KYC, PEPs, UBO : comment améliorer votre process KYC ?

KYC, PEPs, UBO : comment améliorer votre connaissance client ?

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Know your customer (KYC), ou connaissance du client, est le nom donné au processus permettant de vérifier l’identité des clients d’une entreprise, leur probité et intégrité.

Ce processus impose aux entreprises d’analyser des liens entre personne physique et personne morale, d’identifier le bénéficiaire effectif (ou UBO pour Ultimate Beneficiary Owner), de détecter la présence ou non de Personne Exposées Politiquement (PEP en anglais), de mettre en place un dispositif LCB/FT  pour maitriser les risques et lutter contre le blanchiment de capitaux, la fraude fiscale, le financement du terrorisme.

Les processus Know your customer sont utilisés par les entreprises de toutes tailles pour prévenir toute forme de risque, Solvabilité, Conformité, Intégrité … des clients face aux réglementations anti-corruption, travail dissimulé, réputation et usurpation d'identité.

 

Ces processus se font typiquement par collecte et analyse de données, vérification de la présence sur des listes (sanction, condamnation, celle des personnes politiquement exposées….. ), l'analyse du comportement et des transactions, etc.

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Les secteurs réglementés sont tenus, par la loi, d'avoir une politique KYC dans le cadre de leur processus d'enregistrement de leurs clients. Bien qu'il ne soient pas obligatoires pour toutes les entreprises, ces contrôles sont essentiels pour éviter que votre entreprise ne soit victime de fraude.

Chapter 1

Qu'est-ce qu'une politique KYC ?

Réaliser une Due Diligence demande de :

Vérifier l'identité

Existence légale, identification de la maison-mère & de la maison-mère ultime, détection des UBO, PEPs...

Évaluer le risque client

Solvabilité, réputation, sanctions, médias négatifs....

Éditer un rapport final

Soit une synthèse de l'analyse client

Enregistrer et sauvegarder l'audit effectué

Surveiller et monitorer

Remédier

Sachez que les politiques en matière de KYC varient d'une entreprise à l'autre. Chaque entreprise doit établir sa cartographie des risques, mettre en place des procédures d’évaluation, de validation, de contrôle, qui tiendront compte des process, et de l’organisation et devront être alignées avec la Raison d’Etre de l’entreprise.

 

Beaucoup commencent par collecter des données et des informations sur leurs clients en utilisant des solutions en Web service ou API.  

 

Une fois tous ces contrôles effectués, votre Due Diligence vous permet de mesurer le risque de travailler ou pas avec un client et, à partir de là, être en mesure de prendre une décision sur la poursuite ou non de votre relation d'affaires. 

 

Ces contrôles doivent être réalisés dès l’entrée en relation et être maintenus tout au long du cycle de vie du client.

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Pourquoi est-il nécessaire d'avoir une politique KYC efficace ?

Pour les assujettis ( Professions réglementées, Entreprises plus de 100 000 000 € de CA et 500 salariés), parce que vous exposez votre entreprise à des sanctions pécuniaires ( 200 000 euros pour une personne physique et 1 000 000 pour une personne morale), des sanctions administratives peuvent être prononcées de manière alternative ou cumulative. 

 

Pour les autres, sachez que vos politiques en matière de connaissance client visent essentiellement à protéger votre entreprise contre les risques de réputation, de fraudes, de pertes dues à des transactions illégales….. 

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L'importance de tenir un registre

Vous devez tenir un registre de toutes les mesures de due diligence que vous avez prises. Les réglementations recommandent de tenir un registre de due diligence pour une période minimale de 12 mois.

Parmi les documents que vous devez conserver, on peut citer :

- les documents d'identification des clients que vous avez obtenus

- évaluations des risques

- vos politiques, contrôles et procédures

- dossiers de formation

 

Il est également très utile d'avoir un outil de conformité qui détaille toutes les mesures que vous avez prises, vous donnant une piste d'audit de chaque étape pour montrer que vous vous êtes conformé si votre entreprise fait l'objet d'une enquête.

 

Il est également recommandé de renouveler régulièrement les contrôles de conformité, en conservant tous les détails pour référence. 

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Des solutions dédiées à la conformité

Nos solutions Compliance rationalisent le processus KYC, optimisent les tâches et augmentent la productivité.

 

Une plateforme unique disponible déployée sur l’ensemble des pays du globe pour uniformiser et faciliter le partage des informations.

 

Un rapport unique regroupant les principales informations sous forme de KPI issus de données (financières, identitaires, légales, juridiques, réputationnelles, sanctions, médiatques) et permettant de charger vos données internes et/ou d’y associer des sources de données externes (Dow Jones, Lexis Nexis, Acuris,..) ou des attestations officielles et légales.

 

Vous avez également la possibilité d’automatiser vos process et d’intégrer les flux de données pour maintenir en temps réel la qualité des informations.

 

Une visualisation dynamique et intégrée du profil client, des portefeuilles (vue consolidée / éclatée), et des rapports personnalisés. 

 

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