Hoe verbetert u de financiële gezondheid van uw bedrijf zodat u geen externe financiering nodig heeft?

In het verleden plaatsten we dit whitepaper over het aantrekken van alternatieve financiering. Externe financiering kan een handige manier zijn om aan de middelen te komen om investeringen te doen als u dit geld zelf niet in kas heeft. Ook zou u externe financiering kunnen gebruiken voor extra groeimogelijkheden, of om uw financiële risico’s te spreiden, omdat niet al het kapitaal uit eigen middelen hoeft te komen.

Er zitten echter ook nadelen aan externe financiering. Denk aan rentekosten, (langdurige) terugbetalingsverplichtingen of zelfs verlies van zeggenschap over uw organisatie. Het is daarom nog beter om te kijken naar hoe u de financiële gezondheid van uw organisatie kunt verbeteren zodat u geen externe financiering meer nodig heeft. Hoe doet u dat?

Allereerst is het belangrijk om het te hebben over de DSO. De DSO weerspiegelt de gemiddelde tijd - gemeten in dagen - die een bedrijf nodig heeft om betalingen te innen voor aankopen op basis van krediet van zijn klanten nadat een factuur is uitgegeven. De DSO is een nuttige indicator om de gezondheid van de cashflow van een bedrijf te identificeren en te volgen. Bijvoorbeeld, als elke organisatie die op krediet van uw bedrijf heeft gekocht, volledig en op tijd betaalt op de 30e dag na ontvangst van een factuur, zou u een DSO van 30 hebben. In de echte wereld komen betalingen echter meestal niet consistent of soepel binnen.

Hoe langer het duurt om de gemiddelde betaling van uw klanten te ontvangen, hoe hoger uw DSO is. Als een bedrijf consequent een lage DSO-score heeft, duidt dit op een gezonde branche, efficiënte debiteurenadministratie en tevreden klanten. Een te hoge DSO zorgt voor liquiditeitsproblemen. Er moeten investeringen gemaakt worden en rekeningen betaald worden, maar het geld staat op de bankrekening van uw klanten in plaats van die van uw organisatie. Zo kunt u zich genoodzaakt voelen om naar externe financiering te zoeken. Uw leveranciersrelaties worden slechter en uw liquiditeitsprobleem kan ernstige gevolgen hebben voor de groei of zelfs het voortbestaan van uw bedrijf. Een aanzienlijk deel van de bedrijfsfaillissementen wordt direct of indirect veroorzaakt door een te hoge DSO.

Als u specifiek de prestaties van uw creditmanagementafdeling wilt meten is de DSO een relatief grove ratio die hier niet altijd even geschikt voor is. De DSO kan namelijk worden beïnvloed door acties of beslissingen die buiten de controle van uw creditmanagers liggen. Als uw salesafdeling bijvoorbeeld te uitgebreide betalingsvoorwaarden aanbiedt, zal de DSO toenemen, terwijl dat niet per sé de schuld is van uw creditmanagementafdeling.

Betere manieren om de efficiëntie en productiviteit van uw creditmanagementafdeling te meten zijn onder andere:

• Berekenen van de DDSO.
• Het meten van DSO na aftrek van grote bedragen als gevolg van operationele problemen en fouten gemaakt door uw bedrijf.
• Bepalen van de gemiddelde tijd dat orders in de wachtrij staan voor een creditcheck voordat ze worden beoordeeld, eventueel inclusief de tijd dat het kost om de creditcheck te doen.
• Het berekenen van de kosten die uw creditmanagementafdeling maakt per factuur.
• Meten van de gemiddelde tijd die nodig is om een nieuwe account te openen.
• Het bepalen van het gemiddelde aantal dagen dat een factuur achterstallig is voor de klant een betalingsherinnering krijgt
• Berekenen hoe vaak de klant wordt benaderd als hun factuur achterstallig is.

DDSO (Days Delinquent Sales Outstanding), ook bekend als Average Days Delinquent, berekent de gemiddelde tijd vanaf de vervaldatum van de factuur tot de betaaldatum. Deze ratio kunt u gebruiken om individuen, subgroepen of algehele incassoprestaties te beoordelen. Het voordeel van DDSO ten opzichte van DSO, is dat uw creditmanagementafdeling theoretisch gezien de directe controle heeft over de hoeveelheid achterstanden die op enig moment uitstaan. Dit kunt u niet altijd zeggen van de DSO. De formule voor DDSO is: DSO - Best mogelijke DSO.

DIO (Days Inventory Outstanding) is een ratio voor het beheer van uw werkkapitaal die het gemiddelde aantal dagen meet dat uw organisatie voorraad aanhoudt voordat deze wordt verkocht. Hoe lager dit cijfer, hoe korter de periode waarin geld vastzit in voorraad en hoe lager het risico dat de voorraad verouderd raakt. De DIO wordt ook wel aangeduid als DSI of DII.

