Ein Kunde, der seine Rechnung nicht begleicht, kann für den Gläubiger zu einer gleich doppelten Belastung werden: Zum einen binden interne Bemühungen, die ausstehenden Schulden einzutreiben, Personal, Zeit und damit Geld - zum anderen bedrohen offene Forderungen die eigene Liquidität, insbesondere, wenn es sich um höhere Beträge handelt. In solchen Fällen ist es grundsätzlich sinnvoll, ein Inkasso zu beauftragen. Ein Inkassounternehmen kann Sie mit professioneller Expertise effektiv beim Einzug Ihrer Außenstände unterstützen.
Wer kann ein Inkasso beauftragen?
Jeder Gläubiger einer offenen, berechtigten Forderung kann rein rechtlich ein Inkasso beauftragen. Dies können sowohl Unternehmer vom großen Konzern über den Online-Händler bis zum kleinen Handwerksbetrieb sein, aber auch Privatpersonen. Die Rechtmäßigkeit einer Forderung ergibt sich aus einem unterschriebenen Vertrag oder einer Rechnung. Der Gläubiger hat also eine Leistung erbracht, für die die vereinbarte Zahlung aussteht. Erst wenn der Schuldner in Zahlungsverzug gerät, können Sie ein Inkassounternehmen beauftragen.
Folgende Fälle sind möglich:
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Mahnung
Der Kunde hat eine Mahnung und damit eine Erinnerung zur Fälligkeit des offenen Betrags erhalten. Eine zweite oder gar dritte Mahnung ist nicht erforderlich, sie sind lediglich Ausdruck von Kunden-Kulanz.
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fixes Kalenderdatum
Ist ein fixes Kalenderdatum als Zahlungstermin genannt, tritt Zahlungsverzug dann automatisch ein, sobald der Zahlungstermin überschritten wurde.
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fixe Zahlungsfrist
Auch die Nennung einer bestimmten Zahlungsfrist, beispielsweise innerhalb von 30 Tagen, entbindet von der Notwendigkeit des Versendens einer Mahnung. Ist diese Frist abgelaufen, ohne dass ein Zahlungseingang verbucht werden konnte, befindet sich der Kunde in Zahlungsverzug.
Was passiert, wenn der Schuldner insolvent ist?
Ist der Schuldner bereits zahlungsunfähig, ist ein klassisches Inkasso-Verfahren nicht mehr möglich. Der Gläubiger kann seine Forderungen nur noch innerhalb bestimmter Fristen beim Insolvenzverwalter anmelden.
Wirksamen Schutz vor dieser Situation bietet für Unternehmen die Inanspruchname einer Wirtschaftsauskunftei, die verifizierte Daten über den Schuldner zur Verfügung stellt - und so den Gläubiger frühzeitig auf eine drohende Insolvenz hinweisen und entsprechende Maßnahmen anregen kann.
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Welche Formen gibt es, ein Inkasso zu beauftragen?
Grundsätzlich können Sie als Gläubiger zwischen drei Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit einem Inkassounternehmen wählen:
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Forderungseinzug im Auftrag
Dies ist die bisher gängigste Art: Ein Inkassobüro wird beauftragt, sich darum zu kümmern, das die Forderung bezahlt wird. Das Büro agiert im Namen des Unternehmens
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Abtreten der Forderung
Dabei wechselt der Gläubiger. Das Unternehmen tritt die Forderung an das Inkassounternehmen ab. Fortan treibt das Inkassobüro in eigenem Namen die Forderung ein.
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Verkauf der Forderung
Die Forderungsabtretung hat den Vorteil, dass diese die Liquidität positiv beeinflusst. Mit Verkaufsabschluss fließt sofort Geld zurück ins Unternehmen.
Was passiert nach der Beauftragung eines Inkassos?
Ein Inkassoverfahren gliedert sich in vier Abschnitte
1. außergerichtliches Mahnverfahren
Im außergerichtlichen Mahnverfahren wird das Inkassounternehmen zunächst mit Mahnschreiben, Telefon-Inkasso und kontinuierlicher Kontaktaufnahme versuchen, den Schuldner zu einer Zahlung zu bewegen. Das Inkassounternehmen überprüft dabei zuächst die Berechtigung der Forderung.
