Creditmanagement is meer dan enkel debiteuren stalken

In de dagelijkse uitvoering van ons vak zijn we als credit manager druk bezig klanten achter hun broek aan te zitten. Maar ik merk dat er binnen de organisatie nog te vaak verwarring heerst over waarom wij dit doen en wat onze waarde is. Weten we trouwens zelf nog wel waarom het voor ons bedrijf zo belangrijk is dat we dit doen? In dit blog bekijken we het vanuit het oogpunt van de cash conversion cycle. 

‘Het zal wel niet zo vaart lopen met klanten die niet betalen’. Of ‘Maak je geen zorgen, die klant betaalt morgen wel’. Dit soort uitspraken krijgen heel wat credit managers vandaag nog te vaak te horen. Helaas, want dit duidt erop dat het belang van een goed credit management toch nog niet is doorgedrongen in alle lagen van de organisatie. 

Het is daarom belangrijk om eens terug te gaan naar de basis en heel duidelijk te omschrijven in welk geheel credit management nu een functie heeft. We creëren hiermee niet alleen een beter inzicht bij onszelf en onze medewerkers, het helpt ook om anderen uit te leggen wat de toegevoegde waarde van ons werk voor de organisatie is.

Om dat grotere geheel te kunnen overzien, is het verstandig eens te kijken naar de Cash Conversion Cycle (CCC). In de CCC is de DSO (Days Sales Outstanding) een van de drie pilaren. Samen met de DPO (Days Payable Outstanding) en de DIO (Days Inventory Outstanding) geven deze indicatoren een haarscherp inzicht in de periode die er verstrijkt tussen het moeten betalen van een factuur aan uw leverancier en het moment waarop u uw geld ontvangt van uw klant.

In de doelstellingen van de administrateur staat het verlagen van de DSO vaak centraal. 

De DSO is een goede indicator voor de effectiviteit van uw creditmanagement. Hierbij is het wel van belang te kijken naar de juistheid van de indicator. Zeker bij sterke seizoensinvloeden zal ook de DSO sterk schommelen. Het verdient dan de voorkeur om de DSO over een kortere termijn dan één jaar te bereken. Bijvoorbeeld eens per kwartaal.

De DPO geeft een indicatie van de gemiddelde periode waarop u uw leveranciers betaalt. Vaak zien we een verband tussen de DSO en DPO. Een hoge DSO leidt vaak ook tot een hoge DPO. Er is feitelijk geen geld om eerder te betalen.

De DIO geeft een indicatie over de gemiddelde periode dat u goederen op voorraad heeft. Ook de credit manager heeft invloed op dit cijfer. Het laat factureren heeft direct tot gevolg dat de DIO zal stijgen.

Tenslotte wordt de CCC als volgt berekend: DSO+DIO-DPO=CCC 

Onlangs deed Ernst & Young een onderzoek onder 2.000 grote ondernemingen verdeeld over Europa (1000 bedrijven) en de Verenigde Staten (1.000 bedrijven). Hierbij werd gekeken naar het managen van werkkapitaal. Uit het onderzoek bleek dat de CCC in beide gebieden niet zoveel van elkaar verschillen, maar dat binnen de CCC de verschillen wel groot waren.

U kunt vaststellen dat de zowel de DSO als de DPO in Europa veel hoger zijn dan in de VS. We betalen onze rekeningen en ontvangen onze vorderingen dus beduidend later dan in de VS.

De uiteindelijke omvang van de Cash conversion cycle (in Europa gemiddeld 38,8 dagen) bepaalt in grote mate de omvang van het benodigde werkkapitaal in bedrijven. Hoe lager de CCC, hoe korter u kapitaal hoeft te financieren en hoe minder werkkapitaal u nodig heeft.

En dat is waar het allemaal over gaat: de financierbaarheid van uw onderneming. Een gezonde financiering betekent in veel gevallen continuïteit, winstgevendheid en groei. Ook voor andere disciplines in uw organisatie zijn deze factoren van belang. Niet in het minst voor uw medewerkers.

Om ons heen zien we genoeg bedrijven failliet gaan, waardoor medewerkers op straat komen te staan. Een belangrijke oorzaak van de faillissementen is vaak het tekort aan werkkapitaal, waaraan een te lange CCC ten grondslag ligt. Een verkoper die niet steeds een nieuw product kan leveren, omdat er geen ontwikkeling kan worden bekostigd, zal op den duur zijn kansen zien teruglopen. Met alle gevolgen van dien voor de gehele organisatie.