79% van de bedrijven kreeg in 2023 te maken met bedrijfsfraude. Dit bleek uit onderzoek van Alliance Trade. Interne fraude komt nog het meest voor, maar externe fraude wordt ook een steeds groter probleem. Bij 52% van de bedrijven wordt er gefraudeerd met geld. In dit blog leg ik uit hoe u de kans op bedrijfsfraude kunt verkleinen door functiescheiding onderdeel te maken van risicobeheer.
De kans is groot dat u te maken krijgt met fraude door uw medewerkers. De toename in het aantal medewerkers dat thuiswerkt en de versimpeling van het plegen van een cyberaanval spelen hier een rol in.
Thuiswerken zorgt voor minder controle. Hierdoor wordt het risico op zowel interne als externe fraude verhoogt. Het onderzoek van Allianz Trade stelt dat 'geïsoleerde' medewerkers gevoeliger zijn voor fraude. Dit risico bestaat voor zowel grote als mkb bedrijven. Wel is gebleken dat ongeveer 30% van de bedrijven aangeeft meer te gaan investeren in fraudepreventie.
Verder is gebleken dat interne bedrijfsfraude voornamelijk gebeurd bij mannelijke werknemers die minder dan 5 jaar in dienst zijn. De afdeling waar fraude het meest voorkomt is Finance met 36%. Daarna volgen de afdelingen commercie en operations.
Voor accountants is functiescheiding een bekend begrip, met als uitgangspunt het scheiden van beschikkende, bewarende, registrerende, uitvoerende en controlerende functies.
Als één persoon binnen een onderneming verantwoordelijk is voor het boeken van de facturen van crediteuren en daarnaast bevoegd is om de stamgegevens van crediteuren aan te passen in het systeem, heeft deze werknemer in theorie de mogelijkheid om het rekeningnummer van een crediteur te wijzigen in zijn eigen rekeningnummer en een valse factuur te boeken om de crediteur te betalen.
Onvoldoende functiescheiding zonder adequate beheersmaatregelen, zoals intensief toezicht door de directie, kan een reden zijn voor een accountant om geen goedkeurende verklaring te verstrekken.
Het risico op interne fraude kan worden verkleind door functiescheiding toe te passen, stelt FA Rendement. De gelegenheid om te frauderen neemt af als meerdere werknemers verantwoordelijk zijn voor de financiën van uw onderneming, zonder functievermenging. Maak medewerker A verantwoordelijk voor het klaarzetten van betalingen, medewerker B voor het wijzigen van gegevens van crediteuren en medewerker C voor het autoriseren van betalingen.
Zorg ervoor dat wijzigingen in het systeem worden vastgelegd in de software en wijs medewerkers op het belang van het geheimhouden van inlogcodes, zodat kan worden nagegaan door wie een wijziging is aangebracht. Wees extra alert op functiescheiding tijdens waarneming van taken als een werknemer ziek is of verlof heeft. Tot slot: verklein de kans op niet-integer gedrag door integriteit onderdeel te maken van de bedrijfscultuur van uw onderneming.
Whitepapers
De laatste best practices in credit, risk en data management.
Dossier Cliëntenonderzoek
Voorkom hoge boetes: Voldoe in 10 stappen snel en efficiënt aan de Wwft.
Trends in risicomanagement
Breng kennis samen in een 'Closed Industry User Group'.
Gerelateerde blogartikelen
De laatste trends in credit, risk en data management.