U berekent de DIO zo: (Voorraden x 365 dagen) / Inkoopwaarde van omzet.

DPO (Days Payable Outstanding) is in feite het tegenovergestelde van de DSO. Deze ratio berekent het gemiddelde aantal dagen dat een bedrijf nodig heeft om betaling te ontvangen van zijn klanten. Vanuit een perspectief van werkkapitaalbeheer is een hoge DPO wenselijk, omdat een bedrijf dat lang wacht met betalen van leveranciers zijn cash langer kan blijven gebruiken. Een hoge DPO kan echter ook een indicatie zijn dat uw bedrijf moeite heeft om op tijd aan de verplichtingen te voldoen. Daarom kan het in sommige situaties verstandig zijn om de DPO te verlagen. Bijvoorbeeld, een bedrijf met een hoge DPO loopt misschien kortingsmogelijkheden mis die leveranciers bieden voor vroegtijdige betaling. Wat een goede of slechte DPO is, is daarnaast afhankelijk van de sector waarin uw bedrijf zich bevindt.

De DPO berekent u als volgt: crediteuren x aantal dagen / de kosten van verkochte goederen.

Met de DSO, DIO en DPO kunt u de Cash Conversion Cycle berekenen. Dit is een ratio die uitdrukt hoeveel dagen een bedrijf nodig heeft om het geld dat het uitgeeft aan voorraad weer om te zetten in geld door zijn product te verkopen. De CCC is een belangrijke maatstaf voor werkkapitaal voor alle bedrijven die voorraad kopen en beheren. Het is een indicator van operationele efficiëntie, liquiditeitsrisico en de algehele financiële gezondheid. Hoe lager de CCC van uw bedrijf, hoe korter uw geld vastzit in debiteuren en voorraad, hoe hoger uw cashflow, en hoe gezonder uw bedrijf. Een hogere CCC betekent dat het langer duurt om cash te genereren, wat weer een negatief effect heeft op uw liquiditeit en financiële gezondheid.

Zo berekent u de Cash Conversion Cycle: DIO + DPO – DSO = CCC.

Als uw bedrijf er lang over doet om openstaande debiteuren te innen, te veel voorraad heeft liggen, of uw uitgaven te snel betaalt, verhoogt dat de CCC. Maar als uw bedrijf snel openstaande betalingen int, nauwkeurig de behoefte aan voorraad voorspelt, of als uw organisatie langzaam zijn rekeningen betaalt, verkort dat uw CCC. En dat extra geld kan uw organisatie weer gebruiken om extra aankopen of investeringen te doen of openstaande schulden af te lossen. Zo hoeft u geen externe financiering aan te vragen.

Om uw CCC te verlagen kunt u zich richten op één of meerdere van de drie componenten ervan, of alledrie. Als u de DPO verhoogt, en/of de DSO en DIO verlaagt, zorgt dat allemaal voor een vermindering van de CCC. Dit kunt u op de volgende manieren doen:

• Voorraden sneller omzetten in sales.
• Zorgen dat uw klanten u sneller betalen.
• De tijd nemen om uw leveranciers te betalen.

De CCC staat niet op zichzelf; het beschrijft slechts de manier waarop uw bedrijf omgaat met leveranciers en klanten. Als u bijvoorbeeld de tijd neemt om uw leveranciers te betalen, zullen uw leveranciers op hun beurt een hogere DSO krijgen. Dat kan bij uw leveranciers weer zorgen voor liquiditeitsproblemen waardoor ze misschien hun orders niet op tijd kunnen vervullen. En daar kunt uw organisatie weer door in de problemen komen. 

Met behulp van onze data kan GraydonCreditsafe u ook helpen uw DSO en CCC te verminderen. Wij segmenteren uw klanten op basis van hun betalingsgedrag, kredietrisico en winstgevendheid. Onze analisten identificeren patronen, trends en uitschieters in uw klantportfolio. Hiermee kunt u bijvoorbeeld achterhalen welke klanten andere partijen op tijd betalen, welke klanten te laat of in gebreke blijven, welke de meeste omzet of marge genereren en waar nog groei ligt.

Op basis van deze analyse kunt u uw kredietvoorwaarden, betalingsmethoden en incassostrategieën afstemmen op elk segment en uw acties dienovereenkomstig prioriteren wat uw DSO ten goede komt. Ook kunnen wij uw salesorganisatie helpen met een marktanalyse en leveren wij financieel gezonde en goed betalende prospects als gezonde aanvulling op uw huidige klantportfolio.

Meer weten? Neem dan contact met mij op.

Errick Vollema
Regional Sales Director @ GraydonCreditsafe
e-mail | 06-15166935