Safety First für die Supply Chain: Mit Hintergrund-Checks bei Lieferanten absichern

Eine funktionierende Lieferkette gehört zu den wichtigsten Bedingungen für einen erfolgreichen Geschäftsbetrieb. Fällt in ihr ein wichtiges Glied aus, kann dies im schlimmsten Falle die gesamte Produktion lahmlegen und somit zu Ausfällen und finanziellen Verlusten, sowie einem Reputationsschaden führen. Es gehört aus diesem Grund zu den Aufgaben der Einkäufer, ihre Lieferanten genau im Auge zu behalten. Ein finanzieller Hintergrundcheck ist dabei essenziell. Ein Blick in die Bilanzen bzw. die Jahresumsätze sowie Compliance Checks bei neuen und alten Partnern geben Aufschluss über die Zuverlässigkeit ihrer Lieferbeziehungen. Viele Einkäufer setzen deshalb auf Wirtschaftsauskunfteien, um tiefergehende Einblicke in ihre Geschäftspartner zu bekommen. Was Einkäufer bei der Wahl des richtigen Anbieters beachten sollten, weiß Michael Richards, Geschäftsführer von Creditsafe Deutschland, der weltweit am meisten genutzten Wirtschaftsauskunftei.


Altes Business, neue Regeln: Risikomanagement ist wichtiger als je zuvor

Ein gutes Bauchgefühl zu haben und seine Geschäftspartner möglichst gut zu kennen, gehörte schon immer zu den wesentlichen Eigenschaften von Einkäufern. In der globalisierten Welt ist ein genauer Check jedoch wichtiger als je zuvor. Früher kamen die Lieferanten zumeist aus dem Inland und die Beziehungen bestanden zum Teil über Jahrzehnte. In der globalisierten Welt denken Einkäufer dagegen international und nutzen digitale Hilfsmittel wie Onlineauktionen. Mit der zunehmenden Digitalisierung verändern sich somit die Zugriffsmöglichkeiten. Gleichzeitig wird es einfacher, seine Lieferanten zu wechseln. Weil aber ein größerer Markt auch schnell an Übersichtlichkeit verliert, Handelsbeziehungen häufig übers Internet abgewickelt werden und somit anonymer sind, wächst der Bedarf an Risikomanagement. Was wenn sich der Lieferant, sein Tochterunternehmen oder eine Muttergesellschaft als fast insolvent entpuppt und eine pünktliche und zufriedenstellende Lieferung somit nicht garantiert ist? 

 

Wirtschaftsauskunfteien als Baustein im Risikomanagement

Wirtschaftsauskünfte können dabei Daten über die Zuverlässigkeit der Lieferanten geben. Sie greifen dabei auf öffentlich verfügbare Quellen wie das Handelsregister, den Bundesanzeiger, veröffentlichte Bilanzen, Branchenverzeichnisse, Daten aus Inkassobüros oder Websites zurück. Die Arbeit der Auskunfteien liegt vor allem darin, durch gewissenhafte Recherche möglichst detaillierte und relevante Daten aus verschiedenen Quellen ausfindig zu machen, diese zu verifizieren und übersichtlich zu präsentieren. Dazu gehören neben den finanziellen Daten auch allgemeine Informationen zu Firmen und ihren Geschäftsführern. Dies ist für Einkäufer nicht nur dann relevant, wenn neue Lieferketten aufgebaut werden, sondern auch bestehende Partnerschaften überprüft werden sollen. Auch bei der eigenen Firmenexpansion oder Internationalisierung stehen Einkäufer vor der Herausforderung, mit der Wahl der richtigen Lieferpartner einen zuverlässigen Betrieb zu gewährleisten. Wirtschaftsauskunfteien sind dabei ein zusätzlicher Baustein im Risikomanagement und ergänzen die persönliche Kontaktpflege der Einkäufer mit zusätzlichen Informationen.

 

So finden Einkäufer die richtige Auskunftei

Alle Wirtschaftsauskunfteien greifen in der Regel auf dieselben allgemein zugänglichen Daten zurück. Trotzdem unterscheiden sich die unterschiedlichen Anbieter in ihren Dienstleistungen - bei der Auswahl des richtigen Partners gibt es daher einige Punkte zu beachten: Die Angebotspalette reicht in der Regel von Unternehmensdaten, Frühwarnsystemen bis hin zu Informationen zur Compliance der Geschäftspartner oder Inkasso-Services. Ein großer Unterschied liegt zudem in der Aufbereitung der verfügbaren Informationen. Manche Anbieter erlauben beispielsweise eine kostenlose Erstauskunft, damit die Kunden ein Gefühl für die Form der Datenpräsentation bekommen. Bei manchen Auskunfteien ist das Preismodell so angelegt, dass die Unternehmen pro Anfrage bezahlen. Fragen verschiedene Abteilungen an, kann dies zu einer Kostenexplosion führen, da sich die Preise für die Auskünfte addieren. Viele Unternehmen setzen daher einige wenige Bevollmächtigte ein, die Zugriff auf die Daten bekommen. Für Einkäufer spielt es dabei eine große Rolle, dass sie selbst die Informationen einsehen können, um ein genaues Bild der Lieferanten zu erhalten. Es kann sich in diesem Zusammenhang lohnen, eine Vollauskunft einzuholen, um verschiedene Abfragen von unterschiedlichen Abteilungen nicht mehrfach bezahlen zu müssen. Unternehmen sollten daher nach Festpreis-Modellen Ausschau halten, bei denen anhand eines geschätzten Bedarfs ein Jahresbetrag ermittelt wird, für den die Einkäufer dann beliebig viele Auskünfte einholen können und somit Budgetsicherheit erhalten.

Fazit: Risikomanagement ist unverzichtbar, ein Vergleich kann sich lohnen

Um auch in einer globalisierten Welt der Verantwortung einer funktionierenden Lieferkette gerecht zu werden, müssen Einkäufer effektives Risikomanagement betreiben. Dazu gehören nicht nur bestimmte Soft Skills und eine gute Beziehung zu den Lieferanten, sondern auch der Zugriff auf Daten um das erste Bauchgefühl zu bestätigen. Daher ist es für Unternehmen bedeutend, sich über ihre Erwartungen und Bedingungen bewusst zu werden und sich über die Konditionen und Leistungen der verschiedenen Anbieter zu informieren.