Forderungsmanagement verbessern

Die Existenz Ihres Unternehmens hängt von Ihrem unternehmerischen Erfolg ab. Dies bedeutet, dass Sie laufend Umsätze erzielen und die betrieblichen Kosten im Blick behalten sollten. Zahlungsausfälle können dabei zu einem Risiko werden, das Sie mit einer ständigen Forderungssicherung minimieren.

Entwickeln Sie innerhalb Ihres Kreditmanagements eine Strategie, aus der klar zu erkennen ist, welche Ziele für ein besseres Forderungsmanagement erreicht werden müssen. Hierbei sollten Sie nicht mehr als drei Handlungsziele definieren, die Sie anhand selbst gewählter Kriterien messbar machen.

Folgende Punkte sollten Sie in Ihre Strategie einbinden:

• Definieren Sie Ihre Abläufe detailliert und genau von der ersten Rechnung bis zum gerichtlichen Mahnverfahren
• Legen Sie Bedingungen fest, unter denen Sie Ihren Kunden bestimmte Kreditlimits gewähren – diese sollten sich insbesondere an der Bonität Ihrer Kunden orientieren
• Klären Sie Zuständigkeitsbereiche und Entscheidungsautoritäten in Ihrem Kreditmanagement zwischen Vertrieb und Buchhaltung, um potenzielle Konflikte bei Kreditvergaben vorzubeugen
• Integrieren Sie Notfallpläne und Vorgänge in Ihr Kreditmanagement, die Sie im Fall von Zahlungsverzögerungen und Forderungsausfällen einleiten
• Integrieren Sie Weiterbildungsmaßnahmen für Ihre Kreditmanager 

Für ein stabiles Forderungsmanagement ist es wichtig, dass Sie jederzeit auf alle Informationen Ihrer Debitoren zugreifen können. Eine gesunde Stammdatenbank ist hierbei unerlässlich. So stellen Sie bspw. sicher, dass Rechnungen an den richtigen Empfänger gelangen.

Weiterhin ist es ratsam, die eigenen Daten in einer Quelle zusammenzuführen und einheitlich zu pflegen. Um die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Buchhaltung zu stärken, sollten beide Abteilungen Ihre Daten aus einer Quelle beziehen können. Das erleichtert die Zusammenarbeit, verringert kommunikative Missverständnisse und stärkt die Datenqualität. Hierfür können Sie Ihre Daten mithilfe von Schnittstellen zu den genutzten Systemen, wie z. B. Salesforce, SAP oder Microsoft Dynamics zusammenführen und bereinigen lassen. Das bietet den Vorteil, dass Sie Ihre Daten gleichzeitig anreichern und aktualisieren lassen können.

Das Mahnwesen ist in Ihrem Kreditmanagement fest verankert. Sobald Sie feststellen, dass ein Debitor die vereinbarte Zahlungsfrist versäumt hat, sollten die darauffolgenden Maßnahmen schnell erfolgen. Aus diesem Grund ist es ratsam, das Mahnverfahren mit automatischen Zahlungserinnerungen und Mahnvorlagen zu automatisieren.

Dabei gilt: Je größer die Forderung ist, desto eher sollte Ihre Debitorenbuchhaltung die Zahlungserinnerung an den Zahlungsschuldner versenden. Dies empfiehlt sich auch, wenn Sie die Zahlungsmoral eines neuen Kunden noch nicht richtig einschätzen können.

Reagiert der Kunde nach einer angemessenen Zahlungsfrist (z. B. 14 Tage) nicht, lassen Sie ihm die erste Mahnung zukommen. Hiermit sind Sie automatisch berechtigt, einen gerichtlichen Mahnbescheid gegen den Schuldner zu erwirken. Stellen Sie auch hiernach keinen Zahlungseingang fest, können Sie im weiteren Schritt weitere Mahnungen versenden oder ein gerichtliches Verfahren einleiten.

Ein stabiles Forderungsmanagement ist die beste Grundlage für Ihren unternehmerischen Erfolg. Mit einer klaren Strategie und fortlaufenden Prozessanpassungen lässt sich das eigene Kreditmanagement verbessern, sodass es stets auf dem neusten Stand bleibt.

Dabei sollten Sie nicht nur zügige Reaktionsketten, sondern auch Präventivmaßnahmen gegen Forderungsausfälle integrieren. Wenn Sie vorzeitig die Kreditwürdigkeit und Zahlungsmoral Ihrer Geschäftspartner im Blick behalten, können Sie potenzielle Zahlungsverzüge erkennen und Ihr Forderungsmanagement zeitig anpassen.