8 tips voor mkb-bedrijven om facturen sneller betaald te krijgen

Deze lijkt misschien logisch, maar de praktijk wijst soms anders uit. Een paar kleine lettertjes onder de factuur is niet altijd genoeg. Facturen in Nederland staan gemiddeld namelijk 5 weken open! Wees daarom luid en duidelijk over uw betalingstermijn, communiceer deze vanaf het begin, vermeld deze in uw mails en zet deze duidelijk zichtbaar op de factuur en op al uw herinneringen. Zo ontstaan er geen misverstanden en weet de klant direct wanneer u betaald wilt krijgen.

Als u extra zekerheid wil hebben dat de klant uw rekening op tijd betaalt is het over het algemeen verstandig om de betalingstermijnen van de herinneringen bij elkaar op te tellen, en ervoor te zorgen dat het totaal overeenkomt met de termijn waarop u sowieso betaald wilt zijn.

De factuur vooruit laten betalen of een aanbetaling vragen is een tactiek die sommige bedrijven gebruiken bij nieuwe klanten of bij klanten met een hoger risico op faillissement. Zeker bij die tweede groep is het verstandig om voorzichtig te zijn met het leveren op factuur. Of heeft u misschien een klant die consequent (veel) te laat betaalt? Dan kan het een overweging waard zijn. Een aanbetaling of voorafbetaling kan wel wrijving opleveren, maar zorgt ook dat de klant een extra prikkel krijgt om op tijd te betalen – want dan krijgt deze immers hun product.

Door vooraf een Kredietrapport te bekijken, kunt u controleren of uw nieuwe klant inderdaad in staat is om uw factuur te betalen. De Creditsafe Kredietrapporten bevatten een gestandaardiseerde kredietscore over elk bedrijf in Nederland. Naast kredietrapporten over bedrijven in Nederland levert Creditsafe ook kredietinformatie over miljoenen andere bedrijven in meer dan 160 andere landen.

In onze Kredietrapporten vindt u twee belangrijke indicatoren voor kredietwaardigheid: de Kredietscore en de Kredietlimiet. De Kredietscore is een cijfer van 1 tot 100, die de kans weergeeft dat een bedrijf binnen 12 maanden failliet gaat. Is de Kredietscore van een bedrijf 36 of lager? Dan is het onverstandig om dit bedrijf krediet te verlenen en kunt u beter vragen om betaling vooraf. De Kredietlimiet is een handige indicator om te zien welk bedrag u maximaal op rekening kunt leveren bij een bedrijf. Zo kunt u door een Kredietrapport te bekijken in één oogopslag zien of u, en hoe veel u op krediet kunt leveren aan een bedrijf.

Verder kunt u in onze Kredietrapporten ook andere nuttige informatie inzien als u hier dieper in wilt duiken, zoals accurate NAWT-gegevens, gedeponeerde jaarverslagen, hoe de kredietscore en -limiet in de afgelopen periode is veranderd, de internationale groepsstructuur van een bedrijf of wie er aan de touwtjes trekt. Zo kunt u controleren of die veelbelovende prospect inderdaad zo mooi is als hij lijkt.

Leer in ons gratis on-demand webinar hoe u effectief en gemakkelijk de kredietwaardigheid van nieuwe klanten controleert met een kredietcheck.

70% van de afschrijvingen komt bij bestaande klanten vandaan. Het is dus belangrijk om niet alleen uw nieuwe klanten te controleren op kredietwaardigheid, maar dit bij uw bestaande klanten ook in de gaten te houden. Wees dus scherp op indicatoren dat het financieel slecht gaat - krijgt u bijvoorbeeld steeds moeilijker iemand te pakken? Verandert hun betalingsgedrag? Wisselt het bedrijf vaak van directeuren? Hoe stabiel is het moederbedrijf? Zijn er boekhoud- of facturatieproblemen? Dat zijn wellicht redenen om actie te ondernemen.

Wat u natuurlijk ook kunt doen, is periodiek hun Kredietrapporten controleren. Als de Kredietscore zakt kan dat een indicatie zijn dat een bedrijf in zwaar weer verkeert. Dat hoeft u niet handmatig te doen – met de Internationale Monitoringstool van Creditsafe krijgt u meldingen van belangrijke financiële wijzigingen van uw klanten direct in uw inbox. Zo kunt u ingrijpen op het moment dat het er het meest toe doet.

Leg eens kritisch uw facturatieproces onder de loep. Factureert en offreert u soepeltjes? Stuurt u uw facturen snel; het liefst zelfs direct? Klopt het adres waar de factuur heen moet? Hoe verloopt uw proces met betalingsherinneringen? Is uw financiële administratie op orde en heeft u overzicht? Op welke punten kunt u uw processen verbeteren? 

Weet u wie de belanghebbende is van het bedrijf die uw producten of diensten afneemt en wie er verantwoordelijk is voor het betalen van de facturen bij uw klant? Komt de factuur bij de verantwoordelijke persoon terecht? Veel van deze zaken kunt u extra controleren in het Kredietrapport van uw klant. 

Zo voorkomt u facturatiefouten en weet u zeker dat de factuur terecht komt bij de rechtshebbende persoon, zodat de betaling makkelijker verloopt! Een soepel facturatieproces kan een wereld van verschil maken in het op tijd betalen van de factuur. 

Een soepel facturatieproces betekent vaak ook een blije klant, en andersom. Focus dus bij uw facturatieproces ook op een goede klantervaring. Hoe makkelijker het is om een factuur te betalen, hoe sneller deze betaald zal worden. Een tevreden klant zal daarnaast eerder betalen en sneller bij u terugkomen. Ook zorgt regelmatig contact met uw klant en een goede klantrelatie voor een sterkere klantbinding.

Het kan natuurlijk gebeuren dat uw klant een betaling heeft gemist of is vergeten. Stuur dan niet direct boze aanmaningen, want dat is een goede manier om uw klanten weg te jagen. Het is aan te raden om in ieder geval de eerste herinnering vriendelijk te houden. Bent u inmiddels aan een derde herinnering? Dan kunt u wel stevige taal gebruiken, maar blijf te allen tijde professioneel. Bij de derde herinnering kunt u wellicht dreigen met een incassobureau - maar hier zijn extra kosten aan verbonden die u niet allemaal kunt verhalen op de klant.

In uw betalingsovereenkomst, contract en/of algemene voorwaarden kunt u een eigendomsvoorbehoud opnemen. Een eigendomsvoorbehoud houdt in dat de eigendom van een geleverde zaak pas overgaat zodra de tegenprestatie is verricht. De tegenprestatie bestaat doorgaans uit betaling van de overeengekomen koopsom. Als bedrijf levert u dus de goederen maar blijft u de eigenaar van de geleverde producten totdat uw klant de rekening betaalt. Hiermee heeft u een extra troef in handen. Betaalt de klant de rekening niet? Dan kunt u uw product terugvorderen.

Zo voorkomt u dat u niet alleen uw geld, maar ook uw product kwijt bent als uw klant niet betaalt of failliet gaat.

Een eigendomsvoorbehoud kan alleen worden bedongen voor vorderingen die verband houden met het direct leveren van zaken, te weten voor:

• de koopprijs
• de kosten van bijkomende werkzaamheden, zoals montage of installatie.
• schadevergoeding, inclusief rente en kosten.

Hoe minder geld er vast zit in openstaande vorderingen, hoe beter dat is voor een gezond werkkapitaal en cashflow, en hoe beter dat is voor uw kredietscore.