Ondernemers hebben vaak nog moeite met het opstellen van een goed incassotraject. Het is belangrijk dat u stellig optreedt om zo snel mogelijk uw geld te krijgen, maar tegelijkertijd ook niet te opdringerig bent. Hoe ziet een goed incassotraject eruit?
Het opstellen van een stappenplan geeft meer structuur aan uw organisatie. U heeft dan helder op het netvlies op welk moment u welke acties gaat ondernemen.
Het incassostappenplan beschrijft het voorkeurstraject dat u kunt uitvoeren wanneer de klant de rekening niet binnen de afgesproken termijn heeft betaald (=betalingstermijn). Het doel is om gestructureerd en wel overdacht met late betalers om te gaan. Dit stappenplan is zéér bedrijfs-, branche-, en soms zelfs klantafhankelijk! Want misschien heeft u wel aparte afspraken gemaakt met uw klanten over de betalingstermijn, of hanteert u zelfs een uiteenlopende betalingstermijn voor elke klant.
De service call: een extra contactmoment
Idealiter voegt u ook een service call toe aan uw stappenplan. Dit geeft u de mogelijkheid om een extra contactmoment met uw klant te hebben en mogelijkerwijze in te kunnen spelen op vragen of latente behoeftes die uw klant heeft. De service call, zo zegt de naam al, biedt een stuk service. Heel erg tevreden klanten kopen meer. De service call kan dus ook nog eens commercieel interessant uitpakken. Deze service call plant u in vóór de vervaltermijn van de factuur.
Onderstaand stappenplan is een gemiddelde van de dagelijkse praktijk. Zoals eerder aangegeven is elke markt anders, verschillen omstandigheden en zijn er misschien afwijkende afspraken gemaakt met uw verschillende klanten met betrekking tot de betalingstermijn.
| Dagen na vervaldag factuur/vorige stap | Totaal aantal dagen na vervaldag factuur | |
| Service call vóór vervaldatum factuur | -5 (ervóór) | -5 (ervóór) |
| Herinnering | 5 | 5 |
| Aanmaning | 12 | 17 |
| Belronde 1 | 10 | 27 |
| Ingebrekestelling | 14 | 41 |
| Belronde 2 | 7 | 48 |
| Toestemming incasso | 7 | 55 |
| Overdracht incasso | 5 | 60 |
Ook voor het prospect- en acceptatietraject kunt u stappenplannen ontwikkelen.
Denk bij het (klant)acceptatietraject bijvoorbeeld aan zaken als:
• Wie accepteer ik niet of wel als klant en onder welke voorwaarden?
• Wanneer vraag ik een kredietinformatierapport aan?
Het doel is steeds om gestructureerd, consequent en wel overdacht te werk te gaan.
Whitepapers
De laatste best practices in credit, risk en data management.
Debiteurenrisico verkleinen met 4 instrumenten
Verklein uw debiteurenrisico met deze handige tips
Is uw bedrijf financieel gezond?
5 kengetallen die impact hebben op uw kredietwaardigheid
Gerelateerde blogartikelen
De laatste trends in credit, risk en data management.