Zahlungsverzögerungen oder sogar -ausfälle kommen bei den besten Kunden und Lieferanten vor. Oftmals erfordern Mahnwesen zusätzlichen Zeitaufwand aufseiten des Gläubigers und erweisen sich als lästig. In den meisten Fällen liegen die Gründe in Liquiditätsengpässen oder vergessenen Rechnungen, selten aber auch bei beabsichtigten Verzögerungen der Zahlung. Lesen Sie hier, wie Sie eine solide Mahnung schreiben und mit der richtigen Kommunikation Ihre Forderung zeitnah erhalten. Am Ende können Sie eine gratis Mahnvorlage downloaden.
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Wie ist der Ablauf im Mahnwesen?
1.) Überschreitung der Zahlungsfrist
2.) 1. Mahnung bzw. Zahlungserinnerung
3.) 2. & 3. Mahnung (Optional)
4.) Inkassodienstleister (Optional)
5.) Gerichtliches Mahnverfahren
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Telefonisch mahnen?
Sie haben einen normalerweise zuverlässigen Geschäftspartner, der mit seiner Forderung deutlich in Verzug ist? Manchmal lohnt sich hier ein Griff zum Hörer.
Insbesondere langjährige Geschäftsbeziehungen werden durch diese Geste belohnt. Nach kurzer Ansprache der offenen Zahlung können Sie die Gelegenheit nutzen, um offene Fragen zur Zahlung oder zur erbrachten Leistung zu beantworten. In einem Gespräch lassen sich mögliche Gründe für den Zahlungsverzug klären und ein neues Zahlungsziel vereinbaren. Gleichzeitig könnten Sie dem Kunden eine Zahlung über Bankeinzug anbieten. Im Anschluss an jedes Telefonat sollten Sie Gesprächsprotokolle führen, um einen Überblick über mündliche Vereinbarungen zu behalten. Sie könnten Ihrem Kunden die Inhalte und Vereinbarungen aus dem Gespräch auch per E-Mail bestätigen, um so eine gewisse Verbindlichkeit zwischen Ihnen und Ihrem Kunden herzustellen.
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Was sollte im Mahnschreiben stehen?
1. Mahnung: Zahlungsausfälle können aus vielerlei Gründen geschehen. Aus diesem Grund ist es üblich, den Kunden zunächst sanft an seine Zahlungspflicht und Ihre erbrachte Leistung zu erinnern. Hierbei legen Sie im Mahnwesen ein neues Zahlungsziel in max. 10-14 Tagen fest.
Wichtig zu wissen: Bei gewerblichen Kunden ist grundsätzlich keine Mahnung für die rechtlichen Voraussetzungen des Verzuges (und damit für die Erstattungspflicht des Verzugsschadens) erforderlich. Aufgrund der Pflege der Geschäftsbeziehung wird von den meisten Kunden allerdings dennoch mindestens eine Mahnung oder Zahlungserinnerung versendet.
2. & 3. Mahnung: Fällt die Zahlung nach Ablauf des neuen Zahlungsziels erneut aus, so können Sie optional eine weitere Mahnung schreiben. Allgemein gilt: Je fortgeschrittener der Zahlungsverzug, desto ausdrücklicher die Formulierung der Mahnung. Erfolgt 14 Tage nach der 2. Mahnung kein Zahlungseintritt, können Sie eine letzte Mahnung nutzen, um ein letztes Zahlungsziel anzubieten. Informieren Sie an dieser Stelle Ihren Geschäftspartner über die gerichtlichen Folgen, sollte die Zahlung erneut ausfallen. Die Mahnungen sind aus rechtlicher Sicht im Mahnwesen optional, sofern kein Verbraucher an dem Geschäft beteiligt ist. Allerdings sind Sie als Best Practice Methode sehr zu empfehlen.
