres, naam van een bestuurder of KvK-nummer? Dan wordt dat direct gesignaleerd en kan erop geacteerd worden. Zo blijft uw datawarehouse schoon en hebben alle afdelingen die de data gebruiken voor hun dagelijkse werk, continu de beschikking over foutloze informatie.

Onze oplossingen zijn heel eenvoudig te integreren met tal van veelgebruikte CRM’s en orderapplicaties. Koppelingen met behulp van eigen API’s zijn ook geen enkel probleem. De beschikking hebben over schone data hoeft dus geen hoofdpijndossier te zijn. Schone data zijn een keuze.