Oppdater leverandørregister regelmessig
Oppdater listen over godkjente leverandører for bedriften din. Aksepter ikke fakturaer eller påståtte avtaler fra selskaper som ikke er oppført i leverandørregisteret.
Sørg for at avtaler er på plass
Forsikre deg om at det finnes skriftlige avtaler eller avtaledokumenter for alle tjenester eller varer bedriften kjøper. Dette kan bidra til å unngå situasjoner der fakturafusk forsøkes uten grunnlag. Pass på å be om og lagre kopier av alle avtaler og dokumentasjon som bekrefter gjennomførte transaksjoner.
Vær oppmerksom på unormale fakturaer
Vær grundig når du går gjennom fakturaer og vær spesielt oppmerksom på fakturaer som ikke samsvarer med tidligere avtaler eller forretningsforbindelser. Hvis noe virker mistenkelig eller avvikende, bør du handle umiddelbart. Forbered et standardbrev der ukjente fakturaer bestrides og avtalegrunnlag etterspørres. Dette kan brukes av personalet for å unngå at svindelkrav går til inkasso og Namsmannen.
Sikre tydelig kommunikasjon
Kommuniser tydelig med leverandørene dine og be om at all kommunikasjon, inkludert endringer i avtaler eller bestillinger, dokumenteres skriftlig. Dette gir deg en sterkere posisjon hvis en fakturafusk skulle oppstå, og du trenger å bestride den.
Opplær og informer personalet
Sørg for at de ansatte er klar over fakturasvindel og vet hvordan de skal handle hvis de mistenker at de har mottatt en slik faktura. Instruer dem i å aldri akseptere noen form for opptak via telefon og å ikke inngå avtaler i ferieperioden. Alle slike saker kan vente til det ordinære personalet er tilbake.
Hvis du har mottatt en fakturasvindel, er det viktig å handle raskt og riktig for å håndtere situasjonen på best mulig måte. Her er noen trinn å følge hvis du mistenker at du har mottatt en fakturasvindel:
Kontakt selskapet
Hvis du mistenker at fakturaen er en svindelkrav, bør du kontakte selskapet som utstedte fakturaen. Du kan gjøre dette ved å ringe, sende e-post eller brev. Stryk en strek over fakturaen og skriv: "Bestrider betalingsansvar på grunn av manglende avtale" - bestridelsen bør også sendes til fakturautstederen, ikke bare opprettes.
Dokumenter all kommunikasjon
Lagre all kommunikasjon som foregår mellom deg og selskapet angående svindelforsøket. Dette kan være e-postkorrespondanse, brev, notater eller telefon samtaler. Dette vil være verdifulle bevis hvis du trenger å bestride fakturaen eller ta ytterligere tiltak senere.
Meld fra til myndighetene
Hvis du er overbevist om at det dreier seg om en svindelforsøk og at du har blitt utsatt for et bedrageriforsøk, bør du vurdere å anmelde saken til politiet. Du kan kontakte politiet og levere en anmeldelse med all relevant informasjon og bevis du har samlet. Det kan også være verdt å rapportere svindelforsøk til ditt lokale forbrukerråd eller tilsvarende myndighet.