Tips: wanbetaling voorkomen als zzp'er | Creditsafe
Wanbetaling

6 tips voor zzp’ers om wanbetaling te voorkomen en betalingsrisico’s te beperken

Wanbetaling zorgt voor stress, kost geld en verstoort de relatie met uw klant. Hoe kunt u dat voorkomen en uw risico's beperken?

4 Min

Als u zzp’er bent, heeft u misschien wel eens te maken gehad met een klant die te laat, of niet betaalde. Het internet staat vol met schrijnende verhalen. Volgens een onderzoek van de zzp-barometer heeft bijna een kwart van de zzp’ers last van wanbetaling. Veel zzp’ers geven daarbij aan dat ze daardoor 5% of meer van hun omzet verliezen. 

Daarnaast is bijna tweederde van de zzp’ers onzeker over hun financiën. De dreiging van wanbetaling is een reëel probleem wat zzp’ers misschien wel harder raakt dan ondernemers met een groter bedrijf, omdat het een direct verlies van uw eigen maandloon betekent. Financiële onzekerheid kan u veel stress geven, vooral als u geen buffer hebt.

Daarbij kost wanbetaling ook gewoon stress, geld, en verstoort het de relatie met uw klant, en dat terwijl uw rekeningen gewoon door blijven lopen.

Toch besteden veel zzp’ers weinig tot geen aandacht aan dit soort zaken en zijn ze over het algemeen slecht of niet genoeg voorbereid op betalingsrisico’s. En dat terwijl heel erg veel zzp’ers op krediet leveren! Het is wel logisch natuurlijk, want als zzp’er wilt u zich natuurlijk meer bezighouden met uw vak uitoefenen dan met administratie, en de administratie op zich kan al een last zijn. Veel zzp’ers besteden hun verplichte administratie uit aan een boekhouder of gebruiken een boekhoudprogramma, en dat is dan dat. 

Het nadeel is echter dat veel grotere bedrijven hiervan goed op de hoogte zijn. Facturen van zzp’ers hebben vaak een lagere prioriteit, en het is als groter bedrijf makkelijk in te spelen op het feit dat veel zzp’ers niet goed voorbereid zijn op wanbetaling of weten welke risico’s ze eigenlijk lopen. 

Er zijn echter veel simpele voorzorgsmaatregelen die u als zzp’er kunt nemen om veiliger zaken te doen en risico’s en wanbetaling van uw facturen te voorkomen, zonder dat het u al te veel tijd of geld kost.

Chapter 1

1. Wees kritisch over welke klanten u aanneemt

Veel zzp’ers zijn blij met elke klant. Dat is natuurlijk logisch, want klanten zorgen voor inkomsten en het is niet altijd makkelijk om aan een goede klant te komen. Zeker als u onzeker bent over uw financiën wilt u graag elke kans aangrijpen. 

Maar niet elke kans is een goede kans. Door in zee te gaan met een bedrijf dat uw facturen vervolgens niet, slecht of te laat betaalt, komt u misschien meer in de financiële problemen dan als u een potentiële klant afwijst omdat u deze niet voldoende vertrouwt. Denk aan onbetaalde uren die u nuttiger had kunnen besteden, en de stress en extra kosten die komen kijken bij het dealen met een onbetaalde factuur. 

Chapter 1

2. Spreid uw klanten en zorg voor een buffer

Hoewel het aanlokkelijk is om langere tijd voor één grote klant te werken, zorgt dit ook voor extra risico’s. Want als die ene grote klant niet betaalt, heeft dit gelijk een groot effect op uw financiën en uw eigen onderneming. Zorg er dus altijd voor dat u meerdere klanten tegelijk heeft en hou daarbij goed in het oog dat u niet te afhankelijk wordt van één klant. Als er dan een van hen hun factuur niet betaalt, kunt u terugvallen op uw andere klanten. Zo loopt u minder financieel risico en fluctueren uw inkomsten minder.

Als u hiernaast een buffer achter de hand houdt voor het geval dat, kunt u eventuele tekorten in uw cashflow beter opvangen en bent u beter voorbereid, mocht het tóch een keer misgaan.

Chapter 1

3. Stel een vast proces op voor betalingstermijnen en te late betalingen

Als er geen betalingstermijn is vastgelegd in de factuur, is deze wettelijk vastgesteld op 30 dagen. Maar het is beter om een kortere betalingstermijn aan te houden van bijvoorbeeld 14 dagen. Daarmee verkleint u het risico op te late betaling en heeft u langer de tijd om een onbetaalde factuur alsnog te innen. 

