Uppdatera leverantörslistan regelbundet
Uppdatera leverantörslistan över företagets samtliga godkända leverantörer, acceptera inte fakturor, eller påstådda avtal, från företag som inte finns på leverantörslistan.
Säkerställ att avtal finns på plats
Se till att det finns skriftliga avtal eller överenskommelser för alla tjänster eller varor som företaget köper. Detta kan bidra till att undvika situationer där bluffakturor försöker tas fram utan någon grund. Var noga med att begära och spara kopior av alla avtal och dokumentation som styrker de utförda affärerna.
Var vaksam på ovanliga fakturor
Var noggrann när du granskar fakturor och var extra uppmärksam på fakturor som inte överensstämmer med tidigare överenskommelser eller affärsrelationer. Om något verkar misstänkt eller avvikande bör du genast agera. Förbered ett standardbrev där okända fakturor bestrids och avtalsunderlag efterfrågas. Det kan personalen använda för att undvika att bluffakturor går till inkasso och Kronofogden.
Tydlig kommunikation
Kommunicera tydligt med dina leverantörer och be om att all kommunikation, inklusive ändringar i avtal eller beställningar, dokumenteras skriftligt. Detta ger dig en starkare position om en bluffaktura skulle dyka upp och du behöver bestrida den.
Utbilda och informera personalen
Se till att dina anställda är medvetna om bluffakturor och vet hur de ska agera om de misstänker att de har fått en sådan faktura. Instruera att aldrig acceptera någon form av inspelning via telefon samt att inte ingå några avtal under semesterperioder. Samtliga sådana ärenden kan vänta till när ordinarie personal är på plats.
Om du har fått en bluffaktura är det viktigt att agera snabbt och korrekt för att hantera situationen på bästa sätt. Här är några steg att följa om du misstänker att du har fått en bluffaktura:
Kontakta företaget
Om du misstänker att fakturan är en bluffaktura bör du kontakta företaget som utfärdade fakturan. Du kan göra det genom att ringa, skicka e-post eller brev. Stryk ett streck över fakturan och skriv: "Bestrider betalningsansvar på grund av att avtal ej föreligger" bestridandet ska även skickas till fakturaavsändaren, inte bara upprättas.
Dokumentera all kommunikation
Spara all kommunikation som sker mellan dig och företaget angående bluffakturan. Det kan vara e-postkonversationer, brev, anteckningar eller telefonsamtal. Detta kommer att vara värdefullt bevis om du behöver bestrida fakturan eller vidta ytterligare åtgärder senare.
Anmäl till myndigheter
Om du är övertygad om att det handlar om en bluffaktura och att du har blivit utsatt för ett bedrägeriförsök, bör du överväga att göra en polisanmälan. Du kan kontakta polisen och lämna in en anmälan med all relevant information och bevis du har samlat in. Det kan också vara värt att rapportera bluffakturan till din lokala konsumentbyrå eller motsvarande myndighet.
Källa: Skatteverket och Företagarna