Sinds 27 maart 2022 is het voor meer dan 1.5 miljoen bedrijven en organisaties in Nederland verplicht om hun UBO’s in te hebben geschreven in het UBO-register, wat wordt beheerd door de Kamer van Koophandel. Maar wat is een UBO precies? Bent u zelf als organisatie UBO-plichtig? Hoe en waarom moet u uw UBO’s inschrijven in het register? Wat gebeurt er als u de inschrijvingsdeadline niet gehaald heeft? We leggen het uit in deze blog.
De afkorting UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner. Vrijelijk vertaald naar het Nederlands betekent het uiteindelijk begunstigde. Het staat voor personen of organisaties die uiteindelijk belanghebbend zijn in een bedrijf of organisatie. In principe komt het er op neer dat een UBO meer dan 25% belang moet hebben in een bedrijf. Bijvoorbeeld een aandeelhouder die meer dan 25% van de aandelen bezit, of directeuren die meer dan 25% van een vof bezitten.
Een persoon is ook een UBO als deze tenminste 25% stemrecht heeft in een algemene vergadering. Elke UBO-plichtige organisatie heeft minimaal 1 UBO. Als er niemand is die meer dan 25% belang heeft in de organisatie, zijn de hoger leidinggevenden de UBO’s.
Organisaties dienen zelf te bepalen wie hun UBO’s zijn en zijn zelf verantwoordelijk voor correcte inschrijving in het UBO-register. UBO-plichtige organisaties hebben vanaf 27 september 2020 een brief ontvangen van de Kamer van Koophandel en hebben tot 27 maart 2022 de tijd gehad om zich in te schrijven.
Alle bedrijven en organisaties van de volgende rechtsvormen zijn UBO-plichtig:
De volgende organisaties zijn niet UBO-plichtig:
Dit hangt af van de rechtsvorm van uw organisatie. Op de website van de Kamer van Koophandel vindt u hier meer informatie over. U zult hiernaast documentatie moeten aanleveren waarin het aanmerkelijk belang van uw UBO’s vastgelegd is, dus het is aan te raden om een professional in te schakelen voor uw UBO-registratie, als u hier de middelen voor heeft.
Dit zijn de basisgegevens voor elke UBO die u moet registreren:
Met het UBO-register is het makkelijker om te ontdekken wie er verantwoordelijk is voor een organisatie, zodat criminele personen of organisaties zich niet zomaar kunnen verschuilen achter ingewikkelde bedrijfsconstructies. Het UBO-register moet het bedrijfsleven transparanter maken en witteboordencriminaliteit en fraude ontmoedigen.
Het UBO-register komt voort uit antiwitwas- en antiterrorismewetgeving van de Europese Unie: de vierde anti-witwasrichtlijn (Richtlijn EU) 2015/849. Alle leden van de Europese Unie hebben een UBO-register. In Nederland is het UBO-register onderdeel van de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme), de Handelsregisterwet 2007 en het Handelsregisterbesluit 2008.
Organisaties in Nederland die Wwft-plichtig zijn zijn wettelijk verplicht om te achterhalen met welke personen of entiteiten ze zaken doen door middel van een Know Your Customer (KYC)-check. Deze naleving van de wetgeving wordt ook wel aangeduid met het woord compliance.
Door het screenen van klanten bent u beter op de hoogte van wie uw klant is voordat u er zaken mee gaat doen. Op deze manier kunt u voorkomen dat u zakendoet met een partij die geld witwast of criminele activiteiten zoals terrorisme financiert – het is dus niet alleen belangrijk om dit te doen omdat de wet het verplicht, maar het voorkomt ook reputatieschade voor uw bedrijf. De uiteindelijke begunstigde (UBO) achterhalen is een belangrijk onderdeel van de KYC-check.
Voorheen liep u kans op een taakstraf of boete als u de deadline van de UBO-registratie miste op 27 maart 2022. Er is echter begin april 2022 een motie aangenomen door de Tweede Kamer waarin expliciet is gemaakt dat er voorlopig niet gehandhaafd zal worden op ondernemers die de deadline hebben gemist, en handhaving alleen plaats zal vinden als uw organisatie een significant risico loopt op witwassen of andere criminele activiteiten. Of dit bij u het geval is, verschilt per branche en aard van uw onderneming.
Ondanks de motie wil het ministerie van Financiën de komende maanden toch risicogestuurd gaan handhaven. Vanwege de situatie met Rusland en de alsmaar uitbreidende sancties wil Financiën hier niet mee wachten. Dit schrijft minister Kaag van Financiën aan de Tweede Kamer. 'Bij de uitvoering van sancties is het van belang te weten of een gesanctioneerde persoon eigenaar is van een juridische entiteit.'
