U wilt onderscheid maken tussen verschillende type klanten, maar vindt het wel belangrijk om gestructureerd te werken. Hierbij kan de risicomatrix u helpen.
U wilt onderscheid maken tussen verschillende type klanten, maar vindt het wel belangrijk om gestructureerd te werken. Hierbij kan de risicomatrix u helpen.
Door de risico’s van de huidige en toekomstige klanten te bepalen kan er zowel proactief als reactief gehandeld worden om de risico’s te verkleinen en openstaand saldo eerder binnen te krijgen. De risicomatrix is een methode om uw klanten te categoriseren in type, belangrijkheid, risico en de daarbij behorende actiepaden.
Ervaring uit de praktijk in debiteurenrisico toont aan dat er een aantal stappen doorlopen moeten worden voor effectief debiteurenbeheer. Hier een eenvoudig stappenplan dat u kunt volgen om tot een actieplan te komen.
Wellicht heeft u zowel particuliere als zakelijke klanten. In dat geval weet u uit ervaring dat deze verschillende debiteuren ook een verschillende aanpak nodig kunnen hebben. Een aanmaantraject voor een particulier waarin veel bel-acties zitten kan bijvoorbeeld een heleboel werk opleveren, maar weinig resultaat boeken omdat deze debiteuren moeilijk te bereiken zijn.
Waar voor een bepaalde klantcategorie een schriftelijk actiepad goed werkt, is voor een andere klantcategorie persoonlijk contact een betere oplossing. Een ander voorbeeld is dat u voor uw kleine klanten bij wanbetaling redelijk snel een incassobureau inschakelt, maar voor uw keyaccounts dit middel niet snel zal toepassen en eerder persoonlijk contact zal zoeken.
Voorbeelden van klantcategorieën zijn:
Tip: wees selectief in het bepalen van het aantal klantcategorieën.
Stel u heeft nu drie klantcategorieën; groot, gemiddeld en klein. Met deze categorieën kunt u uw debiteurenbeleid nu al segmenteren. In dit voorbeeld kunt u dus nu drie verschillende actiepaden maken. Behalve dat u gebruik kunt maken van klantcategorieën, kunt u ook risicograden opnemen in uw matrix. Een goed betalende grote klant zal dan een ander aanmaningstraject ingaan dan een slecht betalende grote klant.
Afhankelijk van het aantal actiepaden dat u wenst toe te passen in de situatie van uw onderneming kunt u een aantal risicograden toevoegen.
Bijvoorbeeld:
In dit voorbeeld heeft u nu drie klantcategorieën en drie risicograden.
De waardes hoeven niet allemaal even zwaar mee te wegen (zie het voorbeeld hieronder):
| KPI | Wegingsfactor |
| Aantal jaren klant | 10% |
| Kredietlimiet | 40% |
| DSO | 50% |
| Risicograad: aantal jaren klant |
Waardevertaling |
| Hoog (1) | <1 jaar |
| Matig (2) | 1 - 3 jaar |
| Laag (3) | >3 jaar |
| Risicograad: kredietadvies* | Waardevertaling |
| Hoog (1) | 1 - 2 |
| Matig (2) | 3 |
| Laag (3) | 4 - 5 |
| Risicograad: DSO | Waardevertaling |
| Hoog (1) | Betaling na 61 dagen |
| Matig (2) | Betaling tussen 31 - 60 dagen |
| Laag (3) | Betaling binnen 30 dagen |
*In dit voorbeeld gaan we uit van waardes tussen de 1 - 5 (slecht - goed). Dit is een voorbeeld over hoe u dit in de praktijk vorm kan geven, hierachter kunt u nog uw eigen weging hangen. Bijvoorbeeld: een kredietlimiet van EURO 100.000 = 5 (goed).
Als we bovenstaande waardes als voorbeeld nemen, kunnen we een debiteur nu in gaan delen:
Voorbeeld debiteur: Debiteur Jansen B.V.
Kleine klant
Aantal jaren klant: 2 jaar
Kredietadvies: 4
D.S.O: 34 dagen
Matig (2) gedeeld door 100% maal 10% = 0,2
Laag (3) gedeeld door 100% maal 40% = 1,2
Matig (2) gedeeld door 100% maal 50% = 1,0
Opgeteld is de eindscore voor debiteur Jansen 2,4. Afgerond komen we uit op 2, wat een matig risico betreft.
Aan elk blok is een aanmaningstraject gekoppeld. Het grote voordeel van het werken met risicograden ten opzichte van alleen met klantcategorieën is dat het gedrag van de klant nu mee kan worden gewogen in de keuze voor het actiepad. Als de klant later gaat betalen, neemt het risico toe en zal het aanmaningstraject strenger zijn.
Bij elk segment van de matrix dient u het actiepad vast te stellen. Daarbij geldt dat hoe hoger het risico is hoe intensiever, persoonlijker en frequenter het klantcontact is.
Bepaal eerst welke acties van belang zijn voor de actiepaden. Vervolgens richt u het actiepad in.
…………
Voorbeeld:
0 30 35 45 55 60 65
A B C D E F G
A dag 0 Factuurdatum
B dag 30 Vervaldatum
C dag 35 Eerste aanmaning
D dag 45 Een telefoongesprek
E dag 55 Tweede aanmaning
F dag 60 Laatste sommatie
G dag 65 Ter incasso
U heeft zojuist het stappenplan doorlopen en bent tot een actieplan gekomen dat u kunt gebruiken bij uw debiteurenbeheer. Om u een terugblik te geven op welke stappen we hebben doorlopen, een korte samenvatting.
In de eerste stap zijn de klantcategorie vastgesteld; verschillende debiteuren hebben een verschillende aanpak nodig, wees selectief! In de volgende stap zijn de risicograden bepaald, welke samen met de klantcategorie uw debiteurenbeleid verder segmenteren. In stap 3 zijn de risicograadfactoren bepaald en in waardes vertaald. Er zijn verschillende waardes die u mee kan laten wegen om tot een besluit te komen of een debiteur een hoog, matig of laag risico profiel heeft. Vergeet niet aan te geven wat de verschillende risicograadfactoren inhouden voor u! In de laatste en vierde stap stelt u bij elk segment een actiepad vast. Hoe hoger het risico, des te intensiever, persoonlijker en frequenter het klantcontact!
Whitepapers
De laatste best practices in credit, risk en data management.
Strategisch creditmanagement in 5 stappen
Ontdek hoe u gemakkelijk uw krediet kunt managen
Debiteurenrisico verkleinen met 4 instrumenten
Minder last van wanbetalers met deze 4 instrumenten
Gerelateerde blogartikelen
De laatste trends in credit, risk en data management.