Folgende Angaben sollten Sie dabei in Ihrem Mahnschreiben berücksichtigen:
- Adresse des Kunden
- Ihre Firmenadresse
- Rechnungsnummer
- Höhe der Forderung (Verweis auf die ursprüngliche Rechnung)
- Neue Zahlungsfrist (zu empfehlen ist ein Datum und kein Zeitraum)
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Mahngebühren und Verzugszinsen richtig geltend machen
Sobald Ihr Kunde oder Geschäftspartner in Zahlungsverzug gerät, haben Sie Anspruch auf Erstattung des Verzugsschadens. Bestandteile bilden hier zum Beispiel die Verzugszinsen, Mahngebühren oder die Kosten für die rechtliche Verfolgung. Hierbei können Sie eigenständig entscheiden, ob und ab welchem Zeitpunkt Sie diese im Mahnwesen geltend machen wollen. Schalten Sie einen Inkassodienstleister ein, wird der Verzugsschaden durch den Dienstleister bei der Gegenseite mit eingefordert.
Sofern Sie zu den Mahngebühren keine gesonderte Vereinbarung mit Ihrem Geschäftspartner getroffen haben und tatsächlich keine höheren Kosten nachweisbar angefallen sind, können Sie eine pauschale Mahngebühr in Höhe von 40,00 Euro bei der Gegenseite für ihr kaufmännisches Mahnverfahren geltend machen.
Die Verzugszinssätze unterscheiden sich je nachdem, ob es sich um ein Verbraucher- oder Handelsgeschäft handelt. Nach § 247 des Bürgerlichen Gesetzbuchs wird der Basiszinssatz jedes Jahr am 1. Januar sowie am 1. Juli neu festgesetzt. Der aktuelle Basiszinssatz wird stets von der Deutschen Bundesbank kommuniziert.
Aktuell darf der Gläubiger bei Verbrauchergeschäften 4,12 % aufs Jahr gerechnet veranschlagen – bei Unternehmen 8,12 % aufs Jahr gerechnet (Stand: Juli 2022).
Die Rechnungsformel sieht dabei wie folgt aus:
Forderung (x Euro) x Basiszinssatz beim Handelsgeschäft (8,12 Prozent) = Ergebnis A
Ergebnis A/ Tage im Jahr (x Euro / 365) x Zahlungsverzug (x Tage) = Verzugszinsen in Euro, die Sie verlangen dürfen
So können Sie beispielsweise bei einem Forderungsverzug von 50 Tagen von einem Betrag von 3.000 € ca. 33,34 € Verzugszinsen von Ihrem Geschäftskunden berechnen.
3.000 x 0,0812 = 243,6 €
(243,6 : 365) x 50 = 33,34 €
Tipp: Mit dem Zinsrechner können Sie die Höhe Ihrer Verzugszinsen schnell und einfach für Ihr Mahnwesen berechnen.
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Unternehmen entlasten – Inkassodienstleister engagieren
Für professionelles Forderungsmanagement lohnt es sich, die Forderungen zum Einzug an einen Inkassodienstleister abzugeben und damit Zeit und eigene Ressourcen zu sparen. Die Dienstleister kümmern sich ab Überfälligkeit um den Einzug Ihrer Forderung und übernehmen jegliche Schritte vom (außer-) gerichtlichen Mahnverfahren bis hin zu nachgerichtlichen Zwangsvollstreckungs- und Überwachungsverfahren. So haben Ihre Mitarbeiter die Ressourcen, sich auf andere Belange in Ihrem Unternehmen zu konzentrieren.
Bei der Wahl Ihres Inkassodienstleisters sollten Sie darauf achten, dass Sie ein seriöses Unternehmen beauftragen. So sollte der Dienstleister zum Beispiel im Rechtsdienstleistungsregister verzeichnet sein.
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Fazit
Zahlungserinnerungen und Mahnungen richtig zu schreiben, gestaltet sich als Drahtseilakt zwischen Beziehungspflege und Forderungseinzug. Dennoch kann ein höfliches und beständiges Auftreten auch in derartigen Misslagen die Geschäftsbeziehung schonen und Ihrer Liquidität langfristig nutzen.
Sie sollten Ihr Anliegen ausdrücklich kommunizieren und die Zahlung kontinuierlich verfolgen. Falls Sie sich hier Zeit, Ressourcen und Nerven sparen wollen, haben Sie die Möglichkeit, diesen Bereich Ihres Forderungsmanagements auf entsprechende Dienstleister auszulagern.