Volgens de laatste cijfers heeft nog 40% van de ondernemers de UBO's niet geregistreerd. Het is verstandig om alsnog zo snel mogelijk uw UBO’s te registreren, om te voorkomen dat u wellicht alsnog een boete of taakstraf krijgt. Daarnaast kunt u zonder UBO-registratie wellicht geen nieuwe bankrekeningen openen voor uw bedrijf, of kunt u problemen krijgen met uw bestaande bankrekeningen. Ook late registraties worden nog in behandeling genomen.
Er is ook kritiek op het UBO-register. Zo zou het daadwerkelijke effect op antiwitwaspraktijken minimaal zijn, terwijl het een grote impact op de privacy heeft als de gegevens van alle UBO’s in een publiek toegankelijk register terecht komen.
Volgens de Europese antiwitwasrichtlijn (AMDL) moet elke Europese burger toegang kunnen hebben tot zes gegevens uit het register: naam, geboortemaand en -jaar, woonstaat, nationaliteit en de aard en omvang van het belang van de uiteindelijk begunstigde.
Volgens de AVG en GDPR mag er een uitzondering worden gemaakt voor het verwerken van persoonsgegevens als dit een zaak van publiek belang betreft. Omdat witwas- en terrorismebestrijding een zaak is van publiek belang botst dit niet met de geldende privacywetgeving, redeneert de Raad van State. Maar hierdoor zijn in principe wel de identiteiten van alle uiteindelijk belanghebbenden van een organisatie gemakkelijk op te zoeken, ook door mensen of entiteiten die mogelijk kwaad in de zin hebben.
Omdat er toch veel ondernemers bezorgd zijn over mogelijke privacyproblemen zijn deze vaak terughoudend met het inschrijven van UBO’s. Ongeveer de helft van de UBO-plichtige organisaties heeft de deadline voor inschrijving gemist.
Ook zijn er al een aantal rechtszaken geweest tegen het UBO-register, evenals nog lopende rechtszaken. Het zou daarom kunnen dat er nog wijzigingen plaats gaan vinden aan het UBO-register. Ondernemersorganisaties VNO-NCW en MKB-Nederland hebben daarom in februari 2022 opgeroepen om de deadline van 27 maart uit te stellen. Dit is helaas niet gelukt, maar met de motie die aangenomen is wordt er in ieder geval in de meeste gevallen nog niet gehandhaafd.
Er is ook kritiek op de rigiditeit van het UBO-register en de Wwft. De registratieplicht geldt voor vrijwel iedereen, maar toch lopen veel bedrijven niet altijd een significant risico op fraude en witwassen. Daarom bestaat er de angst dat dit voor veel bedrijven een onnodige, ingewikkelde en dure administratielast oplevert.
De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie is daarnaast niet zo enthousiast over de bruikbaarheid van het register. Omdat de bedrijven zelf hun gegevens moeten aanleveren kan het UBO-register onbetrouwbaar zijn. In plaats daarvan pleit de KNB voor het instellen van een centraal aandeelhoudersregister waarin betrouwbare gegevens van aandeelhouders worden opgenomen.
Daarnaast hebben Wwft-plichtige bedrijven een meldplicht als een klant als gevolg van het KYC-onderzoek is afgewezen omdat bijvoorbeeld de UBO-registratie niet klopt. Wwft-plichtige bedrijven hebben hierin dus een belangrijke poortwachtersrol in de bestrijding van witwassen, criminele activiteiten en fraude, maar dit kost ook administratieve tijd en daarmee geld. U kunt hier checken of uw bedrijf Wwft-plichtig is.
Om de administratielast van uw cliëntenonderzoek te verkleinen hebben wij in ons complianceplatform KYC-Protect duizenden bronnen samengevoegd waarmee u in één oogwenk een KYC-onderzoek kunt uitvoeren. Zo kunt u bijvoorbeeld gelijktijdig bedrijven en UBO’s screenen op alle grote sanctielijsten in de internationale LexisNexis World Database.
Met Creditsafe Protect kunt u zo makkelijk uw bedrijf te beschermen tegen de dreiging van financiële criminaliteit, fraude, financiering van terrorisme, het witwassen van geld en reputatieschade, zonder dat dit een negatieve invloed heeft op uw onboardingsproces en klantervaring.
Protect levert daarnaast meer dan 4,8 miljoen profielen die gekoppeld zijn aan meer dan 50 verschillende risicocategorieën. Zo heeft u direct een goed beeld van potentiële risico’s, kunt u met een gerust hart zaken doen en er tegelijkertijd zeker van zijn dat u voldoet aan de wet.
Whitepapers
De laatste best practices in credit, risk en data management.
Dossier cliëntenonderzoek
Voorkom hoge boetes: Voldoe in 10 stappen snel en efficiënt aan de Wwft.
Trends in risicomanagement
Breng kennis samen in een 'Closed Industry User Group'.
Gerelateerde blogartikelen
De laatste trends in credit, risk en data management.