Het kan lastig zijn om klanten te pushen om te betalen als u dit niet gewend bent. Misschien bent u bang om ze te verliezen of om uw goede reputatie kwijt te raken, of om onprofessioneel over te komen. Maar bedenk daarbij dat u een professional bent en dat u gewoon betaald hoort te worden voor uw producten of diensten. Dat hoeft niet op een agressieve manier, maar het is wel belangrijk om actief achter uw geld aan te gaan.

Onderstaande structuur voor het sturen van betalingsherinneringen kan u helpen om om te gaan met te laat betaalde facturen maar toch de verstandhouding met uw klant positief te houden. U kunt deze natuurlijk aanpassen naar uw eigen bedrijfsvoering. Maar over het algemeen is het verstandig om de betalingsdata van de termijnen bij elkaar op te tellen, en ervoor te zorgen dat het totaal overeenkomt met de termijn waarop u sowieso betaald wilt zijn.

  1. Begin als eerste met een paar extra dagen aanhouden voor u een herinnering stuurt. Het kan natuurlijk voorkomen dat de betaling onderweg is of dat de klant de factuur pas op de laatste dag heeft betaald. Ook kan er soms enige tijd overheen gaan voor betalingen boven de 2.000 euro zijn verwerkt.

  2. Als u de eerste herinnering stuurt, hou deze vriendelijk. Hanteer een nieuwe en kortere betalingstermijn van 10 dagen. Zet er duidelijk ‘betalingsherinnering’ boven en voeg een kopie bij van de originele factuur. Blijf vriendelijk en beleefd, wellicht is er iets voorgeschoten waardoor de klant vergeten is te betalen. Zet er een notitie bij dat als de betaling inmiddels al heeft plaatsgevonden, de herinnering als niet verzonden kan worden beschouwd.

  3. Wees bij de tweede herinnering wat strenger. U heeft de klant inmiddels al een herinnering gestuurd. Hanteer een betalingstermijn van 5 dagen, en voeg wederom een kopie bij van de originele factuur. Zet er wederom een notitie bij dat als de betaling inmiddels al heeft plaatsgevonden, de herinnering als niet verzonden kan worden beschouwd.

  4. Bij de derde herinnering kunt u stevige taal gebruiken. Blijf echter wel professioneel. Uw betaling heeft duidelijk geen prioriteit, en veel bedrijven maken misbruik van het feit dat ZZP’ers vaak geen fatsoenlijk vangnet hebben en niet zo snel een incassobureau inschakelen. Vermeld dat er maatregelen zullen volgen als betaling uitblijft, en zet er duidelijk ‘Laatste aanmaning’ boven. 


Een proces als bovenstaande achter de hand hebben helpt vaak al een hoop als het gaat om het tijdig betalen van uw facturen. Vooral de dreiging van het inschakelen van een incassobureau of andere maatregelen kan een goede stok achter de deur zijn om ervoor te zorgen zorgen dat bedrijven alsnog uw factuur betalen – dit staat los van of u deze nu wilt inschakelen of niet. 

Ook hier is het verstandig om goed op de hoogte te zijn van de voordelen en nadelen hiervan. Incassobureaus kosten ook geld, en het kan dat de waarde van de factuur niet hoog genoeg is om deze in te schakelen en daarbij nog winst over te houden.

Chapter 1

4. Check nieuwe klanten vooraf op kredietwaardigheid

Veel zzp’ers ‘checken’ hun klanten door ze simpelweg te Googlen of bij het bedrijf in kwestie langs te gaan. Maar als u puur op deze manier een vertrouwensband opbouwt, mist u wellicht belangrijke signalen. Bovendien is het belangrijk om een klant te behandelen als een zakenrelatie, en niet als een vriend of familielid. Dus kan een beetje extra zekerheid nooit kwaad. 

Door vooraf een kredietrapport van uw nieuwe klant te bekijken, kunt u controleren of uw veelbelovende nieuwe klant inderdaad in staat is om uw factuur te betalen. Starten met creditmanagement kan een uitdaging lijken, maar is simpeler dan het lijkt! 

De Kredietrapporten van Creditsafe bevatten een gestandaardiseerde kredietscore over elk bedrijf in Nederland. Naast bedrijven in Nederland levert Creditsafe ook kredietrapporten over miljoenen bedrijven in meer dan 160 andere landen. De kredietscore is een cijfer van 1 tot 100, die de kans weergeeft dat een bedrijf binnen 12 maanden failliet gaat. Is de kredietscore van een bedrijf 36 of lager? Dan is het onverstandig om dit bedrijf krediet te verlenen en kunt u beter vragen om betaling vooraf.