3. nachgerichtliches Inkassoverfahren
Das nachgerichtliche Inkassoverfahren räumt dem Schuldner schließlich eine ultimative Zahlungsmöglichkeit ein - bevor der bereits vorhandene Titel der Zwangsvollstreckung umgesetzt wird.
2. gerichtliches Mahnverfahren (optional)
Bleiben die Bemühungen erfolglos, wird mit der Beantragung eines gerichtlichen Mahnbescheids das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet. Der Mahnbescheid ist Voraussetzung für einen späteren Vollstreckungsbescheid und die Pfändung. Legt der Schuldner Widerspruch ein, kann es zu einem Klageverfahren kommen.
4. Überwachungsverfahren
Im Überwachungsinkasso beobachten Inkassounternehmen Schuldner oftmals über Jahre, wenn ohne Ergebnis vollstreckt wurde. Sollte sich deren finanzielle Situation deutlich verbessen, so dass sie bestehende Forderungen begleichen könnten, wird sofort nachgefasst.
Wie hoch sind die Kosten und wer muss diese tragen, wenn ein Inkasso beauftragt wird?
Die Kosten für ein Inkassoverfahren sind nicht frei verhandelbar. Seriöse und registrierte Inkassounternehmen halten sich an die Inkassogebührenverordnung - die sich wiederum am Rechtsanwaltsvergütungsgesetz RVG orientiert.
Vereinfacht gesagt bedeutet dies: Inkassobüros dürfen maximal die Kosten berechnen, die ein Rechtsanwalt für dieselbe Tätigkeit verlangen könnte. Analog der Rechtsanwaltsgebührenordnung bleibt die konkrete Höhe an die Höhe der jeweiligen Forderung gekoppelt. Alle anfallenden Kosten des von Ihnen beauftragten Inkassounternehmen, neben den eigentlichen Gebühren auch Auslagenersatz und eventuelle Gerichtskosten, hat der Schuldner zu tragen.
Was zeichnet ein seriöses Inkassounternehmen aus?
Bevor Sie ein Inkasso beauftragen, stellen Sie sicher, dass das Inkassounternehmen in das Rechtsdienstleistungsregister eingetragen ist. In einem zweiten Schritt sollten Sie sich unbedingt die Website des Unternehmens genau ansehen: Dort finden Sie bei seriösen Dienstleistern detaillierte Angaben über die zur Verfügung stehende rechtliche Expertise, eine verständliche Erklärung der praktischen Durchführung des Forderungsmanagements und verbindliche Hinweise auf die Zahlungseingangskontrolle und den Auftraggeber-Kontakt. Positive Kunden-Referenzen sind in jedem Fall von erheblichem Vorteil.
Fazit: Mit dem richtigen Partner sind Sie auf der sicheren Seite
Wenn ein Geschäftspartner die Forderung nicht bezahlt, können vielfältige Ursachen eine Rolle spielen. Je nach Situation des eigenen Unternehmens und der Höhe der Forderung wird das Unternehmen anders reagieren.
Im Sinne eines kontinuierlichen Risikomanagements sind die Dienste einer Wirtschaftsauskunftei sehr hilfreich. Sie stellt Ihnen alle zugänglichen Finanzzahlen zur Verfügung und setzt diese in Beziehung. Die daraus resultierenden Informationen können Ihre Fragen nach z.B. Bonität, Liquidität oder auch nach den vorhandenen Zahlungserfahrungen Ihrer Kunden schnell beantworten. Creditsafe stellt Ihnen diese Kennzahlen online und weltweit zur Verfügung. Durch gezieltes Monitoring werden Sie immer aktuell über Veränderungen auf dem Laufenden gehalten und können schon frühzeitig Zahlungsziele oder andere Maßnahmen anpassen. Sie verfügen damit über ein effektives Frühwarnsystem, dass Sie vor Zahlungsausfällen durch drohende Insolvenz schützt.
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