In einem Dschungel aus sich ständig ändernden Gesetzen und Richtlinien, fällt es manchmal nicht leicht den Überblick zu behalten. Spätestens wenn Mahnungen und Bußgeldbescheide ins Büro flattern, wird Unternehmen jedoch schmerzlich bewusst, dass sie etwas versäumt haben.
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Was ist das Transparenzregister?
Nicht anders wird es sich bei der Mitteilungspflicht im Transparenzregister verhalten. Das Online-Portal wurde 2017 im Zuge der Vierten EU-Geldwäsche-Richtlinie (GwG) eingeführt und sammelt Informationen über wirtschaftlich Berechtigte in Unternehmen. Seit vergangenem Jahr besteht eine Eintragungspflicht für Unternehmen.
Das noble Ziel: Die Bekämpfung von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und Korruption. Dafür wurde ein einheitliches Register geschaffen, um gesetzeswidrige Compliance-Verstöße ahnden zu können.
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Die einjährige Schonfrist für Eintragungen in die Kartei endet am 30. Juni 2023 und damit vergeht auch die Bußgeldfreiheit für GmbHs, Partnerschaften und Genossenschaften. Haben sich Unternehmen nicht fristgerecht oder fehlerhaft eingetragen, können sie mit Strafen bis zu 100.000 € belegt werden - bei schwereren Verstößen sogar bis zu einer Million Euro. Doch tut sich für Betriebe auch eine Möglichkeit auf, mal einen genaueren Blick auf ihre Geschäftspartner:innen zu werfen.
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Chance nutzen, Partnerschaften überprüfen
Die Mitteilungspflicht bietet Business-Treibenden zudem die perfekte Gelegenheit das eigene Compliance-Management zu schärfen: Für Unternehmen ist es mitunter geschäftsentscheidend, bestehende Partnerschaften zu prüfen, um schwarze Schafe in ihrem Kundenstamm frühzeitig ausfindig zu machen.
Besonders wichtig ist hierbei der Know-your-Customer-Prozess. “Know Your Customer", kurz KYC, bezeichnet den Mechanismus, bei dem Betriebe die Identität ihrer Kund:innen verifizieren und Informationen über diese sammeln.
Kennen Sie den wirtschaftlich Berechtigten Ihrer Geschäftspartner?
Erfahren Sie, warum Sie ihn ermitteln sollten.
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So implementieren Sie den KYC-Prozess in Ihrem Unternehmen
Schritt 1: Den Grundstein legen und das Team an Bord holen
Zuerst braucht es die Festlegung einer klaren und umfassenden KYC-Richtlinie, die die regulatorischen Anforderungen und Unternehmensziele berücksichtigt. Hierzu sollten sich Gesellschaften nicht nur die Frage stellen, mit welchen Kund:innen überhaupt Geschäftsbeziehungen eingegangen werden sollen.
Auch ist es wichtig zu definieren, welche finanziellen Merkmale oder gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden müssen. Dabei variieren Letztere von Branche zu Branche. Um diese Prinzipien auch zielführend umzusetzen, müssen Compliance-Verantwortliche oder -Teams mit Schulungsmaterial versorgt werden. Hier gilt es das Bewusstsein für die Bedeutung von Compliance-Maßnahmen zu schärfen.
Schritt 2: Kenne deine Kund:innen
Im zweiten Schritt geht es vor allem um die Sammlung von Informationen zur Identifizierung der Partner:innen, einschließlich persönlicher Daten und rechtlicher Dokumente. Ein optimaler Compliance-Prozess prüft dabei Risikolisten (z. B. PEP- und Sanktionslisten) und ermittelt die wirtschaftlich Berechtigten.
Wichtig ist, dass diese Prüfpfade (Audit Trail) intern dokumentiert werden. Externe Dienstleister:innen und Wirtschaftsauskunfteien wie Creditsafe können hier wahre Timesaver sein und sogar Identitätsprüfungen und Verifizierungen vornehmen.
Schritt 3: Risikobewertung und -management
Anschließend folgt die Bewertung und Kategorisierung von Kundenrisiken, basierend auf Faktoren wie Geschäftstyp, Branchenanforderungen oder Transaktionsvolumen. Hier werden Risikokriterien für verschiedene Stufen festgelegt und entsprechende Maßnahmen zur Risikominderung (z. B. Begrenzung des Kreditlimits oder risikoarme Zahlungsmodalitäten) getroffen.
Schritt 4 : Keep it going!
Um böse Überraschungen zu vermeiden, ist die Einführung eines kontinuierlichen Überwachungsprozesses ratsam. Compliance-Tools wie Creditsafe Protect können dabei helfen, Kundenaktivitäten in Echtzeit zu überwachen und erkennen automatisch Auffälligkeiten oder potenzielle Risiken.
Auch der KYC-Prozess selbst sollte regelmäßig geprüft und aktualisiert werden. Um die eingangs erwähnten Mahnungen und Bußgelder zu vermeiden, sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihre KYC-Richtlinien den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
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Fazit: Das sollten Sie jetzt tun
Von der Eintragungspflicht betroffene Unternehmen sollten sich zuerst und umgehend unter transparenzregister.de anmelden, um sicherzustellen, dass keine Bußgelder drohen. Überdies können Sie das Register zu Ihrem eigenen Vorteil nutzen und Ihr Compliance-Management revidieren.
„Die Umsetzung von Compliance-Maßnahmen fördert eine Kultur von Integrität und Professionalität”, betont Jens Junak, Country Manager bei Creditsafe Deutschland. Zudem stärke die Eigeninitiative das Vertrauen von Investor:innen, Kund:innen und der Öffentlichkeit. „Dabei lohnt es sich, in digitale Compliance-Lösungen, wie z. B. Creditsafe Protect zu investieren.
Mitarbeiter gewinnen dadurch wertvolle Zeit und Unternehmen können langfristige Partnerschaften aufbauen, um in der heutigen komplexen Geschäftswelt erfolgreich zu bestehen”, erläutert Jens Junak.