Die Daten werden beim Bundesanzeiger hinterlegt und können dort, mit Ausnahme der Kleinstkapitalgesellschaften, gegen eine Gebühr über das Unternehmensregister abgerufen werden. Er dient dabei allein als Medium zur Veröffentlichung und prüft die eingegangenen Daten lediglich auf ihre Vollständigkeit. Eine inhaltliche Prüfung oder gar Bewertung findet hingegen nicht statt. In der Praxis sind es vor allem Banken und Finanzämter, die über den Bundesanzeiger Bilanzen einsehen.
Sollten von einem Unternehmen bewusste falsche oder unvollständige Daten veröffentlicht werden, kann es sich dadurch strafbar machen. Die zu veröffentlichenden Daten müssen jedoch nicht pünktlich zum 1. Januar des neuen Jahres beim Bundesanzeiger hinterlegt werden. Die Veröffentlichungsfrist liegt derzeit bei 12 Monaten nach Ende des Geschäftsjahres, welches meistens, jedoch nicht immer, dem Kalenderjahr entspricht. Wenn Sie Bilanzen einsehen möchten, stehen Ihnen also nicht zwangsläufig die aktuellsten Zahlen zur Verfügung. Viele Unternehmen reizen diese Frist auch aus, um beispielsweise Konkurrenten kein aktuelles Zahlenmaterial zugänglich machen zu müssen.