Een aanmaning schrijft u wanneer uw klant geen actie onderneemt op uw betalingsherinnering. Maar hoe schrijft u een goede aanmaning? Één die ervoor zorgt dat u een goede relatie houdt met uw klant, maar die tegelijkertijd wel zijn doel bereikt. Namelijk; een betaalde rekening. Voorbeelden genoeg, maar zorg dat u altijd de onderstaande punten in het oog houdt bij het opstellen van uw aanmaning. Een goede aanmaning doet wonderen…
De aanmaning volgt na de betalingsherinnering en vaak ook na het vriendelijk herinneren van de klant aan de verstreken termijn. Dit betekent wel dat uw klant, ondanks uw verzoeken, geen aanstalten heeft gemaakt de rekening te betalen. Ons advies is dan ook om 2 dagen na het verstrijken van de afspraak op uw herinnering, de aanmaning te versturen. Zo laat u zien dat u er bovenop zit en uw betalingen serieus neemt. Nog steeds blijkt uit de praktijk: wie het hardst roept, komt vaak bovenop de stapel om te betalen.
Een goede aanmaning bestaat in principe uit drie alinea’s. In de eerste alinea wijst u uw klant erop dat er nog niet betaald is. Hierin bent u een stuk dwingender dan in uw eerste betalingsherinnering, het doel is namelijk anders. Met de aanmaning biedt u de klant een allerlaatste kans om te betalen, voor u naar een incassobureau stapt....
Juridische gezien kunt u al aanspraak maken op een vergoeding van de rente- en incassokosten. Toch kiest u hiervoor om dit niet te doen, omwille van de relatie. Wilt u meer inspelen op het gevoel van de debiteur? Benoem dan bijvoorbeeld dat u er bewust voor kiest tot op heden geen kosten in rekening te brengen. Kent u de naam van de verantwoordelijke voor de betaling? Zorg dat u deze persoon bij naam en toenaam noemt. Zijn er zaken die u specifiek besproken hebt tijdens het telefoongesprek? Iets zakelijks of juist privé? Hiermee kunt u de brief beginnen. Zo voelt deze persoon zich meer aangesproken en verantwoordelijk.
In de tweede alinea beschrijft u hoe de klant als nog kan betalen. Bedenk voor uzelf hoeveel ruimte u de debiteur wilt geven. Dit kan per debiteur (en uw vertrouwen in de betaling) verschillen. Twijfelt u? Gebruik dan de onderstaande richtlijn:
Betalingstermijn factuur Betalingstermijn aanmaning
0-14 dagen 3 dagen
15-30 dagen 5 dagen
31+ dagen 7 dagen
Belangrijk is dat u een kortere termijn opneemt dan bij uw herinnering om meer druk te zetten op de debiteur. Zorg ervoor dat uw klant over alle informatie beschikt om meteen tot betaling over te kunnen gaan. Net als bij het versturen van de originele factuur is het belangrijk alle obstakels die een klant tegen zou kunnen komen bij het betalen van een factuur vooraf weg te nemen. Niet-betaling mag nooit aan u zelf liggen…
In de laatste alinea sluit u af met een vermelding van uw volgende stap. Dat kan zijn het in rekening brengen van vertragingsrente, of het overdragen van de factuur aan een incassobureau of deurwaarder. Sluit af met een persoonlijk noot: Benadruk dat u prettig zakendoet met de klant en deze samenwerking graag wilt voortzetten en er daarom vanuit gaat dat de betaling snel wordt voldaan.
Aanmaning voorbeeld tips:
Mocht uw klant na de (tweede) aanmaning nog steeds niet overgaan tot betalen, dan kunt u een sommatie sturen.
Whitepapers
De laatste best practices in credit, risk en data management.
Het debiteurenrisico van uw bedrijf verkleinen
4 instrumenten om uw debiteurenrisico te verkleinen
Hoe kunt u wanbetaling voorkomen?
12 maatregelen om wanbetaling tegen te gaan
Gerelateerde blogartikelen
De laatste trends in credit, risk en data management.