De kredietlimiet is daarnaast een handige indicator om te zien welk bedrag u maximaal op rekening kunt leveren bij een bedrijf. Zo kunt u door een kredietrapport te bekijken in één oogopslag zien of u, en hoe veel u op krediet kunt leveren aan een bedrijf. 

Creditsafe gebruikt in totaal 7 scoremodellen om zo scherp mogelijk en maximaal gebruik te maken van beschikbare data. Deze houden ook rekening met de default-data die beschikbaar is. Zo worden bijvoorbeeld eenmanszaken, besloten vennootschappen of starters in verschillende modellen beoordeeld op hun risico dat ze failliet gaan. Wilt u meer weten over de statistieken achter het kredietrapport? Download het whitepaper 5 financiële kengetallen die invloed hebben op uw kredietwaardigheid om meer inzicht te krijgen hoe onze scores en limieten worden vastgesteld.

Verder kunt u in onze Kredietrapporten ook andere nuttige informatie inzien als u hier dieper in wilt duiken, zoals de gedeponeerde jaarverslagen, hoe de kredietscore en -limiet heeft gefluctueerd over tijd, de (internationale) groepsstructuur van een bedrijf of wie de eigenaar is. 

Zo kunt u controleren of die veelbelovende nieuwe klant inderdaad zo mooi is als hij lijkt, en of u inderdaad zaken doet met wie u denkt dat u zaken doet.

Chapter 1

5. Controleer uw facturen nog een keer extra

Klopt het adres op de factuur wel? Weet u wie de belanghebbende is van het bedrijf die uw producten of diensten afneemt en wie er verantwoordelijk is voor het betalen van de facturen? Al deze zaken kunt u extra checken in het Kredietrapport van uw klant. 

Zo voorkomt u facturatiefouten en weet u zeker dat de factuur terecht komt bij de rechtshebbende persoon, zodat de betaling soepeler verloopt!

Chapter 1

6. Houd wijzigingen in de financiële situatie van uw klanten in de gaten

Heeft u een langer lopende klant of een klant die regelmatig bij u terugkomt? Dan is het belangrijk om in de gaten te houden of deze niet alleen bij de start van uw zakelijke relatie kredietwaardig is, maar dit ook blijft. Vooral als dit een klant is waar u in meer of mindere mate afhankelijk van bent.

Het kan namelijk voorkomen dat een klant aan het begin van uw samenwerking kredietwaardig is, maar na verloop van tijd niet meer. Dat kunt u meestal zelf al merken door goed te letten op signalen of het slecht gaat met uw klant. Bijvoorbeeld als communicatie met uw klant steeds lastiger wordt, ze uw mails beginnen te negeren, u steeds weer andere mensen te spreken krijgt, of als hun betalingsgedrag of houding richting u verandert. Het is dus belangrijk om hier alert op te blijven.

Als u extra zeker wilt zijn van uw zaak kunt u ook gebruik maken van onze Monitoringstool. Hiermee bent u met minimale inspanning altijd op de hoogte van de financiële situatie van uw klanten. Als u uw klant in monitoring zet, krijgt u bij een financiële wijziging een melding in uw inbox. Zo kunt u met meer vertrouwen herhaalde opdrachten blijven accepteren, terwijl u geen extra tijd kwijt bent aan handmatig kredietrapporten controleren en onnodige administratieve handelingen. En dan kunt u zich met vertrouwen focussen op uw werk.

Als bovenstaande 6 strategieën aanhoudt en doorvoert in uw manier van werken, kan dit een groot verschil maken voor uw eigen cashflow en kunt u meer grip krijgen op uw eigen financiële situatie en het betalingsgedrag van uw klanten. Het kan intimiderend lijken, maar zorgt er ook voor dat de kans op wanbetaling verkleint en u bovendien beter voorbereid bent als het toch gebeurt. Daarmee houdt u uw onderneming gezond en toekomstbestendig.

Gratis een kredietrapport opvragen van een bedrijf naar keuze?

Vul een bedrijfsnaam in om te beginnen.



Whitepapers

De laatste best practices in credit, risk en data management.

B2B e-commerce gamechanger

Mis geen omzet meer in het weekend en in de avonduren.

Is uw bedrijf financieel gezond?

5 kengetallen die impact hebben op uw kredietwaardigheid.

Gerelateerde blogartikelen

De laatste trends in credit, risk en data management.